Med direktupphandling menas en upphandling utan särskilda formkrav eller krav på annonsering. Den vanligaste situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde under direktupphandlingsgränsen på 700 000 kr och inga existerande kontrakt/ramavtal finns att tillgå.
När du ska köpa in varor eller tjänster vars kontraktsvärd är under direktupphandlingsgränsen (700 000 kr) och inga existerande kontrakt/ramavtal finns kan det vara möjligt att genomföra en direktupphandling.
Beslut att genomföra en direktupphandling åligger prefekt/enhetschef.
Om det står i ett avtal (grant agreement) att ni ska upphandla, är ni på avtalsrättslig grund skyldiga att göra det även om ni anser att ni inte behöver göra det, t.ex. vid EU-finansierade projekt med krav på upphandling enligt LOU. Är EU-medel inblandad i upphandlingen/inköpet ska ni alltid skicka en beställning av upphandling.
Beroende på kontraktsvärdet ställs det olika krav på samrådan med Området för upphandling och inköp samt dokumentering av direktupphandlingen:
Direktköp vid kontraktsvärde under 100 000 kr:
- Du bör tillfråga minst tre leverantörer och välja den leverantör som bäst uppfyller behovet.
- Om kontraktsvärdet understiger 100 000 kr finns inga krav på att dokumentera direktupphandlingen. Vi rekommenderar dock alltid att köpet sker skriftligt.
- Kontrollera även leverantörens avtalsvillkor så du vet vilka villkor som gäller för köpet. Dessa hittar ni oftas i offerten eller på leverantörens hemsida.
- Vid behov är ni välkomna att samråda ert inköp med oss på Upphandling & Inköp
Direktupphandling vid kontraktsvärde 100 000 - 700 000 kr:
Samråda ska alltid ske med Området för upphandling och inköp innan ni genomför ert köp. Vi bedömer om en direktupphandling kan genomföra genom kontroll av hur mycket varor/tjänster av samma slag som köpts in på universitetet under räkenskapsåret
Ni skickar er förfrågan om genomförande av en direktupphandling till upphandling@umu.se.
För att kunna göra en korrekt bedömning ska er förfrågan innefatta:
- Beskrivning av varan/tjänsten
- Finansiering (t.ex. EU-medel)
- Kostnad inkl. varan/tjänsten, optioner, frakt, service osv.
Vid bedömning att köpet kan direktupphandlas följer processen enligt nedan:
- Du bör tillfråga minst tre leverantörer och välja den leverantör som bäst uppfyller behovet.
- Ni ska alltid dokumenterar köpet enligt blanketten "Dokumentation av direktupphandling uh03". Ni ansvara för att blanketten och relevant dokumentation skickas till Registratur och Arkiv för central arkivering. I kontakt med Registratur och Arkiv ska alltid hänvisning göras till aktuellt diarienummer.
- I enlighet med Lagen om offentlig upphandling ska dokumentation ska vara färdigställd och skickad till arkivet senast 30 dagar efter genomförd beställning.
Visar utredningen att en direktupphandling inte bör genomföras ska istället en annonserad upphandling ske. Läs om hur du beställer en upphandling.
Att tänka på
Tänk på att även vid genomförande av en direktupphandling är det viktigt att ställa miljö- och hållbarhetskrav för produkten/tjänsten som ska köpas in.
Omfattar direktupphandlingen inköp av av system och molntjänster? Då behöver ni alltid genomföra en informationsklassning samt en risk- och sårberhetsanalys.