Utvecklingsprojekt

Universitetsförvaltningen initierar och samordnar ständigt små och stora utvecklingsprojekt för att effektivisera universitetets administrativa processer, förbättra kvaliteten i vårt arbete, uppfylla nya lagkrav, och utveckla vårt stöd till den akademiska verksamheten.

Pågående projekt

Sammanhållen förvaltning av AV-teknik

Universitetsservice och verksamhetsområde IT kommer tillsammans att se över förvaltningsorganisationen och stödet kring AV-teknik i läro-/hörsalar, konferensrum, och grupprum. Syftet är att säkerställa väl fungerande och adekvata lösningar för videokonferenser och digitala möten, samt att tillhandahålla tydlig information och lättillgänglig support för detta.

 

Ledningssystem för informationssäkerhet

Universitetsledningens kansli bedriver sedan maj 2019 ett projekt för att utforma en struktur på ett ledningssystem för informationssäkerhet. Syftet är att skapa förutsättningar för att universitetet ska kunna bedriva ett systematiskt informationssäkerhetsarbete som omfattar hela organisationen. Projektet är ett samarbete mellan Universitetsledningens kansli och ITS samt två institutioner, där fokus i ett första steg är att genomföra informationsklassningar och riskbedömningar av informationssystem och forskningsprojekt. Projektet beräknas avslutas i december 2019. För mer information, kontakta Dan Harnesk, samordnare informationssäkerhet.

Effektivare service

International Office och Infocenter deltar sedan början av 2019 i ESV:s utvecklingsprogram "Onödig efterfrågan". Inom programmet arbetar man inom ett avgränsat område med att identifiera och försöka förebygga onödig efterfrågan, eller onödiga frågor, för att kunna ge en effektivare service. Projektet på International Office och Infocenter innefattar frågor från utbytesstudenter. När projektet avslutas i slutet av 2019 kommer det att utvärderas för att se om metoden kan användas även på andra områden och förvaltningsenheter. För mer information om projektet, kontakta Inger Duchek.

Bostäder

Inom Lokalförsörjningsenheten arbetar man med att hitta nya lösningar för att kunna erbjuda internationella studenter och forskare bostäder. Lokalförsörjningsenheten diskuterar möjliga lösningar med ett antal olika fastighetsägare, och kommer att kontakta fakulteterna för att analysera behoven och förutsättningarna.

Nya dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 ersattes Sveriges personuppgiftslag, PUL, med en EU-gemensam dataskyddsförordning - General Data Protection Regulation (GDPR). För att säkerställa att universitetet uppfyller kraven i den nya förordningen pågår ett projekt som leds av Universitetsledningens kansli. Mer information om hantering av personuppgifter enligt den nya förordningen finns här.

Arkivredovisning

Registratur och arkiv arbetar för närvarande med att införa Visual Arkiv som ett myndighetsövergripande arkivredovisningssystem. Syftet är att underlätta för institutioner/motsvarande att redovisa sina arkiv på ett sätt som uppfyller lagstiftningens krav. Införandeprojektet kommer att fortgå under 2019.

Byggprojekt

Lokalförsörjningsenheten genomför och deltar ständigt i ett stort antal bygg- och utvecklingsprojekt. För närvarande pågår några större byggprojekt, bland annat om- och tillbyggnaden av Biologihuset där den första etappen är inflyttad och klar. Kommande etapper tas stegvis i bruk fram till 2020. Ett annat större projekt är en ombyggnation av Sliperiet inför att Umevatoriets verksamhet flyttar in och slås ihop med nuvarande verksamhet på Sliperiet. En helt ny dom ska byggas för att kunna installera avancerad visualiseringsteknik och verksamheten planeras vara i gång till skolstarten för läsåret 2019/2020.

Fortsatt sker en kontinuerlig utveckling av våra lärmiljöer tillsammans med ledare, forskare, praktiserande lärare och UPL. Läs mer om det arbetet här.

Den yttre miljön på huvudcampus, mellan Universum och NUS, kommer delvis att förändras under 2019 då bland annat en hållbar och smart busstation vid Universumhållplatsen ska uppföras inom ramen för Ruggedisedprojektet och en paviljong som kan användas för som utgångspunkt för information, delade grönytor och aktiviteter kommer att uppföras framför Universum. Det senare genomförs inom projektet Sharing City Umeå.

