Beställning av upphandling

Upphandlingsprojekt under sommaren 2024

Vi går snart in i en period av många röda dagar och semestertider för både anställda och leverantörer. Det innebär att beställning av upphandling som inkommer efter vecka 17 inte hinner annonseras och avslutas med tilldelningsbeslut innan semesterperioderna börjar.

Uppdrag som inkommer efter vecka 17 kan komma att påbörjas men annonsering av upphandlingen kommer tidigast att ske i augusti.

Beställningsformulär

När du ska köpa in varor eller tjänster till ett värde över 700 000 kr och inget befintligt ramavtal/kontrakt finns ska du alltid skicka en Beställning av upphandling till Området för Upphandling och Inköp.

Detta gäller även vid behov att genomföra en förnyad konkurrensutsättning (FKU) från Statens inköpscentrals ramavtal.

Beställning av upphandling genomförs genom att fylla i följande formulär.

Beställaren kan förbereda sig genom att fundera på vilka krav som kan ställas på inköpet och även informera sig kring vad som finns på marknaden eller i befintliga ramavtal vid en FKU. Ni kan titta på vilka miljö- och hållbarhetskrav som aktuella för er specifika upphandling.

Omfattar upphandlingen inköp av av system och molntjänster? Då behöver ni alltid genomföra en informationsklassning samt en risk- och sårberhetsanalys.

Var ute i god tid

Tänk på att en upphandling tar tid. Det tar till exempel cirka tre månader att skriva upphandlingsdokumenten. Det finns också ett lagstadgat krav om minst 10–30 dagars annonsering beroende på upphandlingens värde. Uppskattningsvis tar det mellan 3 och 8 månader från det att beställningen mottagits tills dess att upphandlingen är färdig och ni kan genomföra ert köp.

Upphandlingsprocessen i korthet

• Köparen utreder sitt behov och gör en marknadsanalys för varan eller tjänsten.
• Köparen beställ upphandling enligt rutin på denna sida.
• Efter mottagen beställning utses en ansvarig upphandlare, vilken kontaktar köparen och bokar tid för ett första möte.
• Arbetet med förfrågningsunderlaget påbörjas. Upphandlaren ansvarar för krav på leverantör samt avtalsvillkor och köparen för de produktspecifika kraven.
• När förfrågningsunderlaget är klart annonseras upphandlingen. Annonstiden beror på upphandlingens värde.
• Upphandlaren sammanställer inkomna anbud och utvärderar anbuden tillsammans med köparen. När utvärderingen är klar och vinnande anbud utsetts skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga anbudsgivare.
• Avtal kan tecknas tidigast 11 dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats ut.

Regleras av LOU

Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i detalj hur myndigheter får agera när de köper varor och tjänster. Här kan du läsa hela LOU.

Läs mer om offentlig upphandling på Upphandlingsmyndighetens webbplats.