Beroende på vad projektet gäller och hur det utvecklas kan olika typer av avtal behövas. Kontakta gärna universitetsjurist om du har frågor eller vill ha råd i frågor gällande avtal.
Vilka slags avtal måste en universitetsjurist granska?
För vissa typer av avtal finns färdiga mallar upprättade. Om du använder en sådan avtalsmall, utan att ändra villkoren, behöver avtalet inte granskas av jurist innan undertecknande. Om du behöver upprätta ett helt nytt avtal utan mall bör du kontakta universitetsjurist.
Om annan part i projektet tillhandahåller ett avtalsförslag bör universitetsjurist snarast kontaktas så snart som möjligt. Det är vanligt att villkoren i ett sådant förslag behöver justeras i en förhandling mellan parterna.
Avtal om inköp, lokalhyra och anställning ingår däremot inte i universitetsjuristernas uppdrag. Kontakta istället den verksamhet som ansvarar för respektive område om du har frågor om någon av dessa avtalstyper.
Hur gör jag för att få avtal upprättat eller granskat av en jurist?
När du vill ha hjälp med att upprätta eller granska ett avtal fyller du i och skickar in underlag för avtalsgranskning, som du hittar här intill, till universitetsjurist@umu.se
Underlag för avtalsgranskning skickas tillsammans med relevant dokumentation som har betydelse för hur avtalet ska utformas, till exempel projektansökan, bidragsvillkor, ansökan om etikprövning, informationsklassning och RSA eller annan parts förslag till avtal. Det som efterfrågas i underlaget för avtalsgranskning och som universitetsjurist behöver veta så tidigt som möjligt i processen är:
- Parter och ansvar: Vilka är parter i avtalet? Vad ska parterna samarbeta kring och vilken part ansvarar för vad?
- Finansiering: Hur, och av vem eller vilka, finansieras projektet? Har budget granskats av ansvarig ekonomiadministratör?
- Ägande- och nyttjanderätt till resultat: Vilka resultat kommer att uppstå i projektet? Ställs krav på äganderätt till resultatet? Finns det ett intresse av att använda andra parters resultat? Under vilka villkor behöver andra parters bakgrundsinformation användas för genomförande av projektet?
- Material och data: Ska material eller data delas mellan parterna? Vilken part innehar detta material, vad ska delas, vilken mängd, under vilka villkor? Behöver partneras nyttjande av sådant material eller data begränsas?
- Personuppgiftsbehandling: Kommer behandling av personuppgifter att ingå i projektet? Hur samlas dessa in och av vem?
- Konfidentiell information/sekretess: Kommer projektet innebära åtaganden att hålla viss information hemlig? Hur länge? Vad kommer detta ha för effekt på möjligheterna att sprida resultatet?
- Kommer doktorander eller studenter att delta i projektet?
- Publicering: Kommer det finnas begräsningar för publicering, exempelvis en skyldighet att informera de andra parterna innan publicering? Hur lång är fristen? Detta är extra viktigt i projekt som involverar doktorander, då det kan påverka deras möjligheter att slutföra sin forskarutbildning i tid.
- Behövs inköp av varor eller tjänster för projektet?
- Varaktighet och deadlines: När påbörjas och avslutas projektet? När behöver ett avtal finnas på plats?
Avtalet ska, så tydligt som möjligt, reglera förhållandet mellan parterna under avtalstiden. Det är viktigt att det finns en kontaktperson från den enhet, institution eller forskargrupp som har kännedom om det projekt som avtalet reglerar som kan beskriva projektet för juristen.
Vem är behörig att underteckna avtal?
Det är alltid Umeå universitet som är avtalspart. En anställd på universitetet ska inte vara part i ett avtal som rör universitetets verksamhet eller som ska bedrivas inom ramen för universitetets verksamhet med nyttjande av universitetets resurser.
Avtal undertecknas av den som är behörig enligt gällande delegationsordning vid universitetet. Beroende på avtalets värde och innehåll kan det vara t.ex. rektor, universitetsdirektör, dekan, prefekt, enhetschef eller motsvarande som är behörig att underteckna avtalet. I de fall parterna tillåter det och det är tekniskt möjligt kan avtalet signeras digitalt. Läs mer om digital signering här.
När avtalet är undertecknat av alla parter ska universitetets exemplar diarieföras.
Avtal för köp av varor och tjänster
Avtal om köp av varor och tjänster ska som huvudregel föregås av en offentlig upphandling enligt lag om offentlig upphandling. Kontakta upphandlingsavdelningen i så god tid som möjligt för stöd och råd i upphandlingsprocessen.