Ladok ägs av ett konsortium som består av 40 högskolor och universitet. Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor innehåller närmare bestämmelser om vilka uppgifter som ska dokumenteras och vad som ska rapporteras till andra myndigheter.
Umeå universitets Ladok-system innehåller uppgifter om alla studenter i grundutbildningen som läst vid universitetet från och med höstterminen 1983. Studenter som läst mellan 1977 och 1983 finns också med, med undantag för personer som före 1988 varit inaktiva i minst fem år i följd, till exempel inte registrerat sig eller fått betyg. Dessa är bortgallrade ur datasystemet men uppgifterna om studierna finns sparade på mikrofiche vid Studentcentrum.
För forskarstuderande finns uppgifter för dem som antagits från och med höstterminen 1996.
Vem ansvarar för vad?
Ladokgruppen som är en del av Studentcentrum har förvaltningsansvaret för Umeå universitets Ladok-system. I ansvaret ingår att se till att Ladok är tillgängligt och fungerande, att utbilda användare, att informera om nyheter och ändringar i systemet, att stå till tjänst med råd och hjälp till användarna med mera.
Institutionerna ansvarar för att administrera uppgifter i Ladok om studenters aktivitet vid institutionen, exempelvis registreringar, betyg, studieuppehåll och studieavbrott. Prefekten bestämmer vem eller vilka som ska ha användarbehörighet i systemet och vilka funktioner de ska kunna använda. Institutionen ansvarar även för den utrustning man använder för Ladok och för sitt eventuella datanät.
Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) vid Umeå universitet har på uppdrag av Ladok-konsortiet, det nationella ansvaret för drift, underhåll, teknisk förvaltning och vidareutveckling av Ladok. ITS levererar förändringar till lärosätena enligt fastställd leveransplan.