Ta emot lärare och personal på utbyte

Universitet får ofta förfrågningar från personal på utländska lärosäten om att besöka oss för att ta del av hur vi arbetar. Det handlar ofta om lärar- och personalutbyte inom Erasmus+,

Dessa besök brukar vara från några dagar upp till några veckor. När du får en förfrågan om att vara värd för en person från ett annat lärosäte, finns det en hel del saker att tänka på för att besöket ska bli så bra som möjligt. Det är viktigt att båda parter har samma förväntningar på besöket.

International Office har tagit fram rekommendationer för att ta emot personal inom Erasmus+. Dokumenten är frivilliga att använda.

Ett lärar- eller personalutbyte brukar börja med att man får en förfrågan, ofta på mail, om ett besök. Om du bedömer förfrågan som intressant går du vidare med följande steg innan ansökan accepteras:

  1. Skicka "Application Form - Statement of Intent" till personen att fylla i. Acceptera inte otydligt formulerade ansökningar. Be personen komplettera om ansökan är för svävande.
  2. Diskutera besöket med kollegor som eventuellt kan bli inblandade. Förhandla med personen ifall det är något som ni inte kommer att kunna erbjuda eller ifall det finns en tidsperiod som skulle fungera bättre än den som personen föreslår.

Att fundera över

  • Vad är bakgrunden till besöket? Vilket syfte har besökaren? Vilket mervärde blir det för vår institution/enhet?
  • Planerad tidsperiod?
  • Var kan personen ha sin arbetsplats?
  • Planerade arbetsuppgifter?
  • Vem är kontaktperson vid institutionen/enheten? Hur mycket tid kommer det att ta i anspråk?
  • Andra medarbetare/institutioner/enheter som kommer att engageras i besöket?

Vad du som kontaktperson förväntas göra

Innan ankomst

  • Skicka ett inbjudningsbrev och en work plan (enligt mallar).
  • Undersök möjlighet till boende via Housing Office.
  • Om det rör sig om en kortare vistelse, eller det inte är möjligt att få boende via Housing Office, kan du tipsa besökaren om hotell/vandrarhem.
  • Ha löpande kontakt med besökaren så att du vet att hen planerar att komma, och vilka datum hen anländer och reser hem.
  • Boka in en guidad tur på campus.
  • Boka in eventuella möten med andra enheter eller institutioner.
  • Skicka ett schema (se mall) till besökaren minst en vecka innan ankomst.
  • Vid kortare besök: dubbelkolla ifall hen tänker ta med egen laptop. Om inte, undersök vilka möjligheter det finns till en lånedator.
  • Skapa ett gästkonto.
  • Förbered informationsmapp med material, t.ex. kriskort, broschyrer: https://www.aurora.umu.se/stod-och-service/kommunikation/informationsmaterial/
  • Skicka ett mejl till alla på din enhet/institution så att de vet om att besökaren kommer.
  • Uppdatera vid behov Work plan med mer detaljerad information om tillvägagångssätt för arbetsuppgifterna.

Första dagen

  • Ordna passerkort.
  • Se till att dator och skrivare fungerar.
  • Presentera kollegorna och visa besökaren runt.
  • Gå en kort tur i omgivningarna och visa var man kan köpa lunch. Tipsa om fritidsaktiviteter.
  • Gå igenom Work Plan och schemat och förklara arbetstider, flextid, fika och lunch samt arbetsuppgifterna och de olika mötena som bokats in. Lämna över informationsmapp och gå igenom den.
  • Ge en övergripande presentation av Umeå universitet och er institution/enhet.
  • Ät lunch med besökaren.

Löpande

  • Tänk på att alltid prata engelska när besökaren är närvarande.
  • Ha en kort avstämning en gång per vecka för att se till att allt är okej och flyter på enligt plan.
  • Hjälp till att boka nya möten vid behov.
  • Se till att personen inkluderas i enhets-/institutionsgemensamma möten, fikan, after-work etc.

Mot slutet

  • Avslutande möte för att fånga upp synpunkter och erfarenheter.
  • Anordna någon slags avslutningsfika eller lunch
  • Köp en liten Umu-/Sverigepresent.
Sandra Lundström
2021-06-23