Planering och uppföljning

Som utgångspunkt för verksamhetsplanering på alla nivåer vid Umeå universitet ligger universitetets visions- och strategidokument som fastställs av universitetsstyrelsen våren 2019.

Årscykeln 2019

Nedan illustreras processen och tidpunkter för verksamhetsplanering och uppföljning år 2019.

Planering

Rektor beslutade i juni 2018 om verksamhetsplan för Umeå universitet år 2019, denna beskriver Umeå universitets övergripande uppdrag och mål, samt universitetsledningens särskilda prioriteringar och målsättningar för år 2019. Verksamhetsplanen är således inte ett fullständigt planeringsdokument över universitetets verksamhet men beskriver de mest prioriterade områdena för aktuellt år. Verksamhetsplanen ska också fungera som ett underlag för fakulteter, Lärarhögskolan, universitetsförvaltning, universitetsbibliotek samt institutioner och enheter när de i sin tur upprättar sina verksamhetsplaner.

Arbetet med verksamhetsplanering är väl koordinerat med budget för år 2019, vilken universitetsstyrelsen fastställde i juni år 2018. Budgetpropositionen inför år 2018 (2017/18:1), universitetets budgetunderlag för perioden 2019─2021, samt visionsdokumentet Umeå universitet 2020 ─ Vision och mål, utgör de mest centrala och ledande styrdokumenten för universitetets verksamhet på såväl central-, fakultets- och institutions-/motsvarande nivå. Även inom universitetet finns andra viktiga styrdokument som ska beaktas i processen för verksamhetsplanering och uppföljning, såsom exempelvis styrdokument för arbetsmiljö, lika villkor, kompetensförsörjning, miljöarbete, kvalitetsarbete, m.m.

På sidan för Ekonomisk planering och uppföljning återfinns information gällande planering (budget) av ekonomi.

Uppföljning

Under varje årscykel följs arbetet fortlöpande upp i dialoger mellan universitetsledning och ledning för fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning och Umeå universitetsbibliotek. På motsvarande sätt följer även fakulteter/motsvarande upp arbetet tillsammans med institutioner, centrumbildningar och enheter.

Dokumentet Umeå universitet 2020 - Vision och mål fastställdes 2012 och närmar sig sitt slutår. Arbete pågår med att ta fram ett nytt visions- och strategidokument för 2020 - 2025. Obligatoriska delmål för 2018-2019 följs upp på samtliga organisatoriska nivåer genom en universitetsgemensam modell. Strategier och uppföljningskriterier för respektive delmål har utarbetats och ingår som bilaga i verksamhetsplan 2019.

Universitetsstyrelsen har beslutat att en årlig uppföljning av fastställda delmål ska ske under perioden 2016‒2018, med rektor som ansvarig för uppföljningen. Fakulteter, Lärarhögskolan, Umeå universitetsbibliotek, Universitetsförvaltning, institutioner och enheter följer upp sin verksamhet och sitt delmålsarbete genom verksamhetsberättelser. I samband med upprättande av verksamhetsberättelsen redovisas även delmålsarbetet och delmålsuppfyllelse bedöms, detta enligt en universitetsgemensam mall.

I dokumentet Anvisningar uppföljning 2018 anges anvisningar för uppföljning av verksamhetsåret 2018. Anvisningar för uppföljning av verksamhetsåret 2019 fastställs av rektor hösten 2019.

Till uppföljningsprocessen hör universitetsövergripande dokument såsom bl.a. årsredovisning 2018.

På sidan för Ekonomisk planering och uppföljning återfinns information gällande uppföljning av ekonomi.

Stöd till planering och uppföljning

Som stöd för planering och uppföljning vid Umeå universitet finns uppföljningssystemet Fokus. Läs mer om Fokus.

Gatekeeping

Rektor har beslutat inrätta en gatekeepingfunktion vid Umeå universitet. Syftet med att inrätta gatekeepingfunktion är

  • att så långt som möjligt minimera uppdrag, uppgiftsinhämtande och uppdrag som går ut till fakulteter och institutioner
  • att så långt som möjligt hämta uppgifter ur centrala system
  • att gatekeepingfunktion ansvarar för att koordinera uppgifter som trots detta ändå behöver gå ut till fakulteter och institutioner
  • att gatekeepingfunktion ansvarar för att kvalitetssäkra vissa typer av dokument som går in till rektor för beslut.

Enheter som behöver inhämta uppgifter från verksamheten ska göra en avstämning med Per Ragnarsson på planeringsenheten innan utskick görs till fakulteter eller institutioner. Beslut om gatekeepingfunktion.

Intern styrning och kontroll

Intern styrning och kontroll är den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sina mål och uppdrag och bedriver verksamheten i enlighet med Myndighetsförordningens krav på effektivitet, regelefterlevnad, tillförlitlig redovisning och god hushållning med tilldelade resurser. Som en del i arbetet med detta upprättar fakulteter, Lärarhögskolan, Universitetsförvaltning samt Umeå universitetsbibliotek en årlig riskanalys avseende viktiga risker kopplade till bestämmelser, lagar och regler samt en checklista avseende intern styrning och kontroll, checklistan upprättas även av institutioner och enheter.

Uppföljning av arbetet med intern styrning och kontroll sker i samband med upprättandet av verksamhetsberättelsen och då särskilt med avsikt på upprättad riskanalys och checklista för intern styrning och kontroll. I samband med årsredovisningen ska även universitetets ledning lämna en bedömning om huruvida verksamhetens process för intern styrning och kontroll är betryggande. I dokumentet Systembeskrivning – Intern styrning och kontroll år 2019 beskrivs arbetet med intern styrning och kontroll närmare.

Robert Axebro
2019-06-05