Reseräkningar och utlägg

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Denna sida syftar till att ge granskare och chefer den kunskap som behövs för att hantera reseräkningar och utlägg korrekt och effektivt.

 

Foto:

Eget utlägg innebär att en anställ tar en kostnad för arbetsgivarens räkning. En förutsättning för att få ersättning är att inköpet har godkänts i förväg av beslutande chef.

 En HR-administratör kan utses till granskare och får då till

👥 Chefens ansvar

Prefekt eller chef är ansvarig för ekonomin inom en institution eller enhet. En del av detta ansvar är att fatta beslut om utbetalningar. Det är alltså chefens ansvar att besluta om reseräkningar och utlägg.

Det ekonomiska ansvaret innebär att säkerställa

  • att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet
  • att utgiften ryms inom ramen för institutionens resurser
  • att medlen används enligt gällande regler.

👥 Rollen som granskare

För att avlasta prefekter och chefer har Umeå universitet inrättat rollen granskare.

Prefekt eller chef kan fatta beslut om att utse en granskare för institutionen eller enheten.

Uppgiften som granskare handlar om att gå igenom underlag till utlägg och reseräkningar och säkerställa att det stämmer överens med rådande regler.

Granskaren ska kontrollera att program och utlägg finns med som bilaga i ärendet innan ärendet går till chef.

Granskaren har också till uppgift att

  • registrera reseräkningar och utlägg för personer som inte är anställda vid Umeå universitet och därmed inte har tillgång till PASS
  • säkerställa att underlag till reseräkningar arkiveras på ett korrekt sätt i minst två kopior
  • vara institutionens/enhetens kontaktperson för information vid förändringar i granskningsflödet.

Rutiner för att skicka in utlägg eller reseräkning

Generellt ska medarbetare skicka in sina utlägg via formuläret Resor/utlägg i PASS.

I följande fall gäller dock andra rutiner.

Friskvårdsbidrag

För friskvårdsbidrag finns det ett särskilt formulär i PASS. Rektor har beslutat att alla medarbetare friskvårdsbidrag oavsett anställningsform ska ha rätt till friskvårdsbidrag.

Regel för friskvård vid Umeå universitet

Sjukvårdsersättning och läkemedelsersättning

Universitetet ersätter medarbetare för vissa sjukvårdskostnader. Det finns ett särskilt formulär i PASS som ska användas.

Medlemsavgifter

För till exempel personliga medlemsavgifter knutna till konferensdeltagande ska medarbetaren ansöka om ersättning med en särskild arvodesblankett.

Arvodesräkning

Granskning av reseräkning

Enligt gällande kollektivavtal har Umeå universitets medarbetare rätt till traktamente och ersättning för resekostnader i samband med tjänsteresa.

Arbetsgivaren ersätter resekostnader motsvarande gjorda utlägg mot kvitton. En reseräkning ska redovisas inom ett år efter resans genomförande.

Dagtraktamente

Traktamente är en skattefri ersättning för ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresa.

För att traktamente ska kunna betalas ut krävs det att tjänsteresan har gjorts till en plats utanför den ordinarie verksamhetsorten och att tjänsteresan har omfattat minst en övernattning.

Om en flerdygnsförrättning inleds med avresa innan klockan 12:00 så ska helt traktamente betalas ut för den dagen. Om avresa sker efter 12:00 ska halvt traktamente betalas ut.
Om tjänsteresan avslutas efter 19:00 på hemkomstdagen så ska helt traktamente betalas ut. Om resan avslutas innan 19:00 så ska halvt traktamente betalas ut.

Nattraktamente

Nattraktamente ska betalas ut när

  • fri logi inte har tillhandahållits av arbetsgivaren, värdlandet, trafikföretaget eller liknande och
  • resenären inte har gjort utlägg för logikostnader som kan styrkas med kvitton och
  • resenären inte har tillbringat natten på tåg, båt eller flygplan.

Lönetillägg

Umeå universitet och de lokala fackliga organisationerna har slutit ett avtal om lönetillägg vid inrikes tjänsteresor. Lönetillägget är ett komplement till det skattefria dag- och nattraktamentet.

En tjänsteresa som börjar och slutar på samma dag och pågår i 12 timmar eller mer ger också rätt till lönetillägg.

Lönetilläggen är skattepliktiga och påförs arbetsgivaravgifter.

Ersättningsnivåerna i avtalet ändrades senast i början av 2019.

Resekostnadsersättning

Vid tjänsteresa betalar arbetsgivaren resekostnader motsvarande gjorda utlägg.
Kostnaderna ska styrkas med kvitton eller biljetter i original, så långt det är möjligt.

Taxiresor ska dessutom specificeras.

Man kan endast i undantagsfall få ersättning för sms-betalning. Ersättning för sms-betalning kan som mest utgå med 300 kronor/dygn.

Måltidsavdrag och kostförmån

Om medarbetaren blir bjuden på gratis måltider under en tjänsteresa så ska traktamentet minskas med ett måltidsavdrag.

Fria måltider är också en förmån som ska förmånsbeskattas. På reseräkningen kallas detta för kostförmån.

Måltider som innebär måltidsavdrag, men inte kostförmån

Dock finns det några typer av måltider som inte räknas som skattepliktig förmån:

  • hotellfrukost som ingår i priset
  • måltid i samband med representation
  • tillhandahållen måltid som resenären har valt att inte äta (till exempel en konferenslunch)

🛠 HR-guiden är under uppbyggnad

I samband med nylanseringen av medarbetarwebben Aurora lanseras även HR-guiden som ersätter sidorna om personal i Chefshandboken.

Har du förslag på förbättringar eller felaktigheter som behöver åtgärdas i HR-guiden? Kontakta Sara Rambe.

Birgitta Berglund
2021-06-10