Resebyrån XLNT Travel ansökte om konkurs den 10 juni, vilket gjorde att Umeå universitet tappade sin leverantör av resebyråtjänster. En tidigare nyhet publicerades på Aurora den 17 juni.
Under sommaren har flera enheter inom Universitetsförvaltningen arbetat med att hantera olika aspekter av situationen som uppstått.
Fortsatt restriktivitet vad gäller resor
När Folkhälsomyndigheten i juni ändrade sina reserekommendationer så uppdaterades direktiven för medarbetare vid Umeå universitet på webbsidan Resor under Information med anledning av covid-19.
Från och med 13 juni har regeringen meddelat att symtomfria personer kan resa inom landet om det görs med försiktighet. Resandet får inte innebära att den fysiska distanseringen underlåts.
Tills vidare är instruktionen att Umeå universitets medarbetare bör hålla sig till digitala möten så långt det är möjligt, hålla avstånd till varandra och arbeta hemifrån.
Rektor beslutade den 17 juni att medarbetare, studenter och tillresande uppmanas att följa Folkhälsomyndighetens och Utrikesdepartementets riktlinjer för inrikes och utrikes resor.
Den som har frågor om vad som gäller kan kontakta corona@umu.se.
Inrikes tågresor möjliga att boka – snart även flygresor
På Aurora finns det sedan i juni en inbäddad e-tjänst för att boka inrikes tågresor: Boka tåg.
Den digitala bokningslösningen tillhandahålls av SJ men gör det möjligt att boka tågresor även via andra tågbolag.
–SJ:s e-tjänst har funnits på plats via Aurora hela sommaren och den funkar bra, säger Irina Geibrink som är upphandlare på avdelningen för upphandling och inköp vid Universitetsledningens kansli.
Arbete pågår med att få till stånd en lösning för att även boka flygresor via länk på Aurora. En bokningslösning för flygbolaget SAS förväntas komma på plats inom de närmsta veckorna.
–Vid resebokning är det instruktionerna på sidan Tjänsteresor vi ska hålla oss till. Instruktionerna kommer att uppdateras när det finns en färdig lösning för att boka flygresor, säger Irina Geibrink.
Arbete med ny upphandling startar
Det står nu klart att Umeå universitet kommer behöva genomföra en ny upphandling av resebyrå. En preliminär bedömning är att ett avtal kan träda i kraft under första kvartalet 2021. Arbetet med den nya upphandlingen startar i dagarna.
Nya instruktioner om återkrav för resor som ställts in
Parallellt med arbetet för att kunna boka resor i framtiden så pågår ett arbete för att återfå betalning av inställda resor som bokats via XLNT Travel.
I samarbetsytan Ekonomiadministration informerar Ekonomienheten (EA) om hur institutioner och enheter behöver gå till väga för att begära återkrav från reseleverantörer: Hantering av fakturor avseende inställda resor beställda via XLNT Travel