Ansöka om uppehållstillstånd

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Forskare och doktorander från länder utanför EU är undantagna krav på arbetstillstånd men måste ha ett uppehållstillstånd som ger dem rätt att bedriva forskarstudier och arbeta i Sverige. Universitetet behöver ta fram rätt intyg och handlingar till en ansökan till Migrationsverket.

 

Foto:

 

På den här sidan beskrivs hur en ansökan för uppehållstillstånd går till. 

Att ansöka om uppehållstillstånd för forskare

Uppehållstillstånd för forskare kan sökas av personer som ska bedriva forskning vid Umeå universitet. 

Det är innehållet i arbetsuppgifterna som avgör vilket tillstånd som ska sökas, inte vilken befattningen som personen har. För uppehållstillstånd gäller t.ex. postdoktor (både anställda och stipendiater), forskare, bitr. universitetslektor, universitetslektor, professor, forskningsingenjör, förste forskningsingenjör, projektassistent.

Vissa befattningar som t.ex. förste forskningsingenjör kan innehålla arbetsuppgifter som inte har med forskning att göra, personen ska då i stället ansöka om ett arbetstillstånd. Detsamma gäller för de universitetslektorer som enbart kommer att undervisa.

Uppehållstillstånd för forskare ska inte sökas av personer som är antagna till forskarutbildning, av utbytesdoktorander, eller arbetstagare som inte ska forska.

Att ansöka om uppehållstillstånd för forskare går till så här:

Steg 1: Umeå universitet utfärdar ett mottagningsavtal till forskaren och i vissa fall ett försäkringsintyg

För att ansöka om uppehållstillstånd behöver forskarenbifoga ett mottagningsavtal som utfärdas av institutionen. 

Mottagningsavtalet är en inbjudan från arbetsgivaren som intygar att det finns ett uppdrag för forskaren och vilken tidsperiod det gäller. Avtalet är inte juridiskt bidande och ska inte ses som ett anställningserbjudande. Det är viktigt att invänta beslut om uppehållstillstånd innan anställningsavtalet upprättas. 

Blanketten ska undertecknas av prefekt eller forskningsledare för Umeå universitets räkning, samt av den sökande forskaren.

Samma blankett för mottagningsavtal används för anställda forskare som för stipendiater men fylls i olika.

Utkast mottagningsavtal anställd

Utkast mottagningsavtal stipendiat

Om mottagningsavtalet omfattar en kortare tid än ett år eller om forskaren är en postdoktorstipendiat behöver avtalet kompletteras med ett försäkringsintyg som visar att forskaren omfattas av Kammarkollegiets försäkring för utländska besökare

Detta intyg fylls i och undertecknas av prefekten.

Intyg Kammarkollegiet - försäkring för utländska medarbetare

Steg 2: Forskaren ansöker online på Migrationsverkets hemsida

När mottagningsavtal och eventuella bilagor är ifyllda och undertecknade av Umeå universitet skickas de till den sökande forskaren.

Forskaren gör sin ansökan via Migrationsverkets e-tjänst. Förutom mottagningsavtal med bilagor behöver forskaren kunna visa upp ett pass som är giltigt under hela den planerade vistelsetiden.

Migrationsverket kräver att den sökande ska ha tillräckligt med pengar för vistelsen i Sverige och resan tillbaka till hemlandet.

Ansökan om arbetstillstånd för forskare medför en avgift på 1 500 kronor.

Steg 3: Migrationsverket beslutar om att bevilja eller avslå ansökan

När Migrationsverket har fattat sitt beslut skickas det den sökande. Den representant för arbetsgivaren Umeå universitet som undertecknat mottagningsavtalet får ett besked som anger om tillstånd har beviljats eller inte.

Forskaren kan beviljas ett uppehållstillstånd som är giltigt för samma tid som mottagningsavtalet omfattar, men aldrig längre än personens pass är giltigt.

Ett beslut om avslag kan överklagas inom tre veckor. Information om hur man gör finns i forskarens beslut.

Steg 4: Handlingar som behövs för resa till Sverige

Personer som beviljas uppehållstillstånd får ett uppehållstillståndskort. Processen för att få kortet skiljer sig åt beroende på vilket land personen kommer från. 

Viseringsfria personer: Kan resa in i Sverige med godkänt uppehållstillstånd och giltigt pass. Snarast möjligt efter inresa ska de besöka Migrationsverket och slutföra ansökan om kortet och lämna sina biometriska uppgifter. Migrationsverket lämnar instruktioner i beslutet.

Ej viseringsfria personer: Måste vänta i hemlandet till uppehållstillståndet är klart. Detta ska visas upp vid inresa tillsammans med giltigt pass.

Att ansöka om uppehållstillstånd för doktorander

Doktorander som är medborgare i ett land utanför EU/EES behöver ett uppehållstillstånd för att få bedriva forskarstudier i Sverige.

Det första uppehållstillståndet beviljas för två år och därefter behöver doktoranden ansöka om förlängning som kan beviljas för maximalt två år i taget.

1. Förstagångsansökan

​När rekryteringsprocessen är klar ska doktoranden antas till forskarutbildningen. Handläggningen kan se olika ut då den hanteras av respektive fakultet.

