När dataskyddsförordningen trädde i kraft i maj 2018 förstärktes individens rättigheter att få information om den personuppgiftsbehandling som utförs på deras personuppgifter. För Umeå universitet medförde detta ett ökat krav när det gäller vilken information som universitetet måste lämna till de individer vars personuppgifter behandlas i olika sammanhang.
Dataskyddsförordningen innehåller detaljerade bestämmelser om vilken information som ska lämnas, och när informationen ska ges. Kraven på information skiljer sig en del beroende på om den:
1) har inhämtats direkt från den registrerade individen; eller
2) har inhämtats från någon annan källa än den registrerade individen.
För att underlätta för dig som medarbetare har dataskyddsombudet i samråd med universitetsjuristerna tagit fram en checklista för den information som ska lämnas, samt mallar för hur informationen kan utformas.
Checklistan går igenom och ger förklaringar och exempel till de informationskrav som finns i dataskyddsförordningen. I den finns också en lathund som listar de informationskrav som gäller när personuppgifter samlas in från den registrerade, respektive samlas in från annan.
Två mallar har även tagits fram för att täcka in personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för ett forskningsprojekt respektive vid utbildning, administration och samverkan.
Mallarna innehåller all information som krävs enligt dataskyddsförordningen, och alla medarbetare rekommenderas att utgå från dessa när information utformas till registrerade.
Checklistan och mallarna kan komma att uppdateras, ta därför för vana att alltid gå in på Aurora och ladda ner den senaste tillgängliga versionen när du ska utforma din information.
Kom ihåg att din personuppgiftsbehandling även ska anmälas till Umeå universitet genom att kontakta dataskyddsombudet. Du får då hjälp att komma vidare med anmälan.
I dagsläget finns viss information bara på svenska.
Checklista
Mallar
Mer information om personuppgifter
Frågor? Kontakta dataskyddsombudet:
pulo@umu.se