Offentlighet och sekretess

Som statlig myndighet är universitetet skyldig att tillämpa offentlighetsprincipen. Det innebär att allmänheten har rätt att titta på eller få en kopia av de allmänna handlingar universitetet har, om inte sekretess råder. Sekretess innebär ett förbud att lämna ut en allmän handling eller på annat sätt avslöja en uppgift (tystnadsplikt).

Kontakta gärna universitetsjurist, arkivarie eller registrator om du har frågor eller vill ha råd i frågor om utlämnande av allmänna handlingar.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos universitet och är att anse som inkommen hit eller upprättad här.

Med handling menas inte bara traditionella pappersdokument. Även fotografier, databaser, kartor, ritningar och ljud- och bildupptagningar kan vara allmänna handlingar.

Då studenter lämnar in handlingar till sin lärare för bedömning anses dessa ha "anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda". Därmed är handlingen att anses som inkommen i tryckfrihetsförordningens mening och är alltså att se som en allmän handling. Detsamma gäller tentamensskrivningar som lämnas till skrivningsvakten.

Handlingarna som exempelvis laddas upp på en lärplattform är även att se som allmänna handlingar eftersom de anses expedierade/inkomna.

Examensarbeten och andra uppsatser under grundutbildningen räknas som inkomna när de lämnas för slutlig bedömning. Den handledning som föregår ett sådant inlämnande innebär i allmänhet inte, att en handling blir inkommen.

 

Vad är inte en allmän handling?

Vissa typer av handlingar är normalt inte allmänna handlingar, exempelvis:

  • Minnesanteckningar, så länge innehållet inte ligger till grund för ett beslut eller har betydelse för ett ärende.
  • Utkast och förslag till beslut, rapporter eller liknande, om de inte expedieras, färdigställs eller tas om hand för arkivering.
  • Internpost, interna fax och interna e-postmeddelanden som inte ingår i den slutliga behandlingen av ett ärende. Förteckning av ingående och utgående e-post är däremot offentliga.
  • Facklig post eller annan post som skickas till anställda i egenskap av innehavare av annan ställning, exempelvis information som lämnas från en facklig organisation till ett platsombud på universitetet eller partipost till en politiker.
  • Privat post, även om den skickats till universitetet. En god idé är att inte blanda post till universitetet med privat post och att i möjligaste mån undvika att använda universitetets e-postsystem för privata meddelanden. Observera att universitetets e-postsystem inte får nyttjas för bisyssloverksamhet.

Sekretess

En allmän handling är som huvudregel offentlig. I vissa fall kan man dock sekretessbelägga uppgifter och delar i allmänna handlingar, men då måste man ha stöd för det i någon av paragraferna i offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400), hädanefter OSL.

Är en uppgift belagd med sekretess är det straffbart att röja den, det vill säga att muntligen eller via utlämnande av handling eller på annat sätt förmedla uppgiften.

Tystnadsplikt

Offentlighetsprincipen begränsas av de bestämmelser som tystnadsplikt som finns i OSL. Är en uppgift belagd med sekretess är det straffbart att röja den för en utomstående. Bestämmelserna avser ett förbud att röja uppgift, oavsett om detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Tystnadsplikten gäller anställda vid en myndighet och andra som har uppdrag inom myndigheten och som har en sådan anknytning till myndigheten att de kan sägas delta i verksamheten (2 kap. 1 § OSL).

Den som någon gång har omfattats av tystnadsplikt fortsätter att omfattas av tystnadsplikten även efter det att personen har lämnat sin tjänst eller sitt uppdrag.

Tystnadsplikt och sekretess gäller även inom en myndighet, mellan olika handläggare och ärenden, s.k. inre sekretess. Det är enbart den eller de tjänstemän som för handläggningen av ett ärende eller fullgörande av sina arbetsuppgifter har behov av en sekretessbelagd uppgift som får ta del av den.

Sekretess inom universitetets forskningsverksamhet

Om forskare i ett forskningsprojekt begär ut handlingar från en annan myndighet kan dessa handlingar vara sekretessbelagda enligt OSL hos den utlämnande myndigheten. Vid ett utlämnande blir den aktuella sekretessbestämmelsen i OSL även tillämplig på handlingarna sedan de utlämnats till forskaren vid universitet (11 kap. 3 § OSL).

