Teams för möten

För dig som vill använda Teams för att anordna digitala möten finns det flera olika typer av möten att välja på. På denna sida beskriver vi mer om de olika mötestyperna, vad som skiljer dem åt och vad de kan användas till.

Teams är en av universitetets tjänster för digitala möten. Teams är tillgängligt för alla med ett Umu-id. Du kan ansluta till ett Teams-möte från webbläsare, via teams-appen på din dator eller mobiltelefon. Teams går även att använda med personer eller grupper utanför Umeå universitet.

I Teams kan du bland annat:

  • sätta upp virtuella grupprum för grupparbete (breakout rooms)
  • genomföra projektmöten
  • hålla föreläsningar, workshops m.m.
  • dela skärm med andra för att ha presentationer och visa videoklipp
  • chatta och skapa korta undersökningar
  • samarbeta med en digital whiteboard.

Välj rätt typ av möte

Det finns tre olika mötestyper i Teams: Möte, webinar och livehändelser. Vilket du ska använda beror på hur dina behov ser ut. I översikten nedan ser du några av de viktiga skillnaderna mellan mötestyperna.

Översikt av mötestyperna

  Möte Webinar Livehändelse
Max antal deltagare 20 000* 1000 20 000**
Krav på registrering Nej Ja Nej
Personer utanför Umeå universitet kan delta Ja Ja Nej
Deltagare kan delta med ljud och video Ja Ja Nej (endast presentatörer)
Deltagare kan visa skärm/dela presentation Ja Nej (endast presentatörer) Nej (endast presentatörer)
Chatta under mötet Ja Ja Nej, men deltagare kan ställa frågor och få svar.
Aktivera mötesdeltagare (räcka upp handen, polls) Ja Ja Ja
Spela in möte Ja Ja Ja
Breakout rooms Ja Ja Nej
Styra insläpp, väntrum Ja Ja Nej

*Upp till 20 000 personer kan delta men endast 1000 av dessa kan använda alla mötesfunktioner, resten kan bara visa mötet (efter 31 december 2021 minskar antalet till 10 000)

** Efter 31 december 2021 minskar antalet till 10 000

Möte i Teams

Mötestypen möte i Teams är lämpligt när du vill att alla deltagare ska kunna interagera med varandra och dela ljud, video och/eller skärm.

  • Innehåller ljud, video och skärmdelning
    Dessa är frivilliga att använda och det är möjligt för mötesorganisatören att stänga av funktionerna för alla eller vissa deltagare.
  • Upp till 20 000 personer kan delta men endast 1000 av dessa kan använda alla mötesfunktioner, resten kan bara visa mötet. Efter 31 december 2021 minskar antalet till 10 000.
  • Du behöver inte vara medlem i organisationen eller ha ett konto i Teams för att delta.
  • Alla deltagare kan alla deltagare interagera med varandra genom diskussioner, chatt och reaktioner (om inte mötesorganisatören har begränsat detta).

instruktionsfilm för möten i teams

Lär dig de grundläggande funktionerna i ett Teams-möte. Videon är cirka 12 minuter lång och är textad på svenska och engelska. Slå på undertext genom att klicka på knappen CC.

Webinar i Teams

Välj mötestypen webinar när du vill ha ett mer kontrollerat möte där en eller ett par personer presenterar för deltagarna, samt när du vill att deltagarna ska registrera sig till mötet i förväg.

  • Ett mer kontrollerat möte som kräver att deltagare registrerar sig för att kunna delta.
  • Upp till 1000 personer kan delta.
  • Webbseminariet kan vara offentligt eller privat. För att registrera sig till ett privat webinar krävs inloggning med Umu-id.
  • Tydligare roller: en eller flera experter (presentatörerna) delar sina idéer med eller utbildar en målgrupp (deltagarna).
  • Tre roller:
    • Organisatör – Schemalägger webinariet, skapar registreringsformuläret, bjuder in både presentatörer och deltagare, har tillgång till registreringsrapporten samt närvarorapporten.
    • Presentatör – Delar ljud, video och skärm.
    • Deltagare – Registrerar sig för händelsen, delar vanligtvis inte ljud eller video. 

Livehändelse i Teams

Mötestypen livehändelse är lämpligt när du vill direktsända ett möte (exempelvis en föreläsning) till en större målgrupp som du inte behöver kunna interagera med. Om du vill anordna en livehändelse rekommenderar vi att du kontaktar Servicedesk för stöd.

  • Strukturerade möten som kan direktsändas online för upp till 20 000 personer (gäller fram till 31 december 2021, sedan minskar antalet till 10 000)
  • Kan endast hållas för personer inom organisationen och inloggning med Umu-id krävs.
  • Fyra roller:
    • Organisatör - Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen som består av producenter och presentatörer (organisatören kan själv välja att vara en producent eller en presentatör under händelsen).
    • Producent - En värd som ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen samt kontrollerar vad som delas, har även samma uppgifter som en presentatör.
    • Presentatör - Delar ljud, video eller en skärmbild under händelsen, eller modererar frågestunden.
    • Deltagare – Tittar på och deltar i modererade frågeaktiviteter, kan inte dela ljud eller video.

Kompletterande tjänster

Användarstöd Office 365

Skyddsvärde

Lagra inte information med betydande eller högt skyddsvärde i Office 365

Det är inte lämpligt att lagra information med betydande eller högt skyddsvärde i Office 365. Det innebär exempelvis att du inte får lagra information om hälsotillstånd, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter från utvecklingssamtal, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning. Personnummer räknas som integritetskänslig personuppgift.

Läs mer om personuppgifter

Har du frågor om informationssäkerhet och lagring av filer? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktionen via Servicedesk.

Boka lokal för digitalt möte

Om du har behov av att boka en fysisk lokal med skärm, ljud och kamera för ditt digitalt möte kan du boka detta via bokningssystemet TimeEdit

Läs mer om att boka lokal

Boka bild och ljud till digitalt möte

För dig som vill genomföra ett digitalt möte eller föreläsning finns möjlighet att låna portabel utrustning med kamera och mikrofon. Du bokar via TimeEdit och hämtar ut i valt hus.

Boka utrustning

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-09-02