Upprätta ett URA-avtal

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Vid utlandsstationering regleras anställningsförhållanden och förmåner i ett så kallat URA-avtal. Här finns information om hur ett URA-avtal upprättas på rätt sätt.

 

Foto:

På sidan Utlandsstationerade medarbetare finns information om det centrala kollektivavtalet URA som reglerar utlandstjänstgöring.

Enligt kollektivavtalet ska ett URA-avtal tecknas mellan arbetsgivare och arbetstagare vid stationering utomlands.

Vid Umeå universitet upprättas URA-avtalet enligt riktlinjer som har tagits fram av Personalenheten. URA-avtalet är en bilaga som innehåller ett anställningsavtal samt ett URA-avtal. Anställningsavtalet och URA-avtalet ska hållas samman under hela handläggningsprocessen.

👥 Chefens ansvar och stöd

Prefekt eller chef är ytterst ansvarig för upprättandet av URA-avtalet men en samordnare kan utses, förslagsvis en HR-administratör på institutionen.

Prefekt och ev. samordnare ska komma överens med HR-stödet på fakulteten om hur arbetet med att upprätta URA-avtalet ska se ut.

Om det uppstår behov av råd och stöd kan Personalenheten kontaktas.

För mer detaljerad information om ansvarsfördelning, se steg-för-steg-instruktionen på denna sida.

Mall för URA-avtal

Mallen för anställningsavtal med URA-avtal ska alltid användas inom Umeå universitet vid upprättade av ett URA-avtal.

Anställningsavtal med URA-avtal

Steg för steg: rutin för upprättande av URA-avtal

Personalenheten har tagit fram en lathund för användning av mallen för ansvtällningsavtal med URA-avtal.

Lathunden ligger till grund för instruktionerna under Steg för steg: rutin för upprättande av URA-avtal på denna sida.

Lathund: Rutiner vid upprättande av URA-avtal

Personalenheten har också tagit fram ett dokument med saker som är viktiga att tänka på inför utlandsstationering av medarbetare.

Som prefekt eller chef bör du läsa igenom denna vägledning för att få förståelse och överblick över alla de aspekter som ingår när ett URA-kontrakt ska upprättas.

Vägledning: Information checklista URA-avtal

1. Diskussion mellan prefekt/chef och medarbetare

Prefekt eller chef träffar arbetstagaren för att få vetskap om hur uppdraget ser ut och eventuella önskemål från medarbetaren. Avstämning av befintlig budget behöver göras. Underlag för tilldelade medel ska finnas.

2. Utkast till URA-avtal

Med utgångspunkt i underlaget och diskussionen med medarbetaren arbetar prefekt/chef och ev. samordnare fram ett första förslag utkast till URA-avtal. Observera att anställningsavtalet inte får fyllas i förrän villkoren i URA-avtalet är helt klara och överenskomna (se punkt 5. Upprättande av anställningsavtal nedan).

3. Ekonomisk avstämning

Institutionens eller enhetens ekonomiansvariga stämmer av utlandsbeloppen mot den befintliga budgeten. Utlandsbeloppen revideras om det visar sig nödvändigt.

4. Granskning

Efter den ekonomiska avstämningen skickas URA-avtalet till HR-stödet på fakulteten för granskning. Vid behov kan HR-stödet på fakulteten kontakta Personalenheten för att bistå i granskningen. Personalenheten kontaktar Arbetsgivarverket om det finns specifika frågor som behöver granskas ännu mer ingående.

5. Upprättande av anställningsavtal

När samtliga inblandade parter är överens om villkoren i URA-avtalet kan anställningsavtalet på sida ett fyllas i. Detta görs i samråd med fakultetens personalsekreterare, som till exempel bör involveras för att ange korrekt BESTA-kod för anställningen.

Det nya anställningsavtalet innebär att medarbetaren kommer att bli tjänstledig från sin grundanställning vid Umeå universitet. Detta sker automatiskt.

6. Eventuellt diarienummer

I vissa fall behöver ett diarienummer skapas för att anställningsavtalet ska kunna skrivas under. Detta gäller

  • vid utlysta anställningar
  • vid anställningar av professorer, vilka beslutas av rektor

7. Undertecknande av anställningsavtal

Anställningsavtalet undertecknas i två original enligt gällande delegationsordning vid respektive fakultet.

Ett original skickas lämnas till arbetstagaren.

8. Arkivering

Om anställningsärendet har ett diarienummer ska ett original skickas till registraturen för arkivering och en kopia skickas till Löneadministration för registrering av anställning i Primula. 

Om ärendet inte har ett diarienummer skickas ett original till Löneadministraitionen för arkivering i personakt och registrering.

9. Registrering i Primula

Anställningen ska inte registreras i Primula av HR på institution eller fakultet. En lönespecialist på löneadministrationen ansvarar för att registrera anställningen i Primula och lägga in eventuella utlandsbelopp när anställningsavtalet med tillhörande URA-avtal skickats in.

10. Anmälan till myndigheter i tjänstgöringslandet

Om utlandsstationeringen ska ske i ett EU-land ska anmälan till landets motsvarighet till Arbetsmiljöverket göras.

Information om kontaktvägar finns på EU:s webbplats:

National liaison offices and authorities -Employment, Social Affairs & Inclusion -European Commission (europa.eu)

 

Ansvarsfördelning för administration kopplad till URA-kontrakt

👥 Lönespecialist på Personalenheten ansvarar för att registrera URA-anställningen i Primula. De ansvarar även för att justera belopp i URA-kontraktet där tillägg för merkostnader och medföljande har angetts som en procentuell andel av aktuellt högstbelopp och som löper över års-och halvårsskiften. Merkostnadsbeloppen redigeras två gånger per år.

👥 HR-stöd på institutionen/motsvarande ansvarar för att

  • kontrollera att semesterdagar tas ut i enlighet med upprättat URA-avtal
  • förlägga dagar som inte har tagits ut inom kontraktsperioden.

Vid förändringar i URA-kontraktet: kontakta stödfunktion vid Personalenheten. 

​URA-försäkring

Umeå universitet har tecknat en samlingsförsäkring för anställda som är stationerade utomlands. Försäkringen innehåller bland annat ett personskadeskydd som motsvarar en reseförsäkring. Försäkringarna gäller även för de medföljande som är inskrivna i URA-avtalet.

URA-försäkring

Relaterad information utanför umu.se

URA Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands (centralt kollektivavtal på arbetsgivarverket.se)

URA Agreement on overseas contracts and guidelines on employment conditions in service abroad (engelsk version av centralt kollektivavtal på arbetsgivarverket.se)

Utlandsstationering med URA (vägledning för arbetsgivare på arbetsgivarverket.se)

Kontakt

 

Foto:

 Rosita Nilsson

HR-strateg vid Personalenheten
rosita.nilsson@umu.se
📞 090-786 54 69

Rosita Nilsson
2021-06-11