Som forskare måste du vara observant på om de handlingar (den data) du hanterar i projektet kan omfattas av sådan överförd sekretess. Överväger du att dela forskningsdata med annan part i projektet behöver en prövning ske om ett sådant utlämnade kan ske med hänsyn till eventuell sekretess.

Hos universitetet gäller också sekretess om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som bedrivs i samverkan med den enskilde. Sekretessen gäller om det måste antas att den enskilde har deltagit i forskningssamverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs (24 kap. 5 § OSL).

Oavsett att sådant sekretesskydd kan föreligga för uppgifter som ett företag lämnar ut till universitetet, kan universitetet aldrig garantera sekretess i ett avtal. Utformningen av sekretessklausulerna i sådana avtal behöver granskas av universitetsjurist.

Utlämnande av allmän handling

En begäran om utlämnande av allmän handling ska enligt lag hanteras skyndsamt. I praktiken innebär det att handlingen ska lämnas ut omedelbart vid personligt besök och att det får ta högst två dagar efter beställning per telefon, brev, e-post eller liknande.

Handlingen lämnas ut i papperskopia eller så ska sökanden ges möjlighet att ta del av handlingen i kopia på plats i universitetets lokaler. Det finns inget som hindrar att den som tar del av handlingen på plats i universitetets lokaler fotograferar den, t ex med sin mobiltelefon.

Om det underlättar för universitetets handläggning och de allmänna handlingarna inte innehåller personuppgifter kan handlingen lämnas ut i elektronisk form. Se även Personuppgifter och allmänna handlingar och Personuppgifter och e-post
(rubrikerna längst ner på sidan).

Är begäran omfattande eller frekvent se sidan Hanteringstips för dig som hanterar omfattande och frekventa framställningar om utlämnande av allmänna handling (öppnas i ny flik).

Handlingen ska sekretessprövas innan den lämnas ut

Om handlingen bedöms vara allmän måste en sekretessprövning göras innan den lämnas ut. Finns det uppgifter i handlingen som skyddas av någon paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen får de uppgifterna inte röjas.

Om den som förvarar handlingen är osäker på om uppgifterna kan lämnas ut eller inte ska universitetsjurist rådfrågas.

Vägrar den som förvarar handlingen att lämna ut den, ska den som begärt ut handlingen erbjudas att få frågan prövad av universitetsdirektören.

Universitetet ska ta ut avgift

Universitetet ska ta ut avgift enligt avgiftsförordningen (1992:191) för kopior av allmänna handlingar som begärs ut. När det gäller papperskopior är normalt de nio första sidorna gratis, men om beställningen omfattar tio sidor eller mer tas en avgift ut per sida. Tio sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor styck. Även avgift för porto eller annan särskild kostnad för att skicka den begärda handlingen får tas ut. Avgift ska även tas ut om handlingen i undantagsfall kan lämnas ut digitalt.

Rätt att vara anonym

Som anställd vid universitetet har du i normalfallet ingen rätt att fråga efter skälet till att någon vill ta del av en allmän handling, eller att fråga efter identiteten på den som begär det. Alla, både svenska och utländska medborgare, har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess och det kan ske helt anonymt.

Har du frågor eller vill ha råd i frågor om utlämnande av allmänna handlingar? Kontakta universitetsjurist, arkivarie eller registrator.

Mer om offentlighet och sekretess

Kontaktinformation

Chatarina Larson
090-786 5351

Linda Lundmark
090-786 5088

Maria Karlsson
090-786 6932

Marit Juselius
090-786-8071

Tina Nordström
090-786 9285

Tobias Nyström (tjänstledig)
090-786 8828

E-post skickas till
universitetsjurist@umu.se

Kontaktinformation

Registrator
Besöksadress
Förvaltningshuset, plan 3
Universitetstorget 16

registrator@umu.se

Kontaktpersoner

Chatarina Wiklund
090-786 53 46

Dennis Jakobsson
090-786 51 24

Fredrik Hamrin
090-786 59 10

Chatarina Larson
2020-06-16