Licensansvarig

Som licensansvarig är du en samordnare för din institution eller enhet när det gäller licenser för och distribution av programvara. Du är en viktig kugge i arbetet med att se till att universitetet följer sina avtal när det gäller inköp av programvaror.



Som licensansvarig är du ett stöd för din institution eller enhet när de har behov av att installera program från den universitetsgemensamma programservern. Du är den som bland annat laddar ned program, distribuerar licenskoder och rapporterar in licenser. Alla institutioner och enheter som vill ha tillgång till programservern måste utse en licensansvarig.

Universitetet har också ett ansvar mot de programleverantörer vi har avtal med. Som licensansvarig är du en del i att skapa förutsättningar för att universitetet ska kunna hantera sina programvarulicenser enligt våra avtal.

Mer information om universitetets programserver

Mer information om rollen som licensansvarig

Detta gör en licensansvarig

Rollen som licensansvarig innebär att samordna verksamhetens behov av programvaror och stötta dem i frågor om programvaror, licenser och installation. Det innebär bland annat att du:

  • Laddar ned programvaror från programservern och distribuerar licenskoder till anställda och i vissa fall studenter.
  • Rapporterar in licenser i Wisum för de programvaror på programservern där licens behöver inrapporteras.
  • Har tillgång till ett register över vilka programlicenser som institutionen/enheten har och kan säga upp vissa licenser i samma system.
  • Kommunicerar med ITS angående programvaror och licenser. Det kan exempelvis handla om att verksamheten har en egen programvara eller tjänst som ni tror kan vara av intresse för fler i universitetets organisation. Genom att kommunicera era egna lösningar till ITS så kan er lösning var av nytta till ännu fler.

Observera att som licensansvarig rapporterar du bara licenser för de program som är tillgängliga via universitetets programserver. Kravet att rapportera in licenser gäller inte programvaror som licensieras via universitetets centralt finansierade sitelicenser.

Mer information om programvaror och licenser

Förkunskaper och omfattning

Det finns inga specifika krav på förkunskaper för att vara licensansvarig men det är en fördel om du har grundläggande teknisk kunskap och/eller ett intresse av att utveckla dina tekniska kunskaper. Det kan handla om att du vet hur du installerar program eller att du är något insatt i hur programlicenser fungerar.

Rollens omfattning beror till största del på din institution eller enhet. Det styrs med andra ord av ert behov av programmen på programservern och hur er institution eller enhet är organiserad.

Chef/prefekt utser licensansvarig

Det är chef eller prefekt som ansvarar för att utse en licensansvarig och anmäla licensansvarig till ITS. För att anmäla licensansvarig för er enhet eller institution:

  1. Fyll i förbindelsen (du hittar den i högerspalten på denna sida)
  2. Prefekt eller chef ska signera förbindelsen. Du kan signera fysiskt eller digitalt genom att använda eduSign.
  3. Om du har skrivit på ett fysiskt dokument – scanna in och skicka via e-post till: upphandling@its.umu.se. Om du har signerat dokumentet digitalt, skicka det till e-postadressen ovan.

Vilket stöd som finns för dig som licensansvarig

När du har blivit godkänd som licensansvarig och fått alla dina behörigheter kommer du att få ett e-postmeddelande med all information du behöver veta om din nya roll. Om du är i behov av ytterligare stöd, skicka gärna ett ärende till Servicedesk.

Du kommer också att bli tillagd i en e-postlista där ITS kontinuerligt kommunicerar med licensansvariga. Vid behov anordnar ITS ibland gemensamma möten.

Vanliga frågor om rollen som licensansvarig

Vår enhet eller institution vill byta licensansvarig, hur gör vi?

Om ni vill byta licensansvarig så behöver din chef eller prefekt utse en ny licensansvarig och skicka in en ny förbindelse.

Jag vill inte vara licensansvarig längre, vad gör jag?

Om du inte längre vill ha rollen som licensansvarig så behöver din chef eller prefekt utse en ny licensansvarig och skicka in en ny förbindelse.

Hur laddar jag som licensansvarig ned program?

Du som är licensansvarig kan koppla upp dig mot programvaruservern och ladda ner programvara till din institutions eller enhets anställda.

För att komma åt programvaruservern behöver du ett så kallat FTP-program. Instruktioner för hur du installerar FTP-program samt hur du ansluter till programvaruservern hittar du i kunskapsdatabasen Manual.

Ansluta till programserver, Manual

Programmet som min verksamhet har behov av finns inte på programservern, vad gör vi?

Om programmet din verksamhet har behov av inte finns tillgängligt på programservern, kontakta upphandling och inköp vid ITS.

Upphandling och inköp

Om du har frågor om inköp av IT-produkter och programvaror, kontakta upphandling och inköp vid ITS:

E-post: upphandling@its.umu.se

Telefon: 090 - 786 69 00

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-04-14