En viktig uppgift för mig i min roll som universitetsdirektör är att driva på utvecklingen av universitetets administrativa verksamhet för att ge forsknings- och utbildningsverksamheten vid Umeå universitet bästa möjliga förutsättningar.
Hans Wiklund, universitetsdirektör vid Umeå universitet
Foto: Mattias Pettersson
Till stöd har jag ett råd för administrativ utveckling (RADON) med företrädare för bland annat universitetets fyra fakulteter. Tidigare i september besökte vi Lunds universitet för att utbyta erfarenheter och inspireras. Vi fokuserade särskilt på två prioriterade utvecklingsfrågor: dels arbete mot kränkande särbehandling och trakasserier, dels arbete för att förbättra prefekters och andra chefers villkor och förutsättningar.
På förekommen anledning arbetar vi sedan nästan ett år tillbaka målmedvetet med att utveckla Umeå universitets arbete mot kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier. Merparten av de 32 förbättringsförslagen i Karin Rödings externa utvärdering (PDF) har genomförts eller är på väg att genomföras.
En viktig åtgärd som dock återstår är att etablera ett förstärkt stöd till universitetets chefer i hanteringen av komplicerade personalärenden. Här lyfte Karin Röding fram just Lunds universitet som ett gott exempel. Även om det vid besöket blev tydligt att arbetet i Lund är i sin linda, så var det ändå imponerade att ta del av deras tydliga processer för hantering av kränkande särbehandling och trakasserier och de pedagogiska vägledningar de tagit fram för chefer. Lund har också inrättat ett särskilt team bestående av HR, juridik och företagshälsovård som kan ge chefer ett samordnat stöd vid behov. Det stärker mig i övertygelsen om att vi i Umeå behöver göra motsvarande utvecklingsresa.
Internrevisionen vid Umeå universitet har i två olika granskningar pekat på behovet av att förbättra prefekters och föreståndares förutsättningar och villkor. I linje med revisionens rekommendationer har vi reviderat villkoren för att göra det mer attraktivt att axla akademiska ledaruppdrag, vidareutvecklat chefsutbildningarna, samt i valda delar stärkt det administrativa stödet. På universitetsgemensam nivå har det bland annat inrättats en ekonomipool dit prefekter och andra chefer kan vända sig för ekonomistöd vid sjukskrivningar, rekryteringsglapp, med mera. Parallellt arbetas det på fakultets- och institutionsnivå med att stärka stödet till prefekter och föreståndare.
Intressant i detta sammanhang är att Samhällsvetenskapliga fakulteten vid Lunds universitet har inrättat ett samlat ekonomi- och HR-stöd på fakultetskansliet för fakultetens institutioner. Ett skäl till att organisera verksamhetsstödet på detta sätt är att mindre institutioner och enheter har svårt att finansiellt bära ett professionellt administrativt stöd. Ett annat skäl är de allt större svårigheterna att rekrytera ekonomer och HR-specialister till institutioner och enheter. Idag har 9 av 11 institutioner vid Samhällsvetenskapliga fakulteten i Lund frivilligt valt att ansluta till det gemensamma stödet, som de kallar Institutionsservice.
Jag har förstått att denna lösning har väckt intresse hos fakulteterna vid Umeå universitet, och att åtminstone ett par av våra fakulteter planerar att bjuda in Institutionsservice i Lund för fördjupad information och dialog.
En gemensam iakttagelse både hos oss i Umeå och våra kollegor i Lund är att allt fler uppgifter kräver ett samarbete mellan olika expertfunktioner och olika delar och nivåer av universitetets organisation för att lösas effektivt. Permanenta team med olika expertfunktioner, nätverk mellan olika organisatoriska nivåer och temporära projekt är exempel på sätt att hantera denna utmaning. Men allra viktigast tänker jag är förhållningssättet och förmågan att se hela universitetet och sätta verksamhetens bästa i första rummet.
Intressant och allmänbildande var också att besöka Max IV-laboratoriet, med världens ljusstarkaste synkronljusanläggning, som möjliggör studier av material och molekyler ner på atomnivå inom en rad olika forskningsområden. Liksom att besöka Skissernas museum, med världens största samling av skisser, modeller och förlagor till svensk och internationell offentlig konst. Som ett av landets fåtal universitetsmuseum är det ett syskon till vårt utsökta Bildmuseum i Umeå.