Bevarande av elektroniska handlingar

Elektroniska allmänna handlingar

Vid Umeå Universitet sker en digital hantering av allmänna handlingar som myndigheten måste bevara och förvalta. Enligt riksarkivets föreskrifter ska handlingar bevaras i den form som handlingen är upprättad i om inte annat framgår av föreskrifter (RA-FS 1991:1).

I dagsläget har Umeå universitet inget system för att bevara elektroniska handlingar (e-arkiv), men vi måste ändå se till de elektroniska allmänna handlingar som finns kan bevaras för framtiden.
Det åligger varje institution att själva lagra sina handlingar på ett korrekt sätt, enligt de föreskrifter och lokala tillämpningsbeslut som gäller vid Umeå universitet.

Lagring av elektroniska handlingar

Beroende av vilken handlingstyp det gäller ser lagringsalternativen olika ut. Många handlingar hanteras i dag direkt i system, som välkomstbrev, eller laddas upp i lärplattformar, som vissa typer av utbildningsmaterial. Om handlingen finns i ett system, kan det lagras där tills arkivering kan ske. Se dokumenthanteringsplanerna i regelverk, under Arkiv och diarium för mer information.

De digitala handlingar som hanteras utanför system måste placeras på en säker lagringsyta. Ytan måste ha funktion för backup och vara skyddad från åtkomst av obehöriga.

Kontakta ITS eller se Lathund för nyttjande av digitala samarbetsverktyg och lagringsytor inom ramen för Umeå universitets verksamhet i högerspalten för att avgöra vilka behov enheten eller institutionen har.

Märka upp filer

För att underlätta en framtida arkivering av elektroniska handlingar rekommenderas att filer döps på ett systematiskt sätt. Se nedan för exempel.

Diarieförda handlingar:
<institution/motsvarande > <ärendenummer><handlingstyp>

Utbildningsmaterial (handlingar som laddas upp i lärplattform):
<kurskod> <handlingstyp> <termin>

Systematiskt ordnade handlingar (handlingar som inte är diarieförda eller lagras i lärplattform/system):
<institution/motsvarande> <handlingstyp> <datum för fastställande>

E-arkiv

Just nu pågår en upphandling av e-arkiv, mer information om e-arkivet och hur e-arkivering kommer gå till kommer publiceras här längre fram.

Kontaktinformation

Eva-Lisa Holmström

Erik Thorsten

Stina Lindh

Besöksadress
Förvaltningshuset, plan 3

Beskrivning av vilken information du får lagra och hantera i vilken tjänst

Erik Thorsten
2020-09-22