– Det är oerhört viktigt att det är känt bland universitetets medarbetare hur en kris ska hanteras, så att de rätta kontakterna kan tas och insatser och resurser snabbt kan sättas in. Som framgår i revisionsrapporten finns det helt klart ett behov av att uppdatera och revidera universitetets krisberedskapsorganisation, och en översyn av hela systemet kommer därför att ske under våren, säger universitetsdirektör Caroline Sjöberg.
Syftet med ett krisledningssystem är att det på förhand är känt inom en myndighet hur en kris ska hanteras så att lämpliga åtgärder vidtas vid allvarliga händelser, såsom en omfattande olycka, en allvarlig hot- eller våldssituation eller en djupgående förtroendekris. På uppdrag av universitetsstyrelsen har internrevisionen därför granskat universitetets krisberedskapsorganisation.
Granskningen visar att reglerna för universitetets krisberedskapsorganisation från 2010 behöver uppdateras, bland annat för att förtydliga ansvar och roller, och för att reglerna är svåröverskådliga med anvisningar till institutioner och enheter på flera olika ställen. Reglerna saknar också anvisningar kring institutioners och enheters ansvar att informera studenter om universitetets krisberedskapsorganisation och för att anmäla evenemang som kan innebära en säkerhetsrisk till universitetets säkerhetschef. Dessutom är förteckningen över vilka förvaltningsenheter som ska ha en krisberedskap i behov av uppdatering. Internrevisionen bedömer därför att regelverket också bör kompletteras i vissa delar. Här krävs snabba åtgärder, menar Caroline Sjöberg.
– Så snart som möjligt ska ett förslag till reviderad organisation och reviderade regler tas fram. Organisationen ska vara enkel och tydlig, med färre och mindre detaljerade instruktioner. Det ska vara helt klart vem som har ansvar för vad.
I granskningen framkommer också att det saknas uppdaterade checklistor som stöd för krisledningsgruppens arbete, och att krisledningsgruppens sammansättning är oklar. Dessutom finns ingen plan för krisledningsgruppens övningsverksamhet.
– Säkerhetsfunktionen kommer att ta fram kriskort för att underlätta vid beslut, både på central nivå och på enskilda enheter och institutioner. Checklistorna kommer också att ses över, revideras och bli mer konkreta och en plan för utbildning och övning ska tas fram under våren.
Mer om krishantering vid Umeå universitet
För mer information, kontakta:
Caroline Sjöberg
Universitetsdirektör
caroline.sjoberg@umu.se
Susanne Hellqvist
Internrevisionschef
susanne.hellqvist@umu.se