Resultat och registreringar som institutionen lägger in i Ladok utgör underlag för både institutionens intäkter och Umeå universitets anslag från departementet. Uppgifter från Ladok rapporteras exempelvis till CSN, SCB och Utbildningsdepartementet.
Registrering
Studenter som antagits till ett utbildningstillfälle ska normalt registreras i Ladok.
- Institutionen ska registrera varje student som deltar i en kurs.
- Registrering ska föregås av en antagning och ska göras i direkt anslutning till kursstarten.
- För studenter som är antagna med villkor till kursen ska institutionen kontrollera att behörighetskraven är uppfyllda innan registrering görs.
- Registrering får endast göras för studenter som närvarat vid upprop eller som på annat sätt meddelat att man tänker påbörja kursen.
I de fall webbregistrering tillämpas registrerar studenten sig själv på studentwebben.
Kontroll tre veckor efter kursstart
Tre veckor efter kursstart ska institutionen kontrollera vilka studenter som fortfarande går kursen.
Avbrott på kurs
Ett avbrott ska dokumenteras i Ladok på de studenter som registrerat sig på en kurs men därefter bestämt sig för att avbryta kursen. Beroende på vilket datum som dokumenteras som avbrottsdatum karaktäriseras avbrottet som antingen ett tidigt avbrott eller som ett avbrott.
Om institutionen ska lägga in ett avbrott så måste studenten kontaktas och informeras om detta.
Studenten har bara möjlighet att söka om kursen kommande terminer om hen inte deltagit i ett examinerande moment. Har studenten resultat och vill återuppta sina studier ska hen omregistreras på kursen i mån av plats.
Ett avbrott innebär att universitetet är berättigat ersättning för dessa studenter (i form av ersättning för helårsstudenter). Dessa studenter tas således med i registreringsstatistik och andra statistiksammanställningar.
Regelverk: Regler för studieadministration på grund- och avancerad nivå
Regelverk - under rubriken Utbildning på grund- och avancerad nivå
Resultatrapportering
Det finns två typer av betyg som ska rapporteras in i Ladok:
- Betyg på modul
- Betyg på hel kurs (slutbetyg)
När en kurs enligt kursplan innehåller en eller flera moduler ska betyg rapporteras för modulerna och sedan för hela kursen.
Rapportera in så snart som möjligt efter examinationen. Rapportera in även underkända betyg.
När alla moduler i en kurs är godkända ska slutbetyg rapporteras. En kurs kan ibland bestå av en enda modul. I sådana fall genereras slutbetyget automatiskt vid inrapportering av ett godkänt betyg på modulen (under förutsättning att man har angett att modulen ska ge resultat på hel kurs). Det som ligger till grund för betyget kan vara tentamen, ett antal laborationer, en uppsats, obligatoriska seminarier med mera.
När ni rapporterar resultat i Ladok anger ni examinationsdatum vilket är det datum då studenten fullgjorde prestationen för betyget. Datum för slutbetyg på en kurs är detsamma som datumet för kursens sist avklarade prestation.
Vidare kan nämnas att i Ladoks gränssnitt framgår ett attestdatum vilket är datumet då beslutet om betyg fattas, dvs tidpunkten då examinatorn attesterar betyget i Ladok.
Kom ihåg att studenten måste vara registrerad på kursen i Ladok för att betygsrapportering ska vara möjlig.
Regelverk: Regler för studieadministration på grund- och avancerad nivå
Regelverk - under rubriken Utbildning på grund- och avancerad nivå
Lämna ut uppgifter från Ladok
Finns det skäl att tro att personuppgifterna kommer att behandlas i strid med GDPR kan man neka att lämna ut dem. Ansökan om registerutdrag kan göras via mail, telefon eller vanlig post. Uppgifterna i Ladok lyder enligt tryckfrihetsförordningen under offentlighetsprincipen och är således offentliga. De får endast lämnas ut i pappersform. Lärosätet har inte rätt att lämna ut uppgifter på medium för automatiserad behandling annat är till CSN, studentkåren, SCB, Universitets- och högskolerådet (UHR), till studerande när det gäller deras egna uppgifter samt i vissa fall en annan högskola.
Avgifter för att få utskrifter kan bli aktuellt beroende på utdragets omfattning. Se avgiftsförordningen (1992:191).