Ekonomi, redovisning, gåvor och representation

Hur insatt du måste vara i reglerna som styr universitetets ekonomi och bokföring beror på din roll. Det här är en översikt av de viktigaste delarna att känna till i din arbetsvardag, men regelverket är komplext. Vänd dig därför alltid till din chef, ekonomiadministratör eller Ekonomienheten innan du genomför aktiviteter.

Universitetet är en myndighet vars verksamhet till stor del finansieras med statliga medel, och granskas därför årligen utifrån myndighetsspecifika regler av Riksrevisionen. Felaktigheter i vår ekonomihantering eller redovisning kan ge konsekvenser både för enskilda individer och universitetet i stort. Det är därför viktigt att alltid följa regelverk och uppställda processer.

Du kan läsa mer om området på samarbetsytan Ekonomiadministration eller kontakta din institutions eller enhets ekonomiadministratör för handledning och råd.

Vårt ekonomisystem Raindance

Universitetet har ett gemensamt ekonomisystem, Raindance. Systemet hanterar bland annat fakturor, bokföringsorder, projekt, budget, prognoser och rapporter. Vad du arbetar med i systemet beror på din roll och behörighet.

För att kunna arbeta i systemet behöver du ett användarnamn och lösenord som du ansöker om hos Ekonomienheten. I första hand är det ekonomiadministratörer på din institution eller enhet som ger dig en grundläggande utbildning. Behöver du en mer omfattande utbildning i systemet kontaktar du Ekonomienheten.

Du kan läsa mer om ekonomisystemet på samarbetsytan Ekonomiadministration.

Mallar och kalkyler för beräkningar

För att underlätta olika beräkningar finns mallar och kalkyler. Exempel på sådana är:

  • fullkostnadskalkyl för ansökan om bidrag.
  • kalkyl för beräkning av kostnader vid uppdragsutbildning.
  • kalkyl för beräkning av kostnadsskillnad mellan lån och leasing av anläggningstillgång.
  • kalkyl för löne- och lokalkostnader.

Beräkningsmallarna hittar du på samarbetsytan Ekonomiadministration.

Representation

Det finns ingen bestämd definition av begreppet representation, men vanliga kostnader för representation är till exempel mat och dryck. Representation kan vara extern eller intern och olika regler gäller för dessa. Representation är en viktig del av universitetets verksamhet. Reglerna för representation hittar du i Ekonomihandboken, kapitel 8.

Universitetet har som myndighet ett viktigt ansvar att vara återhållsamma när det gäller representation, den får aldrig vara lyxbetonad. Universitetets verksamhet granskas kontinuerligt av revisorer, finansiärer och media och det är av största vikt att vi följer gällande regler.

Varje tillfälle av representation ska vara noga planerad, gärna tillsammans med ekonomiadministratör, och i förväg förankrad med chef eller prefekt.

Gåvor

Alla former av gåvor betraktas som en form av representation. Kontakta din chef, prefekt eller ekonomiadministratör för att få veta mer om de regler och maxbelopp som gäller. Du hittar reglerna för gåvor i Ekonomihandboken, kapitel 8.

Forskningsprojekt och medfinansiering

När statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt, ska bidraget omfatta medel för både kärn- och stödverksamhet i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Redovisningsmodellen innebär att universitetets olika verksamheter alltid ska ha full kostnadstäckning.

Medfinansiering av universitets- och fakultetsgemensamma kostnader ska endast ske undantagsvis. Målet ska alltid vara att försöka få så fullständig finansiering som möjligt från finansiärer. Vid ansökningar om forskningsbidrag ska fullkostnadskalkylen användas vid ansökningar för 50 000 kr eller mer. Fullkostnadskalkylen är ett stöd för att beräkna full kostnadstäckning.

Vi skiljer mellan medfinansiering och samfinansiering. Så här definierar vi begreppen:

Medfinansiering
Universitetet använder anslagsmedel till att täcka upp gemensamma kostnader i de fall när vi inte får full kostnadstäckning för dessa från finansiären.

Samfinansiering
Universitetet använder anslagsmedel till en kompletterande finansiering av både direkta och gemensamma kostnader i ett forskningsprojekt.

Kontaktinformation

Redovisningsfrågor:

ea@umu.se

Raindance systemfrågor:

raindance@umu.se

Frågor om portalerna:

reskontra@umu.se

Övergripande frågor och synpunkter på vår verksamhet, kontakta gärna:

Enhetschef
Christina Adolfsson

Umeå universitet

Organisationsnummer:
202100-2874

Momsregistreringsnummer/ VAT-nummer: SE202100287401

SNI-kod, Svensk Näringsgrensindelning, för Umeå universitet är 85420.

Vid handel med varor till/från länder utanför EU krävs sedan 2010 ett EORI-nummer i tulldeklarationer och vid andra tullaktiviteter.

UmUs EORI-nummer: SE2021002874

Faktura-adress:
Umeå universitet
Referens
PG1099
737 84 FAGERSTA

Betalningsvägar

Cfar-nummer

EIN-nummer

Bevis att vi är ett universitet

Bevis om tilldelat organisationsnummer

Proof of allotted organization number

F-skattebevis UmU 2017

Ekonomienheten
2017-05-11