Det är nu min fjärde västerbottniska vinter! De vintrar jag hittills upplevt här, har jag förstått, är att betrakta som tämligen milda. Det ska bli spännande att se hur kommande år kommer att utveckla sig – såväl vädermässigt som när det gäller alla de spännande aktiviteter som vi bedriver vid universitetsförvaltningen och inom universitetet som helhet.
Omorganisation är ett begrepp som ofta väcker känslor. Ibland av det oroliga slaget. Att utveckla våra arbetssätt och se över effektiviteten och funktionaliteten i våra organisatoriska strukturer är emellertid något som blivit en del av vardagen, som vi ständigt måste jobba med och vänja oss vid.
Denna höst och vinter är det många sådana projekt på gång och i veckans inlägg kommer jag att lyfta några av dessa översyner.
Översyn av organisationen på konstnärligt campus
F.d. statssekreterare Peter Honeth har åtagit sig uppdraget att, som extern utredare, se över organisationen på vårt konstnärliga campus (KC). Här bedriver UmU ett antal olika verksamheter (med varierande organisatoriska hemvister) såsom: Arkitekthögskolan, Designhögskolan, Konsthögskolan, Bildmuséet, HumLab-X och Sliperiet. Dessutom har universitetsbiblioteket en filial på området.
Peter ska föreslå förändringar i syfte att åstadkomma en ännu mer koordinerad, effektiv och ändamålsenlig organisation. Utredningen görs i dialog med berörda verksamheter, universitets- och fakultetsledningar, personalorganisationer, m fl.
Intervjuer med ett antal olika intressenter inleds i dagarna och rapporten lämnas till rektor senast den 30 april 2018.
Enhet, institution eller centrumbildning – vilka regler ska gälla på UmU?
I universitetets arbetsordning anges att vår organisatoriska basnivå utgörs av institutioner, centrumbildningar, arbetsenheter och högskolor. Det råder dock en viss oklarhet vad gäller vilka kriterier som styr val av organisatorisk form och placering samt kring styrning och delegation.
Anders Steinwall och Daniel Andersson vid Planeringsenheten har därför fått i uppdrag att tillsammans med en arbetsgrupp ta fram förslag på ett nytt regelverk. Att skapa en mer robust struktur är behövligt och efterlängtat!
Förslaget överlämnas till universitetsledningen senast den 19 januari 2018.
Organisation och processer inom HR utvecklas
I tidigare inlägg har jag nämnt den initierade HR-översynen. Projektet, som leds av Ulla Nordlinder vid Personalenheten, har inlett med en nulägesanalys av HR-arbetet vid UmU.
Undersökningen visar bland annat att HR-relaterade arbetsuppgifter fördelas på ett flertal olika medarbetare, på olika nivåer in organisationen. De är ofta "sällananvändare" för vilka HR-uppgiften är ett mindre frekvent inslag i uppdraget. Många av dem upplever arbetsbelastningen som hög och känner sig otillräckliga.
Summa summarum; en översyn av organisation såväl som processer inom HR-området behövs!
När det gäller organisationsöversynen har en arbetsgrupp bildats. Grupperingen består av Ulla Nordlinder (projektledare), Ann-Christine Edlund (bitr personalchef), Jeanette Dareblom (kanslichef), Anders Lundin (senior advisor), Simon Wolming (prefekt vi dpedagogiska institutionen) och Stig Jacobsson (prefekt vid institutionen för farmakologi och klinisk neurovetenskap).
Dialog kommer dessutom löpande att ske med universitetsledning, ledningsråd, fakultetsledningar, prefekter och chefer, HR-stödet på fakultets- och institutionsnivå, Personalenheten, personalorganisationerna, m.fl.
Parallellt ses ett antal kritiska HR-processer över. Det handlar om det systematiska arbetsmiljöarbetet, rekryteringsprocessen för T/A-personal och hantering av misskötsamhet. Mer om det i kommande blogg!
Audit av ekonomienheten
Förvaltningen har under hösten fortsatt sitt auditarbete och nu senast var det ekonomienhetens tur att få sin verksamhet genomlyst.
Våra audits genomförs av ett team bestående av vår verksamhetscontroller (Inger Duchek), tidigare "auditad" enhetschef (denna gång Lena Bohlin, enhetschef vid Universitetsservice), en kanslichef (Anders Lundin, TekNat) samt en prefekt (Jonas Nilsson, prefekt vid Institutionen för idé- och samhällsstudier).
Genomgångarna har flera syften. Teamet identifierar förbättringsområden, men ger också möjlighet att lyfta fram och dela med sig av goda exempel som andra verksamheter kan ta till sig.
På Ekonomienheten lyfte auditgruppen bland annat fram den aktivitetslista som enheten jobbar med. Teamet ansåg att listan väcker stort engagemang och är ett bra verktyg för att arbeta med ständiga förbättringar samt bidrar till att se tydliga resultat i verksamheten. Lyhördhet gentemot verksamhetens behov, välfungerande utbildningsinsatser och EA-handboken är andra området som teamet lyfte fram.
Nästa audit genomförs på Studentcentrum!
Läs mer om audits på Universitetsförvaltningens sida.
RÅDIT – ett råd för universitetsövergripande IT-frågor
En av internrevisionen gjord genomlysning av våra IT-processer, följdes i våras upp av en intern utredning med fokus på hur dialogen och processerna avseende våra IT-strategiska satsningar och prioriteringar kan utvecklas.
Resultatet av utredningarna är bland annat att vi nu stärker verksamhetens möjlighet till påverkan genom att inrätta ett IT-råd. Rådet ska formalisera dialogen kring IT-strategiska frågor och skapa förankring innan beslut fattas av rektor eller universitetsdirektör.
Rådet blir därmed en viktig arena för diskussion kring IT-utveckling och IT-strategi. Gruppen kommer att utgöra en del i beredningen i frågor som t.ex. prioritering av IT-investeringsplaner, hantering av befintliga förvaltningsobjekt och bedömning av vilka system som ska vara universitetsgemensamma.
Rådets ordförande är verksamhetsområdeschef för Infrastruktur, Richard Olsson. Dessutom ingår:
· en representant vardera från fakultetsledningarna/motsv
· överbibliotekarien
· en av förvaltningen biträdande förvaltningschefer (Chatarina Larson är utsedd)
Adjungeringar, som t ex IT-chef/motsv, sker vid behov.
***
Önskar er – lite i efterskott - en fin första advent!
/ Caroline