Hybridmöten - möten med både fysiska och digitala deltagare

Ett hybridmöte är ett möte med både fysiska och digitala deltagare - där vissa deltagare befinner sig i ett fysiskt rum medan andra ansluter via en digital mötestjänst. Här hittar du mer information om hur du lyckas med dina hybridmöten.

Ett hybridmöte är ett möte som sker både fysiskt och digitalt. Vissa deltagare befinner sig på plats i det fysiska mötesrummet medan andra deltar på distans.

Vid ett hybridmöte ser förutsättningarna för både dig som organisatör och för deltagarna annorlunda ut än vid ett enbart fysiskt eller enbart digitalt möte. För att hjälpa dig på vägen följer här nedan råd och rekommendationer för hur du planerar och genomför ett hybridmöte.

Olika typer av hybridmöten

Några exempel på typer av hybridmöten:

  • Arbetsmöten - ett sammanträde, projektmöte, styrelsemöte eller annat möte där vissa deltagare finns i ett fysiskt rum och andra ansluter via en digital mötestjänst.
  • Disputation - en disputation där vissa av betygsnämnden, opponent, respondent och/eller handledare finns i ett fysiskt rum och där andra ansluter via en digital mötestjänst. Mer om disputationer
  • Undervisning - en undervisningssituation där en lärare befinner sig i ett fysiskt rum tillsammans med ett antal studenter och andra studenter ansluter via en digital mötestjänst. Mer om hybridundervisning med Zoomrum

Så lyckas du med dina hybridmöten

1. Förberedelser inför hybridmöte

Ett hybridmöte kräver mer förberedelser än både ett vanligt fysiskt möte och ett digitalt möte. Kom därför ihåg att inkludera syfte och mål med mötet samt att ha en tydlig agenda så att deltagarna kan komma förberedda.

  • Boka ditt möte via vald tjänst och skicka sedan länken till de som ska delta i mötet.
  • Boka mötesrum och inventera befintlig teknik. Boka lokal. Behöver du hjälp med tekniken? Meddela då Infocenter eller Universitetsservice i respektive byggnad senast 2 dagar innan du ska använda lokalen.
  • Se över och testa tekniken innan mötet börjar. Om det saknas en kamera i lokalen kan du boka en hos Universitetsservice. Boka utrustning
  • Se till att mikrofon och högtalare fungerar, om ni är flera på plats kan ni använda till exempel en så kallad Jabrapuck.

2. Ha koll på ljud och video 

  • Alla mötesdeltagare ska kunna se och höra varandra, oavsett var de befinner sig. Stäm av med deltagarna att ljudet fungerar innan ni börjar. Upprepa efter eventuella pauser.
  • De som inte talar bör ha sina mikrofoner avstängda.
  • Om de som deltar på plats förväntas diskutera med de på distans i grupprum (breakout rooms) måste deltagarna på plats använda headset och egna datorer. Möjlighet till ytterligare lokal är viktig för att inte skapa rundgång och förvirring.
  • Ha i bakhuvudet att det kan uppstå viss fördröjning.

3. Att tänka på under mötets gång

  • Ha en tydlig agenda och en utsedd mötesledare som kan facilitera mötet.
  • Vill du dela en presentation gör du det via det digital mötet. Tänk på att under en presentation kan mötesdeltagarna på distans inte se varandra (finns det flera skärmar går detta att lösa).
  • Alla deltagare, oavsett om de deltar digitalt eller fysiskt, behöver ha med sig en egen dator. Detta för att alla deltagare ska kunna delta likvärdigt i mötet, exempelvis om ni ska använda er av en digital whiteboard eller grupprum.
  • Håll koll på möteschatten och handuppräckningar för att inte missa frågor och funderingar från de som deltar på distans. Om ni är många i mötet kan ni utse en person som håller koll på detta.

4. Skapa engagemang med digitala aktiviteter

  • Du kan skapa och genomföra omröstningar under mötets gång. För Teams kan du använda exempelvis Forms men du kan även använda Mentimeter. Detta kan göras både före och under mötet.
  • Dela upp mötesdeltagarna i mindre grupper med hjälp av grupprum (breakout rooms). På så sätt kan deltagarna på plats diskutera med deltagarna på distans. Detta förutsätter att deltagarna på plats använder headset.
  • Använd handuppräckningsfunktionen eller reaktioner för att få snabb och enkel återkoppling på påståenden eller liknande.
  • Använd en digital whiteboard för att exempelvis kunna skapa post-it lappar digitalt.

5. Om du vill spela in mötet

  • Om du ska spela in mötet måste du få ett godkännande av deltagarna först. Kom ihåg att om du använder Teams så sparas allt material i universitetets molntjänster.

6. Fler tips för lyckade hybridmöten

  • Utmana dig själv och bjud bara in de personer som verkligen behöver delta. Detta gör det enklare för mötet att hålla fokus. Ett tips är att skriva eller spela in en kortare sammanfattning av mötet och dela till andra intressenter i efterhand.
  • Om tekniken i det befintliga rummet upplevs bristfällig för att skapa en bra miljö för både deltagare på distans och fysiskt i rummet kan det finnas anledning att antingen köra mötet helt på distans eller kräva att de fysiska deltagarna kopplar upp sig var för sig i mötet för att kunna delta med kamera. Detta utesluter inte att mikrofon och ljud kommer från rummets fysiska utrustning.
  • Det är viktigt att reflektera kring och ha deltagarnas olika roller och personligheter i åtanke under mötet. Som mötesledare är det din uppgift att inkludera alla - exempelvis att se till att deltagare på plats kommer ihåg att det finns deltagare på distans. Samt att se till att de "tysta tänkarna" får göra sina röster hörda och att "babblaren" inte tar över mötet.

Boka lokal med utrustning för digitala möten

Zoomrum (Zoom room) är fysiska lokaler som är utrustade med teknik som möjliggör exempelvis hybridmöten och hybridundersvisning.

I lokalerna finns en kontrollpanel, stor bildskärm och ljudupptagning i rummet. Du kan välja att använda rummets egna mötes-id eller bjuda in rummet till ditt eget Zoom-möte.

Zoomrum kan du boka via TimeEdit.

Råd om hybridundervisning via Zoomrum

Instruktioner för bokning av Zoomrum och delning av länk

Boka lokal för digitalt möte

Om du har behov av att boka en fysisk lokal med skärm, ljud och kamera för ditt digitalt möte kan du boka detta via bokningssystemet TimeEdit

Läs mer om att boka lokal

Boka bild och ljud till digitalt möte

För dig som vill genomföra ett digitalt möte eller föreläsning finns möjlighet att låna portabel utrustning med kamera och mikrofon. Du bokar via TimeEdit och hämtar ut i valt hus.

Boka utrustning

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-09-01