Tillgängliga dokument

Genom att använda rätt formatmallar för rubriker, ingresser, brödtext och andra textdelar kan uppläsande hjälpmedel känna igen formaten och anpassa uppläsningen. Därför är det också viktigt att texten är just text, och inte en inskannad bild.

Ska det verkligen publiceras som ett dokument?

När det gäller dokument på digitala plattformar bör du först fundera på om du kan presentera informationen direkt på en webbsida istället. Då blir informationen enklare att ta del av ur tillgänglighetssynpunkt och det är lätt att hålla den uppdaterad. På umu.se och medarbetarwebben blir informationen dessutom enklare att hitta för sökfunktionen.

Använd dokument för innehåll som är:

• långt och i första hand tänkt att läsas i utskrivet format.
• statiskt över tid, till exempel lagtexter, regleringsbrev och instruktioner.
• beroende av att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt.
• bundna enligt lag att se ut på ett specifikt sätt.
• beroende av särskilda dokumentformat, till exempel för att de innehåller matematiska formler eller andra element.

Använd tillgänglighetskontrollen i Office365

I många av programmen i Office365 finns inbyggda funktioner för att granska och åtgärda tillgängligheten. Ta för vana att göra det varje gång du ska publicera ett dokument. Microsoft har guider på svenska och engelska för Windows och Mac som beskriver hur du använder tillgänglighetskontrollen.

Så använder du tillgänglighetskontrollen i Office365 (Microsoft)

Skapa tillgängliga dokument

Det finns en grundmall för Word med universitetets logotyp som är tillgänglighetsanpassad. Mallen finns på svenska och engelska. En tillgänglig mall är ingen garanti för att det färdiga dokumentet är tillgängligt, så se till att också granska det färdiga dokumentet för att hitta eventuella brister.

Mallar med universitetets logotyp

Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Word (Manual)

Skapa tillgängliga PDF-filer från Microsoft Word (Manual)

Åtgärda icke-tillgängliga PDF-dokument med Adobe Acrobat Pro (Manual)

Åtgärda icke-tillgängliga dokument publicerade på umu.se eller Aurora (Manual)

Kontrollera dokumentets tillgänglighet

Utöver att använda tillgängliga mallar och de inbyggda funktionerna i Office365 finns fler sätt att granska dokument:

• PAC 2021, ett gratisverktyg som installeras på den egna datorn.
• Adobe Acrobat Pro har en inbyggd funktion för tillgänglighetsgranskning.
• Testa själv med talsyntes eller skärmläsare.
• Om du har möjlighet, be någon som använder hjälpmedel för uppläsning testa ditt dokument.

Fler verktyg

• Gör om en inskannad bild av ett dokument till maskinläsbar text med OCR: https://www.onlineocr.net/