Lagra filer i Teams, Sharepoint eller OneDrive

Lagringen i OneDrive minskas under 2024

Under 2024 genomför Microsoft förändringar gällande deras lagringserbjudanden vilket innebär att Umeå universitet och våra användares lagringsutrymme kommer att minskas. Mer information kommer.

OneDrive

I OneDrive lagrar du ditt eget arbetsmaterial. Tjänsten tar automatisk backup och du kan nå filerna via molnet oavsett var du befinner dig eller vilken enhet du använder. Du kan dela filer eller mappar med andra personer vid behov, det innebär att du äger filerna och bestämmer behörighet, men mottagaren får tillgång till filerna och den aktuella versionen om du ändrar filen. 

 Teams

I Teams lagrar du gemensamma filer som tillhör en arbetsgrupp, projekt eller enhet. Alla deltagare äger alla filer om inga andra behörigheter sätts. I Teams är det smidigt att samarbeta med filer, alla deltagare i teamet kan redigera samtidigt och alla deltagare har alltid den senast uppdaterade versionen. Filerna ni har i Teams lagras även i Sharepoint då det automatiskt skapas en gruppwebbplats i bakgrunden när ett team skapas.

Läs mer om Teams.

Sharepoint

Det går också att välja att endast ha en gruppwebbplats i Sharepoint utan att skapa ett team. Med Sharepoint kan ni flytta och kopiera filer till andra gruppwebbplatser inom universitetet, flytta inom befintlig gruppwebbplats eller dela externt. Ni kan även styra behörigheten på mapparna och filerna som ni har gemensamt.

Läs mer om Sharepoint. 

Vad är skillnaden mellan Teams och Sharepoint?

Om ert främsta behov är att ha en plats för lagring av gemensamma filer rekommenderas att skapa en gruppwebbplats i Sharepoint. Om ni dessutom har behov av att samarbeta och kommunicera med varandra rekommenderas att använda Teams. Om ni har en gruppwebbplats i Sharepoint och framöver inser att ni vill använda Teams är det möjligt att addera ett team till er webbplats i efterhand. 

I SharePoint finns två olika typer av webbplatser att välja - gruppwebbplats och kommunikationswebbplats. Rekommendationen är att använda gruppwebbplats för att lättare kunna hantera behörigheter.

Vilken lagringstjänst ska jag använda?

Sammanfattningsvis används OneDrive för ditt eget material, medan Teams och Sharepoint är lämpligare att använda om ni har gemensamma filer inom en enhet eller arbetsgrupp. Om du har delat filer via OneDrive och sedan slutar på Umeå universitet så bryts delningen. Om ni använt Teams eller Sharepoint har resterande fortfarande tillgång till dokumentet.

Lagra inte forskningsmaterial med högt skyddsvärde

Om ditt forskningsmaterial har högt skyddsvärde får du inte lagra det inte i Microsoft 365. För lagring av filer med högt skyddsvärde erbjuder universitetet tjänsten Skyddade dokument.

Börja med att göra en informationsklassning innan du tar ställning till var ditt forskningsmaterial kan lagras.

Vägledning för informationsklassning

Skyddade dokument (lagring av filer med högt skyddsvärde)

Har du frågor som gäller informationssäkerhet och lagring? Kontakta ITS IT-säkerhet eller informationssäkerhetssamordnare via Servicedesk.