Kvalitetsarbete

I universitetsförvaltningens målbild, som har utarbetats av enhetscheferna och som fastställdes våren 2016, ingår bland annat att leverera resultat med rätt kvalitet och att tillsammans driva ständiga förbättringar. En strategi för att nå detta är att kontinuerligt se över och vidareutveckla universitetsförvaltningens arbetsmetoder.

Samordning av verksamhetsstöd

Universitetsförvaltningen arbetar medvetet med att samordna verksamhetsstödet inom förvaltningen. Detta sker genom att, i takt med pensionsavgångar och andra förändringar av resursbehov, successivt flytta framför allt ekonomi- och personalresurser från respektive enhet till Ekonomienheten och Personalenheten. Syftet är att minska sårbarheten med att ha en eller fåtal resurser inom ett område på en enhet, men även att säkerställa kompetens- och processutveckling samt likriktning inom ekonomi- och personalfrågor.

Audits

Sedan hösten 2016 genomför universitetsförvaltningen enhetsaudits. Syftet är att utveckla kvaliteten i vår verksamhet och att lyfta goda exempel. Varje enhet genomlyses av en auditgrupp, som består av representanter från både universitetsförvaltningen och den akademiska verksamheten. Auditgruppen byts ut inför varje audit och består av en kanslichef, en prefekt, en enhetschef från förvaltningen (ordförande) samt förvaltningens verksamhetscontroller (sekreterare).

Den enhet som ska granskas inleder med att genomföra en SWOT-analys med inriktning mot kvalitets- och förbättringsarbete. Auditgruppen går sedan igenom SWOT-analysen samt enhetens senaste verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. Baserat på det materialet förbereder auditgruppen ett antal frågor som ställs vid dialoger med olika grupper av anställda inom enheten, vanligtvis medarbetare, områdeschefer, ledningsgrupp, och enhetschef.

Auditgruppen sammanställer en rapport, där man reflekterar över de svar man fått och vilka förslag till förbättringar man rekommenderar. I rapporten beskrivs även de goda exempel som man funnit. Enhetschefen får möjlighet att kommentera rapporten, varefter den presenteras för personalen på enheten. Resultatet av auditen återrapporteras även till universitetsdirektör och förvaltningens ledningsgrupp. Efter sex månader görs en uppföljning, där enhetschefen får kommentera de förbättringsförslag auditgruppen föreslagit.

Vissa fakultetskanslier samt Universitetsbibliotekets kansli har uttryckt intresse av att själva bli granskade. Från och med hösten 2018 ingår därför även de i tidsplanen för auditarna.

Resultaten av de audits som genomförts finns här.

Inger Duchek
2017-12-22