Engagerade människor som materialförvaltare, vallare, fysioterapeuter och andra viktiga stödfunktioner. Vidare ett enormt teknikstöd som sällan syns och ekonomi i balans för att skapa den trygghet som ger topprestationer.
En stor del av IT-enhetens uppdrag består av förvaltning av tekniska system. En effektiv förvaltning ger utrymme både till att vidmakthålla och vidareutveckla verksamheten. Att endast fokusera på att vidmakthålla tenderar att sakta urholka och på sikt avveckla verksamhet, då en ständig förändringsprocess pågår i vår omgivning och föder nya behov som inte kan tillgodoses om fokus enbart ligger på att upprätthålla det som redan är.
Inom IT-området med en hög utvecklingstakt blir detta särskilt uppenbart och det gäller att navigera mellan heta områden och teknologier när nya modeord och trebokstavsförkortningar ständigt dyker upp. Ett av modeorden 2018 är digitalisering. Innebörden av begreppet är inte nytt men ordet har blivit det nya samlingsnamnet för alla e-ord såsom e-tjänster och e-förvaltning.
En gyllene triangel för verksamhetsutveckling
En grundsten i vidareutveckling är att inte enbart fokusera på teknisk utveckling utan använda sig av den gyllene triangeln för verksamhetsutveckling:
Balansen mellan de tre grundstenarna i triangeln är viktig. Att införa ett tekniskt system utan att ha processen som den ska stödja klar för sig eller människorna som skall jobba med den med på tåget, riskerar att resultera i ett tekniskt system som står oanvänt. Ett processarbete utan tekniskt stöd riskerar att bli en hyllvärmare.
I de fall där IT-enheten själva äger processansvaret arbetar vi med alla tre områden i den gyllene triangeln.
Byte av teleoperatör innebar även processutveckling
Bytet av teleoperatör som pågick under stora delar av förra året handlade mycket om processutveckling. Affärsmodellen för mobiltelefoni sågs över och idag sker automatiska löneavdrag för privata samtalskostnader, istället för den granskning av fakturor som samtliga abonnenter tidigare fick göra manuellt. Förutom tidsbesparingen som detta har inneburit, finns också ekonomiska vinster i form av lägre telefonikostnader.
Processen behandlar också alla lika oavsett var i organisationen de befinner sig, vilket väl knyter an till det arbete om den statliga värdegrunden som initierades under hösten 2017.
Där vi själva inte äger processerna ligger vårt fokus i huvudsak på att tillhandahålla teknologi och där är vi till stor del beroende av ett gott samarbete med övriga förvaltningsenheter, ett samarbete som vi upplever fungerar väl, och som genom åren resulterat i ett stort antal digitaliserade processer.
Ny myndighet för digitalisering av offentlig sektor
1 september 2018 inrättas en ny myndighet för digitalisering av den offentliga sektorn. Vilka krav denna myndighet kommer att ställa på Umeå universitet återstå att se, men IT-organisationen på universitetet kommer inte ensamma att kunna driva en digitalisering utan det arbetet kräver ett fortsatt gott samarbete med övriga enheter på universitetsförvaltningen, då de stödprocesser som universitetsförvaltningen tillhandahåller fakulteterna sannolikt är de som kommer att digitaliseras ytterligare.
Ständig utveckling av universitetets lärmiljöer
När det gäller universitetets lärmiljöer händer det väldigt mycket just nu. Flera stora om- och nybyggnadsprojekt (Polishuset och Medicinsk Biologiskt Centrum) och vidareutveckling av lärmiljöerna runt om på campus är bara några exempel.
Flexibla och kreativa lärosalar kräver bra samarbete mellan flera olika intressenter när det gäller allt från teknisk och praktisk support, pedagogiskt stöd och utbildning, drift och underhåll och strategiska satsningar. Därför har Universitetsservice under det senaste året tillsatt en funktion - Teknikservice - som hjälper till med den dagliga servicen i dessa lärosalar.
Ytterligare ett område där det händer mycket är inom utvecklingen av digital salstentamen. Det är UPL som håller i projektet och där Universitetsservice ansvarar för Delprojekt B: Processförändring, infrastruktur och finansieringsmodeller. Projektet handlar om att planera för införandet av digital salstentamen vid Umeå universitet, där det är viktigt att både lokaler, utrustning, arbetsmetoder, rättsäkerhet, och systemstöd hänger ihop.
Några händelser i korthet
- Vårt säkerhets- och arbetsmiljöteam har blivit inbjudna till Strålskyddsmyndigheten då det finns ett stort internationellt intresse för den tekniska och organisatoriska lösningen som åstadkommits kring fysiskt skydd av cesium-137 med aktivitetsnivåer på 2 tera becquerel eller mer.
- Efter många års uteblivna samarbeten med VLL vad det gäller datanät så har IT med starkt stöd av ITS nätdrift på några månader åstadkommit ett samarbetsavtal. Avtalen är inriktade på arbetsfördelning när vi är på samma ytor och innehåller inga affärsrisker.
- Vi har nyligen med upphandlingsavdelningens stöd genomfört en auktion när det gäller påslaget på våra elpriser för de kommande tre åren. Besparingen är 285 000 på årsbasis.
- På förhandlingsbordet när det gäller lokalavtal med några fastighetsägare ligger just nu årskostnader motsvarande ca 15 MSEK
- Ett mycket gott exempel där forskande, undervisande och förvaltningsenheter arbetar mot samma mål är på lärmiljöområdet. För mer information se https://larmiljoer.umu.se/.
Här finns tvärkunskap från med allt från spetsforskning till daglig drift att fylla på och ta del av
Avslutningsvis ställer verksamhetsområdet upp med ett gemensamt lag i den ärorika KBC stafetten som går av stapeln den 28:e Februari. Kom och heja fram laget VO INFRA Ski Team kl 10.00.
Therese Söderlund, Lena Bohlin och Richard Olsson