Forskningsinformation

Inom Planeringsenheten pågår ett projekt för att utarbeta system och stöd för forskningsinformation och forskningsinfrastruktur. Arbetet kommer att fortgå under 2019.

Bevarande av forskningsinformation

Registratur och arkiv deltar tillsammans med Universitetsbiblioteket i ett nationellt projekt, BAS 2.0, som drivs av SND (Svensk Nationell Datatjänst). Syftet är att vidareutveckla den befintliga modellen för hur forskningsdata kan göras tillgängliga och långtidsbevaras. Inom ramen för projektet har det vid Umeå universitetet inrättats en tillfällig forskningsstödjande enhet (FSE) som under projekttiden ska ge stöd till forskargrupper och enskilda forskare för framtagande av datahanteringsplaner samt för publicering, hantering, dokumentation och bevarande av forskningsdata.

Kvalitet i administration

I syfte att utveckla kvaliteten i vår verksamhet genomför Universitetsförvaltningen sedan hösten 2016 enhetsaudits, där varje enhet genomlyses av en auditgrupp. Auditgruppen byts ut inför varje ny audit, och består av medlemmar från två olika fakulteter (en kanslichef och en prefekt), en annan enhetschef inom förvaltningen, samt förvaltningens verksamhetscontroller. Den granskade enheten genomför en SWOT-analys, som auditgruppen går igenom tillsammans med verksamhetplaner och verksamhetsberättelser. Därefter genomför auditgruppen intervjuer med medarbetare, områdeschefer, ledningsgrupp och enhetschef. Auditgruppen sammanställer reflektioner, rekommendationer och goda exempel i en rapport som återrapporteras till den granskade enheten och till universitetsdirektören. Ett uppföljande besök görs sex månader efter genomförd audit. Mer information om våra audits hittar du här.

Genomförda projekt

e-beställningar

Ekonomienheten har drivit ett projekt för att införa ett e-beställningssystem. Syftet var att utveckla en enkel och effektiv beställnings- och inköpsprocess, med ett systemstöd som stödjer detta flöde, samt att möjliggöra för universitetet att uppfylla relevanta lag- och förordningskrav. Arbetet med att lägga till fler produktgrupper kommer att fortsätta även efter att projektet avslutats. Läs mer om e-beställningsprojektet här.

Processutveckling

Inom verksamhetsområde Verksamhetsstöd har ett gemensamt projekt genomförts, som hade som mål att kartlägga några av de värdeskapande processerna inom de tre ingående enheterna Studentcentrum, Kommunikationsenheten och International Office. Syftet var att utveckla arbetet med ständiga förbättringar genom återkommande analyser av de processer som kartlagts. Projektet bedrevs som en pilot.

Införande av nya Ladok

Utvecklingen av det nya Ladoksystemet drivs på nationell nivå av Ladok 3-projektet. Varje medlemslärosäte ansvarar själva för införandet av nya Ladok i sin egen organisation. Umeå universitets lokala införandeprojekt bedrevs inom Studentcentrum, och övergången till nya Ladok skedde i december 2018. I samband med införandet av nya Ladok utvecklades även en ny studentportal. Läs mer om införandeprojektet vid Umeå universitet här.

Bedömning av reell kompetens

Regeringen gav högskolor och universitet i uppdrag att under 2016-2018 utveckla arbetet med bedömning av reell kompetens, såväl i tillträdes- som tillgodoräknandesyfte. Uppdraget finansierades av Universitets- och högskolerådet (UHR). Syftet var att öka möjligheten för sökande att få tillträde till högre studier, och att korta utbildningstiden så att berörda personer snabbare ska kunna komma in på den svenska arbetsmarknaden. Inom Umeå universitet bedrevs projektet inom Studentcentrum, och målet var att ta fram och implementera en process och struktur för det lokala arbetet med bedömning av reell kompetens.

Uppföljning och delmål

Planeringsenheten har arbetat med att öka samordningen av den uppföljning som görs inom olika områden. Planeringsenheten har även koordinerat revideringen av universitetets delmål i Vision 2020 samt utvecklat uppföljningen av delmålen.

Inger Duchek
2019-07-12