Studentarbeten

Här hittar du information och material som rör studentarbeten på grund- och avancerad nivå.

Vid studentarbeten ska hantering av både personuppgifter och etiska frågor beaktas. Studentarbeten ska behandla så få personuppgifter som möjligt och endast i undantagsfall och endast om absolut nödvändigt känsliga personuppgifter.

Studentarbeten ska bedömas som etiskt godtagbara utifrån en prövningsprocess som fakulteterna ansvarar för och som institutionerna har ansvar för att ta fram en handläggning för. Medicinska fakulteten har tagit fram riktlinjer som du läser tillsammans med Umeå universitets regelverk.

Regel för behandling av personuppgifter i studentarbeten (Umeå universitet)

Regel och handläggningsordning för behandling av personuppgifter i studentarbeten

Rules and procedures for processing personal data in student assignments

För hantering av känsliga och integritetskänsliga personuppgifter i självständiga studentarbeten (dvs ingår ej i forskningsprojekt) på ett korrekt sätt, har rektor beslutat att Microsoft 365 Teams används vid Umeå universitet från och med den 1 juli 2023 (FS 2023/504).

Regel och handläggningsordning för behandling av personuppgifter i studentarbeten (FS 1.1-322-22) revideras gällande detta, liksom Medicinska fakultetens. Likaså kommer universitetets medarbetarwebb uppdateras med vilken tjänst som ska användas samt en manual.

Organisatoriska och tekniska skyddsåtgärder

Organisatoriska och tekniska skyddsåtgärder måste vidtas för att Teams ska kunna nyttjas som en anvisad plats för behandling av personuppgifter i studenternas självständiga arbeten

Tekniska skyddsåtgärder

  • Klassning av datamaterialet och de team som används.
  • Krav på multifaktorautenticering (MFA) för att komma in i teamet, även för studenterna.
  • Nät-restriktioner, som innebär att data endast är åtkomligt om man sitter på ett av universitetets nätverk.
  • Säkerställa att det inte går att bjuda in externa gäster i dessa team.
  • Säkerställa att det inte går att använda mobil-klienter.
  • Säkerställa att det inte går att dela klassat material utanför dessa team.
  • Autoklassning av data som läggs in i teamet.
  • Säkerställa att det inte går att ladda ned datamaterialet till en klientdator som inte är en så kallad trusted device, dvs en enhet som inte omfattas av universitetets klienthantering.

Organisatoriska skyddsåtgärder

  • Data ska behandlas i anonymiserad eller pseudonymiserad form. Endast när det i samband med insamlingen av personuppgifterna inte är möjligt att behandla dem anonymiserat eller pseudonymiserat (t.ex. ljud eller videofilm) som mycket tillfällig behandling i icke anonymiserad eller pseudonymiserad form accepteras. Sådana filer ska så snart som möjligt göras om till anonymiserad eller pseudonymiserad form t.ex. med transkribering.
  • Insamling av data måste ske på korrekt sätt t.ex. utan användning av tekniska hjälpmedel som har uppbackning mot molntjänster.
  • För material som blivit anonymiserat eller psedunomyserat ska ursprungsfilen raderas, t.ex. ljudfilen kastas när transkriberingen genomförts.
  • I enlighet med regel och handläggningsordningen ska samtliga personuppgifter på Teams-ytan raderas vid inaktualitet.

Riktlinje för etisk granskning och personuppgiftshantering vid studentarbeten vid Medicinska fakulteten

I följande riktlinje beskrivs hur etisk granskning och personuppgiftshantering vid olika typer av studentarbeten ska hanteras vid Medicinska fakulteten.

Riktlinje för etisk granskning och personuppgiftshantering vid studentarbeten

Bilaga 1: Lämplighetsbedömning av studentarbete på grund- och avancerad nivå

Guidelines for ethical review and personal data managemant in student projects

Appendix 1. Appropriateness assessment of first- and second-cycle student projects

Förslag på hantering av lämplighetsbedömning

Utifrån fakultetens riktlinje för etisk granskning och personuppgiftshantering vid studentarbeten, ska ett dokumenterat beslut fattas om huruvida arbetet kan genomföras under etiskt godtagbara former samt, i förekommande fall, hur personuppgifter ska hanteras.

Se Bilaga 1: Lämplighetsbedömning av studentarbete på grund- och avancerad nivå

Förslag på hantering vid institutionerna, utifrån riktlinjen

  • Kursansvarig för studentarbete skickar en lista med information om student/projekt/handledare till berörda institutioner
  • Administratör vid institutionen ser till att denna lista läggs in på av institutionen skapad Teamsyta/mapp "Lämplighetsbedömning för studentarbeten"/mappar för år/mappar för olika program
  • Administratör vid institutionen skickar Bilaga 1 till handledaren med information om att denna ska fyllas i och läggas på Teamsytan
  • Handledaren har ansvar att se till att Bilaga 1 fylls i tillsammans med studenten
  • Handledare eller annan funktion som prefekt utsett, läser igenom och signerar
  • Notera att bilagan kan fyllas i digitalt för att därefter skrivas ut, signeras, scannas in och läggas på Teamsytan
  • Administratör vid institutionen stämmer av att alla lämplighetsbedömningar (Bilaga 1) kontra listan från kursansvarig inkommit och laddats upp på Teamsytan

 

mer information

Mallar för samtycke

Mallar för samtycke, svenska och engelska

Mall för samtycke

Consent form

Kontakt

Anna Fahlgren
Utbildningsledare, Kansliet för medicin
anna.fahlgren@umu.se

Mer information och frågor:
Etikkommitten

Lena Åminne
2023-05-04