När antagningen är klar kan doktoranden ansöka om uppehållstillstånd för att få bedriva forskarstudier i Sverige.

I sin ansökan om uppehållstillstånd ska doktoranden bifoga

  • ett formellt antagningsbeslut
  • ett kompletterande studieintyg från institutionen

Dessa dokument tas fram av forskningsledare med stöd av HR.

Lärosätets formella antagningsbeslut

I antagningsbeslutet ska det framgå att antagningen är slutförd och inte villkorad.

Det är viktigt att tänka på att det är det formella beslutet om antagning som den sökande ska skicka med sin ansökan till Migrationsverket. Eftersom att antagningsprocessen skiljer sig åt mellan fakulteterna finns olika förutsättningar för hur antagningsbeslutet ser ut. 

Det är för Migrationsverket nödvändigt att det formella antagningsbeslutet innehåller:

  • namn på den sökande
  • personnummer/födelsedatum för den sökande
  • huvudhandledare
  • eventuella biträdande handledare
  • planerad examen
  • licentiatexamen eller doktorsexamen
  • underskrift av beslutsansvarig, exempelvis dekan, prefekt eller institutionens studierektor
  • berörd institution eller motsvarande.

Information som lämnas i antagningsbeslutet behövs vid första ansökan, även om man inte säkert vet datum för examen så ska det anges. Datum för examen kan ändras under tiden p.g.a. olika omständigheter. Redogörelse för det skrivs fram i kommande förlängningsansökningar.  

Om Migrationsverket kräver utdrag ur Ladok

Om Migrationsverket begär att antagningsbeslutet ska kompletteras med ett utdrag ur Ladok, kontakta Studentcentrum för att få hjälp med ett tillfälligt nummer som behövs för att kunna anta personen i Ladok.

Efter att du har fått det tillfälliga numret kan antagningen göras enlig vanlig rutin och antagningsbeskedet kan skrivas ut.

När doktoranden har fått ett svenskt personnummer måste det tillfälliga numret ändras till personnumret vilket görs genom att doktoranden besöker Infocenter.

Kompletterande studieintyg från institutionen

Detta intyg ska innehålla information som inte finns med i det formella antagningsbeskedet.

Som stöd för vad studieintyget behöver innehålla, se Migrationsverkets checklista. Observera att studieintyget ska skrivas under av handledaren.

Blanketter och check­listor – högre utbild­ning (migrationsverket.se)

2. Förlängningsansökan

Som arbetsgivare ska vi säkerställa att medarbetaren har ett giltigt uppehållstillstånd under hela doktorandperioden.

En ansökan om förlängning av uppehållstillstånd kan lämnas in tidigast 6 månader innan det nuvarande uppehållstillståndet upphör. 

Under handläggningstiden rekommenderas doktoranden att inte resa utanför Sverige eftersom de kan nekas inträde då inget giltigt tillstånd finns att uppvisa vid inresa.

Studieintyg

I sin ansökan om förlängning av uppehållstillstånd ska doktoranden bifoga ett studieintyg från handledaren som innehåller information om bland annat vilken utbildning doktorander går och om doktoranden har gjort godtagbara framsteg i sina studier.

Som stöd för vad studieintyget behöver innehålla, se Migrationsverkets checklista

Blanketter och check­listor – högre utbild­ning (migrationsverket.se)

Viktigt att veta om uppehållstillstånd för forskarstudier

Personen ska vara antagen till forskarstudier på heltid och under sin tid göra godtagbara framsteg i sina studier.

Frånvaro enligt HF som bedöms som giltiga skäl för förlängning som t.ex. sjukdom, föräldraledighet och vård av barn godkänns även av Migrationsverket. Annan frånvaro som t.ex. tjänstledighet eller eget önskemål om att gå ner i omfattning godkänns inte av Migrationsverket. Doktoranden har då inte uppfyllt kraven för uppehållstillstånd för studier vilka är heltidsstudier och godtagbara resultat.

Längre frånvaro från Sverige kan också påverka kraven vid en förlängningsansökan. Godtagbara resultat gäller enbart för forskarstudier i Sverige och eventuella samarbeten där doktoranden utför delar av sina forskarstudier i ett annat land kan påverka både utfallet för förlängningsansökan men även i de fall doktoranden önskar ansöka om ett permanent uppehållstillstånd. Vid den senare räknas totala tiden då personen är närvarande i Sverige.

Kontakt

För stöd i frågor kring rekrytering och mottagande av internationella medarbetare, stipendiater och medföljande familj är du välkommen att kontakta International Staff Support.

Stöd till Teknisk-naturvetenskaplig fakultet samt Humanistisk fakultet

 

Foto:

Rosita Nilsson
HR-strateg vid Personalenheten
✉ rosita.nilsson@umu.se
📞 090-786 54 69

 

Stöd till Medicinsk fakultet och Samhällsvetenskaplig fakultet

 

Foto:

Torbjörn Forsberg
HR-strateg vid Personalenheten
torbjorn.forsberg@umu.se
📞 090-786 70 80

Rosita Nilsson
2021-09-20