Planering och uppföljning

Som utgångspunkt för verksamhetsplanering på alla nivåer vid Umeå universitet ligger universitetets visionsdokument som universitetsstyrelsen fastställde i april 2019 och verksamhetsplan för perioden 2020-2022 som rektor fastställde i februari 2020.

Dokumenten utgör bas för en långsiktig verksamhetsplanering vid universitetet omfattande treårscykler, där inriktningen är att arbeta med tillitsbaserad styrning.

Årscykeln 2020

Nedan illustreras processen och tidpunkter för verksamhetsplanering och uppföljning år 2020. 

 

Foto:

 

Planering

Rektor beslutade i februari 2020 om verksamhetsplan för Umeå universitet år 2020-2022. Baserat på fakulteternas, Lärarhögskolans, Universitetsbibliotekets samt Universitetsförvaltningens fastställda verksamhetsplaner har ett antal övergripande teman identifierats, liksom indikatorer för verksamheten 2020-2022. Verksamhetsplanen innehåller också uppdrag från regleringsbrev som följs upp av universitetsgemensam nivå baserat på fakulteternas eller Lärarhögskolans rapportering.

Arbetet med verksamhetsplanering är väl koordinerat med budget för år 2021, vilken universitetsstyrelsen fastställde i juni 2020. Budgetpropositionen inför år 2020 (2019/20:1), universitetets budgetunderlag för perioden 2021─2023, samt visionsdokumentet Vision för Umeå universitet, utgör de mest centrala och ledande styrdokumenten för universitetets verksamhet på såväl central-, fakultets- och institutions-/motsvarande nivå. Även inom universitetet finns andra viktiga styrdokument som ska beaktas i processen för verksamhetsplanering och uppföljning, såsom exempelvis styrdokument för arbetsmiljö, lika villkor, kompetensförsörjning, miljöarbete, kvalitetsarbete, m.m.

På sidan för Ekonomisk planering och uppföljning återfinns information gällande planering (budget) av ekonomi.

Uppföljning

I samband med att universitetsstyrelsen fastställde Vision för Umeå universitet är inriktningen att arbeta med tillitsbaserad styrning. Under varje årscykel följs arbetet fortlöpande upp i dialoger mellan universitetsledning och ledning för fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning och Umeå universitetsbibliotek. På motsvarande sätt följer även fakulteter/motsvarande upp arbetet tillsammans med institutioner, centrumbildningar och enheter.
Varje organisatorisk enhet ska årligen fastställa en avstämning av den egna enhetens verksamhetsplan. 

Till uppföljningsprocessen hör universitetsövergripande dokument såsom bl.a. årsredovisning 2019.

På sidan för Ekonomisk planering och uppföljning återfinns information gällande uppföljning av ekonomi.

Stöd till planering och uppföljning

Som stöd för planering och uppföljning vid Umeå universitet finns uppföljningssystemet Fokus. Läs mer om Fokus.

Gatekeeping

Genom beslut av rektor har Umeå universitet en s.k. gatekeepingfunktion (Dnr: UmU 103-1917-09). Syftet med funktionen är att förhindra onödig administration och frigöra tid för kärnuppdraget.

Gatekeepingfunktionen består av flera beståndsdelar, dvs det är inte en person, en fysisk plats eller en enhet som utgör funktionen, utan det är en beteckning på en styrnings- och ärendeprocessmodell där utångspunkterna ska vara;

  • att så långt som möjligt minimera uppgiftsinhämtande och kvalitetssäkra uppdrag som går ut till fakulteter, Lärarhögskolan, universitetsbibliotek, universitetsförvaltning och institutioner/motsv.
  • att så långt som möjligt hämta uppgifter ur centrala system eller på annat sätt tidigare inhämtade uppgifter.
  • att gatekeepingfunktion ansvarar för att koordinera uppgifter som trots detta ändå behöver gå ut till verksamheten.
  • att gatekeepingfunktion ansvarar för att kvalitetssäkra vissa typer av dokument som går in till universitetsstyrelsen och rektor för beslut.

Förfrågningar om uppgifter m.m. från förvaltningsenheter ut till fakulteter eller institutioner ska stämmas av med Planeringsenhetens enhetschef.
Kontaktperson: Susanne Fahlgren

Akademisekreteraren är gatekeeper inför universitetsstyrelsen och rektorsmöten. Det innebär b.la att berörd handläggare ska begära tillstånd hos akademisekreteraren innan ett eget initierat ärende tas upp på rektorsmöte.
Kontaktperson: Daniel Andersson

Läs Regel - Gatekeeping vid Umeå universitet här.

Intern styrning och kontroll

Intern styrning och kontroll är den process som syftar till att Umeå universitet med rimlig säkerhet fullgör sina mål och uppdrag och bedriver verksamheten i enlighet med Myndighetsförordningens krav på effektivitet, regelefterlevnad, tillförlitlig redovisning och god hushållning med tilldelade resurser. Som en del i arbetet med detta upprättar fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning samt Umeå universitetsbibliotek en årlig riskanalys avseende viktiga risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler samt lämnar årligen en bedömning hur processen för den interna styrningen och kontrollen inom den egna verksamheten fungerar. Institutioner och enheter upprättar årlige en checklista avseende intern styrning och kontroll.


Uppföljning av arbetet med intern styrning och kontroll sker bl.a. i dialogform mellan universitetsledning och ledning för fakultet/motsvarande. I samband med årsredovisningen ska även universitetets ledning lämna en bedömning om huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. I dokumentet Systembeskrivning – Intern styrning och kontroll år 2020 beskrivs arbetet med intern styrning och kontroll närmare.

Carina Henningsson
2020-08-11