Anordna arrangemang kväll eller helg

För att anordna ett arrangemang kväll eller helg, med eller utan alkohol, måste ett särskilt avtal skrivas. Rutinerna ser lite olika ut beroende på om arrangemanget är i en gemensamt bokningsbar lokal eller i en institutionsförhyrd lokal.

Anordna arrangemang i gemensamt bokningsbar lokal

För att anordna ett arrangemang kväll eller helg, med eller utan alkohol, i en gemensamt bokningsbar lokal måste ett särskilt avtal skrivas mellan en ansvarig arrangör och Universitetsservice.

Fyll i och skicka in blankett

  1. Ansvarig arrangör fyller i blanketten avtal om arrangemang i gemensamt bokningsbar lokal.
  2. Ansvarig vid studentkår eller motsvarande godkänner arrangemanget genom att ta del av innehållet och skriva under blanketten.
  3. Arrangör mejlar blanketten till infocenter@umu.se senast 5 arbetsdagar innan arrangemanget ska genomföras.
  4. Blanketten registreras av Infocenter och skickas till ansvarig områdeschef vid Universitetsservice för godkännande.

Observera att

  • Tillkommande kostnader står studentkår/motsvarande för, till exempel extra insatser av lokalvård. Fakturamottagare anges i blanketten.
  • Ett arrangemang där alkohol förtärs får som längst pågå till kl. 24.00.

Anordna arrangemang i institutionsförhyrd lokal

För att anordna ett arrangemang kväll eller helg, med eller utan alkohol, i en institutionsförhyrd lokal måste ett avtal skrivas mellan en ansvarig arrangör, studentkår och den prefekt, enhetschef eller motsvarande som upplåter lokalen.

Fyll i och skicka in blankett

  1. Ansvarig arrangör fyller i blanketten avtal om arrangemang i institutionsförhyrd lokal.
  2. Arrangör skickar avtal till studentkår och till ansvarig prefekt/enhetschef eller motsvarande för godkännande.
  3. Arrangör mejlar blanketten till infocenter@umu.se senast 5 arbetsdagar före planerat arrangemang.
  4. Blanketten registreras av Infocenter i gällande IT-system för spridning till berörda (bland annat campusväktare, säkerhetsfunktion och Universitetsservice).

Serveringstillstånd

Det krävs generellt inte ett serveringstillstånd om serveringen:

  • avser ett enstaka tillfälle för i förväg bestämda personer (det får inte rikta sig till allmänheten)
  • sker utan vinstintresse och utan annan kostnad för deltagarna än kostnaden för inköp av dryckerna
  • äger rum i en lokal där det inte bedrivs yrkesmässig försäljning av alkohol- eller lättdrycker.

Ovanstående punkter ger god vägledning om ett serveringstillstånd behövs eller inte. För vissa arrangemang kan det dock vara svårt att göra bedömningen och är du osäker kan du läsa mer på Umeå kommuns sida om serveringstillstånd.

Rutiner och regler

  • Du som arrangör tar vid behov kontakt med Universitetsservice i huset i god tid före arrangemanget för att komma överens om upplåsning av dörrar samt få information om lokalvårdsutrustning, hantering av larm etcetera.
  • Om du behöver köpa lokalvårdstjänst i anslutning till arrangemanget kontaktar du Infocenter senast 7 arbetsdagar före arrangemanget.
  • Ta del av informationen i Regler för lokaler och eventuella lokala rutiner.
Frida Fjellström
2022-06-27