Planering och uppföljning

Processen för verksamhetsplanering och intern uppföljning vid universitetet består av planering samt uppföljning av genomfört arbete.

Årscykeln 2018

Nedan illustreras processen och preliminära tidpunkter för verksamhetsplanering och uppföljning år 2018. Tidpunkterna fastställs av universitetsstyrelsen i samband med styrelsemötet i februari år 2018.

Planering

Rektor beslutade i oktober 2017 om verksamhetsplan för Umeå universitet år 2018, denna beskriver Umeå universitets övergripande uppdrag och mål, samt universitetsledningens särskilda prioriteringar och målsättningar för år 2018. Verksamhetsplanen är således inte ett fullständigt planeringsdokument över universitetets verksamhet men beskriver de mest prioriterade områdena för aktuellt år. Verksamhetsplanen ska också fungera som ett underlag för fakulteter, Lärarhögskolan, universitetsförvaltning, universitetsbibliotek samt institutioner och enheter när de i sin tur upprättar sina verksamhetsplaner.

Arbetet med verksamhetsplanering är väl koordinerat med budget för år 2018, vilken universitetsstyrelsen beslutade om i juni år 2017 med kompletterande beslut av rektor i oktober 2017. Budgetpropositionen inför år 2018 (2017/18:1), universitetets budgetunderlag för perioden 2018─2020, samt visionsdokumentet Umeå universitet 2020 ─ Vision och mål, utgör de mest centrala och ledande styrdokumenten för universitetets verksamhet på såväl central-, fakultets- och institutions-/motsvarande nivå. Även inom universitetet finns andra viktiga styrdokument som ska beaktas i processen för verksamhetsplanering och uppföljning, såsom exempelvis styrdokument för arbetsmiljö, lika villkor, kompetensförsörjning, miljöarbete, kvalitetsarbete, m.m.

På sidan för Ekonomisk planering och uppföljning återfinns information gällande planering (budget) av ekonomi.

Uppföljning

Under varje årscykel följs arbetet fortlöpande upp i dialoger mellan universitetsledning och ledning för fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning och Umeå universitetsbibliotek. På motsvarande sätt följer även fakulteter/motsvarande upp arbetet tillsammans med institutioner, centrumbildningar och enheter.

Inför år 2018 har universitetsledningen reviderat modellen för verksamhetsplanearbetet, så att åtgärder blir mer konkreta och revideringsbara. I detta arbete har även ingått att se över delmålens formulering och att prioritera ett antal delmål som ska gälla för hela Umeå universitet. Delmålen ingår i Verksamhetsplan 2018 Umeå universitet. Delmålen har reducerats från att tidigare omfatta 38 till att numera vara 13, varav sju är obligatoriska och därmed ska gälla för samtliga organisatoriska nivåer under förutsättning att de är relevanta för respektive institution/enhet. De obligatoriska delmålen kommer att följas upp på samtliga organisatoriska nivåer genom en universitetsgemensam modell fr.o.m. år 2017. Strategier och uppföljningskriterier för respektive delmål har utarbetats och ingår som bilaga i verksamhetsplan 2018.

Universitetsstyrelsen har beslutat att en årlig uppföljning av fastställda delmål ska ske under perioden 2016‒2018, med rektor som ansvarig för uppföljningen. Fakulteter, Lärarhögskolan, Umeå universitetsbibliotek, Universitetsförvaltning, institutioner och enheter följer upp sin verksamhet och sitt delmålsarbete genom verksamhetsberättelser. I samband med upprättande av verksamhetsberättelsen redovisas även delmålsarbetet och delmålsuppfyllelse bedöms, detta enligt en universitetsgemensam mall.

I dokumentet Anvisningar uppföljning 2017 anges anvisningar för uppföljning av verksamhetsåret 2017.

Till uppföljningsprocessen hör universitetsövergripande dokument såsom bl.a. årsredovisning 2017.

På sidan för Ekonomisk planering och uppföljning återfinns information gällande uppföljning av ekonomi.

Stöd till planering och uppföljning

Som stöd för planering och uppföljning vid Umeå universitet finns uppföljningssystemet Fokus. Läs mer om Fokus.

Gatekeeping

Rektor har beslutat inrätta en gatekeepingfunktion vid Umeå universitet. Syftet med att inrätta gatekeepingfunktion är

  • att så långt som möjligt minimera uppdrag, uppgiftsinhämtande och uppdrag som går ut till fakulteter och institutioner
  • att så långt som möjligt hämta uppgifter ur centrala system
  • att gatekeepingfunktion ansvarar för att koordinera uppgifter som trots detta ändå behöver gå ut till fakulteter och institutioner
  • att gatekeepingfunktion ansvarar för att kvalitetssäkra vissa typer av dokument som går in till rektor för beslut.

Enheter som behöver inhämta uppgifter från verksamheten ska göra en avstämning med Per Ragnarsson på planeringsenheten innan utskick görs till fakulteter eller institutioner. Beslut om gatekeepingfunktion.

Intern styrning och kontroll

Intern styrning och kontroll är den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sina mål och uppdrag och bedriver verksamheten i enlighet med Myndighetsförordningens krav på effektivitet, regelefterlevnad, tillförlitlig redovisning och god hushållning med tilldelade resurser. Som en del i arbetet med detta upprättar fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning samt Umeå universitetsbibliotek en årlig riskanalys avseende viktiga risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler samt en checklista avseende intern styrning och kontroll, checklistan upprättas även av institutioner och enheter.

Uppföljning av arbetet med intern styrning och kontroll sker i samband med upprättandet av verksamhetsberättelsen och då särskilt med avsikt på upprättad riskanalys och checklista för intern styrning och kontroll. I samband med årsredovisningen ska även universitetets ledning lämna en bedömning om huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. I dokumentet Systembeskrivning – Intern styrning och kontroll år 2018 beskrivs arbetet med intern styrning och kontroll närmare.

Robert Axebro
2018-03-13