Utvecklingsprojekt

Universitetsförvaltningen initierar och samordnar ständigt små och stora utvecklingsprojekt för att effektivisera universitetets administrativa processer, förbättra kvaliteten i vårt arbete, uppfylla nya lagkrav, och utveckla vårt stöd till den akademiska verksamheten.

Pågående projekt

Nya dataskyddsförordningen

25 maj 2018 ersätts Sveriges personuppgiftslag, PUL, med en EU-gemensam dataskyddsförordning - General Data Protection Regulation (GDPR). För att säkerställa att universitetet kan uppfylla kraven i den nya förordningen pågår ett projekt som leds av Universitetsledningens kansli. Mer information om arbetet inför den nya förordningen finns här.

e-beställningar

Ekonomienheten driver för närvarande ett projekt för att införa ett e-beställningssystem. Syftet är att utveckla en enkel och effektiv beställnings- och inköpsprocess, med ett systemstöd som stödjer detta flöde, samt att möjliggöra för universitetet att uppfylla relevanta lag- och förordningskrav. Läs mer om e-beställningsprojektet här.

Arkivredovisning

Registratur och arkiv arbetar för närvarande med att införa Visual Arkiv som ett myndighetsövergripande arkivredovisningssystem. Syftet är att underlätta för institutioner/motsvarande att redovisa sina arkiv på ett sätt som uppfyller lagstiftningens krav. Införandeprojektet kommer att fortgå under 2018.

Byggprojekt

Lokalförsörjningsenheten har ständigt ett hundratal pågående byggprojekt av olika storlek. Ett av de större lokalprojekten någonsin påbörjades under 2016 - om- och tillbyggnad av Biologihuset. Den första etappen är nu inflyttad och klar, och kommande etapper tas i bruk stegvis fram till 2020. Ett annat stort byggprojekt är det nya polishuset. Inredning pågår under de första månaderna 2018 och verksamheten drar igång i mars 2018.

Fortsatt sker en kontinuerlig utveckling av våra lärmiljöer tillsammans med ledare, forskare, praktiserande lärare och UPL. Läs mer om det arbetet här.

Forskningsinformation

Inom Planeringsenheten pågår ett projekt för att utarbeta system och stöd för forskningsinformation och forskningsinfrastruktur. Arbetet kommer att fortgå under 2018.

HR-stödets organisation och arbetssätt

Personalenheten arbetar för närvarande med ett projekt för att utveckla universitetets HR-organisation. Syftet är att tydliggöra ansvarsfördelningen och att utveckla ett ändamålsenligt och professionellt HR-stöd för att stödja och underlätta för prefekter och ledare.

Processutveckling

Inom verksamhetsområde Verksamhetsstöd pågår ett gemensamt projekt, som har som mål att kartlägga några av de värdeskapande processerna inom de tre ingående enheterna Studentcentrum, Kommunikationsenheten och International Office. Syftet är att utveckla arbetet med ständiga förbättringar genom återkommande analyser av de processer som kartlagts . Projektet bedrivs som en pilot. När det avslutats halvårsskiftet 2018 och utvärderats kommer en bedömning att göras för att se om metoden kan användas inom andra delar av universitetsförvaltningen.

Bevarande av forskningsinformation

Registratur och arkiv deltar tillsammans med Universitetsbiblioteket i ett nationellt projekt, BAS 2.0, som drivs av SND (Svensk Nationell Datatjänst). Syftet är att vidareutveckla den befintliga modellen för hur forskningsdata kan göras tillgängliga och långtidsbevaras. Inom ramen för projektet har det vid Umeå universitetet inrättats en tillfällig forskningsstödjande enhet (FSE) som under projekttiden ska ge stöd till forskargrupper och enskilda forskare för framtagande av datahanteringsplaner samt för publicering, hantering, dokumentation och bevarande av forskningsdata.

