Nyheten om Umeå universitets senaste upphandling av motionskort publicerades på intranätet Aurora för några dagar sedan och har sedan dess resulterat i ett mycket stort antal kommentarer.
Många medarbetare reagerar på förändringen att Umeå Sport & Motion tar över efter IKSU som i många år varit Umeå universitets avtalade träningsanläggning för anställda. Inte minst har frågor väckts om hur själva upphandlingen gått till: Många som skrivit och kommenterat undrar hur det geografiska avståndet till arbetsplatsen och skillnader i utbud av träningsformer har tagit i beaktande när de olika anbuden ställts mot varandra.
Upphandling ger möjlighet till prispress
Christer Åkerberg, som samordnat upphandlingen av motionskort, vill börja med att ge en bakgrund till varför Umeå universitet väljer att upphandla motionskort. Upphandling av kort från en enda leverantör innebär att kostnaden för de anställda kan pressas ner rejält:
– Genom åren har denna strategi inneburit att de anställda kunnat erhålla motionskort till en månadskostnad om 160 kronor istället för att betala sportanläggningarnas ordinarie priser med drygt 290–470 kronor per månad som endast marginellt påverkas av ett motionsbidrag från arbetsgivaren, säger Christer Åkerberg.
Erfarenheter från andra organisationer visar att sådana generella motionsbidrag nyttjas av relativt få anställda, fortsätter han. Upphandling framstår därmed som det bästa sättet att uppmuntra och bidra till de anställdas möjligheter till friskvård.
Statistik och samråd
Inför den senaste upphandlingen studerades statistik hos nuvarande leverantör om vilken typ av aktiviteter som universitetets anställda nyttjat och vid vilka tidpunkter aktiviteterna har genomförts. Denna statistik har varit vägledande när kraven i upphandlingen har fastställts.
Berörda intressenter vid universitetet har samlats i den upphandlingsgrupp som arbetat under ledning av Upphandling och inköp, säger Christer Åkerberg:
– De anställda har bland annat företrätts genom de tre fackliga organisationernas deltagande i upphandlingsgruppen.
Många parametrar i utvärderingen
En låg träningskostnad för den enskilda medarbetaren har alltså varit målsättningen med upphandlingen. Men kvalitetsaspekterna har likafullt varit högt prioriterade när de inkomna anbuden har bedömts, säger Christer Åkerberg.
– Utvärderingen av anbuden har skett utifrån parametrar som tar hänsyn till såväl leverantörernas utbud, utbudets kvalitet samt pris. Utbud och utbudets kvalitet har bedömts utifrån faktorer som vilket aktivitetsutbud som erbjuds, dess omfattning, bokningsmöjligheter och maximalt antal möjliga deltagare och frekvensen av detta utbud.
– Möjligheten till vattenträning och sporthallsaktiviteter har också ingått i utvärderingen, säger han.
När anbuden ställs mot varandra har större utbud och högre kvalitet inneburit möjlighet till högre pris i förhållande till en leverantör med mindre utbud och lägre kvalitet.
– Vid denna utvärdering var Umeå Sport och Motions anbud det bästa med samtliga parametrar beaktade, konstaterar Christer Åkerberg.
Viktigt att förhålla sig till upphandlingsregler
En viktig aspekt vid alla former av offentlig upphandling är förstås att de formulerade kraven är förenliga med rådande lagar och regler.
– Vid en tidigare upphandling av motionstjänster vid universitetet underkändes upphandlingen på grund av att vissa av de "skall"-krav som ställdes bara kunde uppfyllas av en enda leverantör. I denna upphandling har kraven ställts utifrån dessa regler och erfarenheter, säger Christer Åkerberg.
Att i upphandlingen av motionskort ställa krav på ett visst minimiavstånd till universitetet låter sig inte göras utan vidare.
– Proportionalitetsprincipen innebär att vi inte kan kräva en viss fysiskt placering av anläggningen utan utvärdering får istället göras utifrån ett rimligt tidsintervall för att ta sig dit med allmänna kommunikationsmedel. Detta medför att fem minuters promenad till ett alternativ kan jämställas med de fem minuter med buss det tar till ett annat alternativ, säger Christer Åkerberg och avrundar:
– Sen bör man även komma ihåg att svaret på frågan vad som utgör bästa placeringen varierar bland de anställda på universitetet, vissa vill ha det nära bostaden och andra nära arbetsplatsen.
Ytterligare information om vad det nya avtalet om motionskort innebär kommer under nästa vecka.