Vad är ett universitetsgemensamt projekt?
Ett universitetsgemensamt projekt definieras som ett uppdrag avgränsat i tid och resurser, som utförs av en tillfällig projektorganisation, för att utföra en särskild uppgift av engångskaraktär eller för att nå tydligt definierade mål. Det är en avgränsad uppgift som inte ingår i ordinarie verksamhet. När ett projekt initieras behöver idén prövas mot vissa fastställda kriterier och åtminstone ett av dessa kriterier behöver uppfyllas innan projektet kan föreslås som ett universitetsgemensamt projekt. Kriterierna är:
- Uppdraget kräver samordning mellan olika delar av universitetets organisation
- Uppdraget är av stor vikt för universitetets fortsatta utveckling
- Uppdraget är av en stor ekonomisk betydelse
- Uppdraget har en stor påverkan på Umeå universitets personal och verksamhetens förutsättningar.
- Uppdraget har en universitetsgemensam finansiering
Förslag till universitetsgemensamma projekt ska följa linjeorganisationen och gå via dekan, universitetsdirektör eller motsvarande befattning till Planeringsenheten för vidare handläggning och prövning av idéen efter de kriterier som redovisats ovan.
Det är rektor som fattar beslut om vilka projekt som är universitetsgemensamma. När initieringsfasen avslutats och ett förslag till projektplan i enlighet med beslutad projektmodell tagits fram fattar rektor beslut om projektplanen (inkl. budget), tidpunkt för start av projektet och projektets uppdragsgivare om annan än rektor.
Läs mer om universitetsgemensamma projekt i den regel som fastställts av rektor 200929.
Projektmodell
Vid universitetsgemensamma projekt och för andra typer av projekt rekommenderas följande projektmodell. Vid framtagandet av en projektplan bör följande punkter inkluderas i planen.
Checklista för projektplan:
- Bakgrund och syfte
- Vad ska uppnås? (mål/resultat)
- Projektorganisation (ansvar/roller)
- Avgränsningar i projektet
- Risker
- Hur projektet ska genomföras
- Tidplan
- Budget/ekonomi
- Kommunikationsplan
- Redovisning av projektet (projektrapport)
- När projektet avslutas ska det överlämnas (förvaltningsplan)