Upphandlingen av motionskort – personalchefen svarar på frågor

I samband med bytet av friskvårdsleverantör från Iksu till USM har det kommit många frågor kring hur upphandlingen gått till. Här kommer svar på några av frågorna från Lars Nordlander personalchef vid Umeå universitet.

Det tar betydligt längre tid att ta sig till USM jämfört med Iksu. Är det inte viktigt med närheten till universitetet, till exempel för lunchträning?

– Enligt lagen om offentlig upphandling är det inte möjligt för universitetet att kräva en viss fysisk placering av den upphandlade träningsanläggningen. Kravet måste istället formuleras utifrån att det ska vara "ett rimligt tidsintervall" för att ta sig dit med allmänna kommunikationsmedel.

Hur togs kraven fram när det gäller det utbud som den upphandlade anläggningen skulle ha?

– Utifrån statistik från Iksu om vilken typ av aktiviteter som universitetets anställda nyttjat och vid vilka tidpunkter aktiviteterna har genomförts.

Varför ändrades upphandlingsförfarandet jämfört med den förra upphandlingen?

– När Kammarrätten 2012 kritiserade den föregående upphandlingen för att den gynnade Iksu tvingades universitetet tänka om, vilket introducerade proportionalitetsprincipen. Den innebär bland annat att USM, liksom Tenton och Iksu, anses ligga inom ett rimligt avstånd från universitetet. Årets upphandling av leverantör av motionskort är alltså den första som bygger på denna princip. I den viktas kraven och påslag ges för de krav som en anbudsgivare inte kan erbjuda, till exempel bollsporter, vattenträning och liknande. Slutsumman blir då vägledande. I denna omgång vann USM över Iksu trots samtliga påslag. Om anbudspriserna hade varit annorlunda i någon riktning hade det även påverkat utgången.

Kan man få tillgång till upphandlingsunderlaget?

– Ja, alla upphandlingsbeslut är offentliga handlingar.

Hur fick personalen möjlighet att inkomma med åsikter innan beslut togs om vinnande anbud?

– Fackliga representanter var delaktiga under hela upphandlingsprocessen.

Kan man överklaga upphandlingen?

– Som privatperson har man inte möjlighet att överklaga. Anbudsgivare har rätt att göra det, men det har inte skett i detta fall.

Hur kommer det sig att Umeå universitet erbjuder ett rabatterat motionskort och inte ett friskvårdsbidrag?

– Innan det första avtalet om motionskort skrevs med Iksu 2007 erbjöd Umeå universitet ett friskvårdsbidrag på 1 000 kr per anställd och år. Detta nyttjades av 600–700 personer per år. För att främja hälsan och få fler anställda att aktivt träna sköt universitetsstyrelsen till pengar inför en upphandling om starkt rabatterat motionskort. Iksu vann upphandlingen. Man hade då som mål att få 1 000 personer att teckna motionskort, men redan första året tecknade 1 300 anställda kort hos Iksu vilket under senare år passerade 2 000 för att sedan sjunka något igen. Tanken var att erbjuda motion till en attraktiv avgift och närhet var en viktig aspekt. Man ansåg av erfarenhet att motionsbidraget användes i en större utsträckning när man kan erbjuda ett kraftigt rabatterat motionskort i jämförelse med när man erbjöd en mindre summa.

Kan min prefekt sluta ett separat avtal med Iksu för att min enhet ska kunna få ett rabatterat motionskort där?

– Nej, det skulle innebära avtalsbrott. Det finns däremot inget som hindrar dig som privatperson att teckna avtal med Iksu.

Fanns det med i beräkningen att kostnad för parkering eller bussresa på USM tillkommer?

– Nej. Detta räknas som en privat, icke avdragsgill kostnad och ingår inte i upphandlingen.

Hur lång tid gäller avtalet?

– Avtalet gäller från 1 september 2016 till och med 31 augusti 2018 med möjlighet till två års förlängning.

Personalenheten
2016-08-26