Kvalitet i administration

I syfte att utveckla kvaliteten i vår verksamhet genomför Universitetsförvaltningen sedan hösten 2016 enhetsaudits, där varje enhet genomlyses av en auditgrupp. Auditgruppen byts ut inför varje ny audit, och består av medlemmar från två olika fakulteter (en kanslichef och en prefekt), en annan enhetschef inom förvaltningen, samt förvaltningens verksamhetscontroller. Den granskade enheten genomför en SWOT-analys, som auditgruppen går igenom tillsammans med verksamhetplaner och verksamhetsberättelser. Därefter genomför auditgruppen intervjuer med medarbetare, områdeschefer, ledningsgrupp och enhetschef. Auditgruppen sammanställer reflektioner, rekommendationer och goda exempel i en rapport som återrapporteras till den granskade enheten och till universitetsdirektören. Ett uppföljande besök görs sex månader efter genomförd audit. Mer information om våra audits hittar du här.

Bedömning av reell kompetens

Regeringen har gett högskolor och universitet i uppdrag att under 2016-2018 utveckla arbetet med bedömning av reell kompetens, såväl i tillträdes- som tillgodoräknandesyfte. Uppdraget finansieras av Universitets- och högskolerådet (UHR). Syftet är att öka möjligheten för sökande att få tillträde till högre studier, och att korta utbildningstiden så att berörda personer snabbare ska kunna komma in på den svenska arbetsmarknaden. Inom Umeå universitet bedrivs projektet inom Studentcentrum, och målet är att ta fram och implementera en process och struktur för det lokala arbetet med bedömning av reell kompetens. Projektet kommer att engagera resurser ur stora delar av organisationen.

Införande av nya Ladok

Utvecklingen av det nya Ladoksystemet drivs på nationell nivå av Ladok 3-projektet. Varje medlemslärosäte ansvarar själva för införandet av nya Ladok i sin egen organisation. Umeå universitets lokala införandeprojekt bedrivs inom Studentcentrum, och övergången till nya Ladok beräknas ske första veckan i december 2018. I samband med införandet av nya Ladok kommer även en ny studentportal att utvecklas. Läs mer om införandeprojektet vid Umeå universitet här.

Genomförda projekt

Ledarförsörjning

Inom Personalenheten har man arbetat med att utveckla förutsättningarna för strategisk ledarförsörjning. Som ett led i detta genomförde man våren 2017 ett pilotprogram - Nyfiken på ledarskap, för potentiella prefekter och chefer. Söktrycket var högt, och efter prioritering av dekaner, prefekter, universitetsdirektör och enhetschefer valdes 24 deltagare ut till programmet.

Uppföljning och delmål

Planeringsenheten har arbetat med att öka samordningen av den uppföljning som görs inom olika områden. Planeringsenheten har även koordinerat revideringen av universitetets delmål i Vision 2020 samt utvecklat uppföljningen av delmålen.

e-arkiv

Registratur och arkiv har tillsammans med IT-enheten genomfört en förstudie för införande av e-arkiv. Förstudien syftade till att undersöka behoven och förutsättningarna för att införa ett e-arkiv vid Umeå universitet. Ett införandeprojekt för detta kommer att starta så snart det finns resurser tillgängliga.

Samordning av tekniskt stöd i lärmiljöerna

Universitetsservice, Lokalförsörjningsenheten, och IT-enheten har tillsammans identifierat och tydliggjort hur en tjänst kring AV-teknik kan se ut för alla läro-/hörsalar, konferensrum, och grupprum. Typrum har tagits fram för respektive rumstyp, med tillhörande specifikation för utrustning och inredning. Ett system med rondering av alla bokningsbara salar har införts, tillsammans med en grupp (teknikservicegruppen) som kan utföra mer avancerad felsökning och installation.

Kvalitetssystem för utbildning

Planeringsenheten har lett ett arbete med att ta fram ett nytt kvalitetssystem för utbildning på forskarnivå. Kvalitetssystemet beslutades av rektor i januari 2017. Man har även implementerat ett nytt kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå.

Säkerhetsprojekt kring vårt AD (Active Directory)

IT-enheten genomförde under våren 2017 ett projekt kring vårt AD, i syfte att förbättra säkerheten och förenkla för institutioner att hantera sina organisationsenheter. Behörigheter för vem som har rättigheter hantera vad i AD:t definierades.

Byte av teleoperatör

Teleenheten ansvarade för arbetet med övergången till TDC som teleoperatör för universitetets fasta och mobila telefoni, vilket kommer att innebära sänkta kostnader för telefoni. Den fasta telefonin flyttades i oktober 2017, och flytten av den mobila telefonin avslutades i december 2017.

Inger Duchek
2018-02-01