Onsdagen den 10 juni försattes Umeå universitets upphandlade resebyrå XLNT Travel i konkurs. Det innebär att Umeå universitet inte längre kan använda resebyråns tjänster för att boka resor.
Biträdande universitetsdirektör Per Ragnarsson uttrycker att det var ett tråkigt besked, om än inte helt oväntat:
- Vi beklagar verkligen att de har gått i konkurs. De sista månaderna har varit en väldigt tuff period för hela resebranschen. Som kund har vi på Umeå universitet varit mycket nöjda med XLNT Travel som leverantör och tjänsterna de har utfört åt oss.
Utställda biljetter är giltiga, vouchers behöver undersökas
Utställda biljetter som har bokats via XLNT Travel är alltjämt giltiga och påverkas inte av konkursen. Om medarbetare vid Umeå universitet har vouchers eller värdebevis som utfärdats av XLNT Travel så behöver man kontakta resebyrån så snart som möjligt för att höra om dessa är giltiga eller ej.
Enligt uppgift hålls verksamheten på XLNT Travels kontor igång i cirka två veckor till.
Kontaktvägar till XLNT Travel finns i anslutning till denna nyhet och på sidan Tjänsteresor på Aurora.
Ordinarie rutiner bygger på att det finns en upphandlad resebyrå
Umeå universitets regler för tjänsteresor bygger på att bokning av tjänsteresor görs via en upphandlad resebyrå och att betalning av resor görs via upphandlat resekonto. Detta är viktigt bland annat för att Umeå universitet ska uppfylla krav på korrekt upphandling av resor, för att kunna ha överblick och kontroll över resande och kostnader.
Per Ragnarsson berättar att flera enheter inom universitetsförvaltningen samarbetar kring att få kontroll över den situation som uppstått i och med XLNT Travels konkurs.
Förhoppningen är att en temporär lösning ska finnas på plats i augusti.
Avvakta helst till i augusti med resebokning
Budskapet från universitetsledningen är därför att organisationen helst bör avvakta med att boka resor till dess att en ny resebyrå finns att tillgå.
- Om man kan vänta med att boka resor tills i augusti så är det väldigt bra, säger Per Ragnarsson.
- Finns det behov av att boka tjänsteresor som absolut inte kan vänta så får institutionen eller enheten vända sig direkt till flygbolag och liknande, säger han.
Situationen kring bokning av flygbiljetter är dock komplicerad och håller fortfarande på att utredas av Upphandling och inköp.
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har ramavtal med flygbolag som ska kunna användas av alla delar i den offentliga förvaltningen. Men i avtalet står att bokningar alltid ska gå genom en resebyrå.
Umeå universitet väntar på klargörande information från Kammarkollegiet, för att se om statliga ramavtal om flygresor kan användas trots att universitetet står utan resebyrå.
Eventuella resebokningar som görs utan stöd från resebyrå ska fortfarande faktureras och betalas via Umeå universitets resekonto.
När det gäller tågresor i Sverige arbetar Umeå universitet på att kunna erbjuda digital bokning av tågresor via SJ på intranätet Aurora. En sådan bokningslösning ska kunna vara på plats inom kort.
Resebyråkonkurs sammanfaller med att inrikesresor börjar tillåtas
Under våren har Umeå universitet tillämpat långtgående reserestriktioner i enlighet med regeringsbeslut och Folkhälsomyndighetens rekommendationer. Detta har givetvis inneburit att den interna efterfrågan på resebyråtjänster har varit låg.
Umeå universitets resestopp till utlandet kvarstår även fortsättningsvis, men från och med den 13 juni har restriktionerna vad gäller inrikes resor tagits bort.
- Det är förstås inte idealiskt att stå utan resebyrå när det öppnas upp för att börja resa, säger Per Ragnarsson. Samtidigt som han bedömer att stundande semestertider innebär att intresset och behovet av att boka tjänsteresor kommer vara begränsat under juni och juli .