Uppföljning av lönekostnader

Ingår i HR-guiden

Informationen riktar sig till dig som är prefekt/chef eller HR-stöd.

Minst tertialvis, dvs tre gånger per år behöver du som chef gå igenom rapporter från lönesystemet för att säkerställa att löner och ersättningar är rimliga och betalas ut till rätt personer. Rapporterna hämtar du enkelt i PASS.

 

Foto:

Umeå universitets rutiner för uppföljning av lönekostnader är beslutade i en regel som gäller sedan 2019:

Uppföljning av lönekostnader (regel)

👤 Chefens ansvar

Som prefekt eller chef eller har du ansvar för att granska lönekostnadsspecifikationerna för din institution eller enhet.

Detta behöver du göra för att säkerställa

  • att alla personer som tar emot utbetalningar är berättigade till lön eller ersättning
  • att beloppen på löneutbetalningar och ersättningar är rimliga.

Denna granskning behöver du som chef eller prefekt göra minst tertialsvis, det vill säga var fjärde månad.

Månadsrapport med lönekostnadsspecifikationer

För varje institution eller enhet tillhandahåller Personalenheten en månadsrapport med lönekostnadsspecifikationer.

Rapporten levereras i excel-format och finns att hämta i PASS.

Rapporten omfattar alla kostnader som belastar institutionens/enhetens projektkonton och där utbetalningen görs via lönesystemet Primula. 

Av rapporten framgår det vilka utbetalda löner och ersättningar som gjorts till

  • anställda inklusive timanställda
  • studenter
  • stipendiater
  • försökspersoner.

Månadsrapporten kan sorteras utifrån olika behov av uppföljningar.

🖱 Så hämtar du rapporten i PASS

    1. Logga in i PASS. Rapporten för lönekostnadsspecifikation finns under menyn Tjänster och i rapportgeneratorn. Rapportens namn är Lönekostnadsspecifikation – uppföljning lönekostnader.
    2. När du tar fram rapporten anger du från vilken månad till vilken månad som rapporten ska avse.
    3. Ladda ner rapporten och öppna den i Microsoft Excel.

❗ Viktigt om medarbetare med konteringsfördelning

Om en anställning genom en konteringsfördelning är finansierad av flera organisatoriska enheter så anges kostnaden för samtliga enheter i lönekostnadsspecifikationen.

När en institution eller enhet har anställda vars lönekostnader belastar en annan enhet behöver dessa kostnader räknas bort om summeringen av institutionens/enhetens lönekostnader ska bli korrekt.

HR-system

 

Foto:

PASS

Sida om PASS i HR-guiden

Regelverk

kontakt

 

Foto:

Malin Degerman
Områdeschef på Personalenheten
malin.degerman@umu.se
📞 090-786 92 52

 

🛠 HR-guiden är under uppbyggnad

I samband med nylanseringen av medarbetarwebben Aurora lanseras även HR-guiden som ersätter sidorna om personal i Chefshandboken.

Har du förslag på förbättringar eller felaktigheter som behöver åtgärdas i HR-guiden? Kontakta Sara Rambe.

Birgitta Berglund
2021-06-10