Gemensam utskriftslösning införs 2022

En helhetslösning för hela universitetet med en leverantör som tar ansvar för utskriftssystem, skrivare, säkerhet, support och service införs 2022.

Umeå universitet har idag ingen sammanhållen hantering av skrivare. De flesta institutioner och enheter hanterar själva sina skrivare och upphandlar vid behov skrivare en och en eller ett fåtal åt gången. Vissa av skrivarna är studentskrivare och andra skrivare är främst avsedda för anställda. Det finns ett antal större lösningar, varav tjänsten Copyprint är den största. Det finns dock ingen heltäckande utskriftslösning för Umeå universitet.

Fördelar med en gemensam utskriftslösning

Ökad säkerhet

  • Samma säkerhetskrav och säkerhetsinställningar på alla skrivare.
  • Krypterad lagring och överföring av utskrifter.
  • Autentisering med Umukort eller Umuid vid utskrift.
  • Säkrare utskrifter då utskriften sker först när användaren hämtar ut sin utskrift.
  • Säker hantering av data vid avveckling av skrivare

Effektivare administration

  • Sammanhållen förvaltning.
  • Bättre möjligheter till avtalsuppföljning av leverans och kostnader.
  • Minskat behov av teknisk kompetens ute på institutionerna.

Lägre totaltkostnader för Umeå universitet

  • Ökad kostnadskontroll
  • Mindre arbete med upphandlingar gällande skrivare och utskriftssystem. En gemensam upphandling istället för många små.
  • Möjlighet till bättre pris vid upphandling som omfattar ett större antal skrivare.
  • Minskade allmänna omkostnader för t.ex. skrivarservrar, printsystem och support.

 

Miljövinster

  • Gemensamt hållbarhetstänk.
  • Follow me print-lösning på samtliga skrivare gör att färre dokument faktiskt hämtas ut från skrivarna.
  • Gemensamma standardinställningar, t.ex. dubbelsidig utskrift.
  • Samma miljökrav på alla skrivare.
  • Gemensam hantering bidrar till effektivt nyttjande av toner och mindre svinn.
  • Återvinning av toner på miljövänligt sätt.

Förbättrat användarperspektiv

  • Enkelt och tryggt för användaren att autentisera sig med Umukort.
  • Samma gränssnitt oavsett vilken skrivare på campus som används.
  • Utskrifter blir tillgängliga på en skrivare i närheten var man än befinner sig på campus
  • Gemensam support för samtliga skrivare på campus.

Inte alla skrivare omfattas av den nya lösningen

Den nya gemensamma utskriftstjänsten omfattar universitetets hela behov av multifunktionsskrivare. Undantaget är exempelvis storformatskrivare, etikettskrivare, tryckerimaskiner och bordsskrivare och andra typer av skrivare med speciella krav.

Respektive institutionen och enheten väljer själva hur många skrivare man behöver och var de ska placeras. Det kommer att finnas tre typer av skrivare att välja på, en högprestanda-, en standard- och en kompaktmodell.

Kostnaden för respektive institution kommer att baseras på antal skrivare som institutionen eller enheten väljer att ha, typ av skrivare samt antalet utskrifter.

Lösningen omfattar även studentskrivare som kommer att placeras ut på campus. Studenten betalar för sina utskrifter.

Du kan skriva ut på valfri skrivare

Den nya lösningen betyder att du skriver ut dina dokument till en gemensam kö, för att sedan skriva ut på den skrivare som passar dig bäst för tillfället. Den här typen av lösning kallas för follow me print.

Som användare använder du ditt Umukort eller Umuid för att logga in på skrivaren och får ut dina dokument. Den nya helhetslösningen gör att du kommer mötas av samma typ av skrivare oavsett var på campus du använder den, och samma gränssnitt för hur du loggar in och hanterar dina utskrifter.

Tidplan för införandet

Lösningen kommer att införas med start 2022 och institutioner ansluts successivt. Införande kommer att planeras i dialog med respektive institution eller enhet. De skrivare som idag är anslutna till Copyprint kommer att ersättas först. Just nu pågår upphandling och mer information kommer när upphandlingen är klar.

Bakgrund till projektet

Arbetet med behovsanalys och kravställning har pågått under 2020-2021. Utöver projektgruppen har en referensgrupp fått komma med synpunkter och ta ställning i vägval under projektets gång.

Medlemmar i referensgruppen

Jan Gunillasson, Universitetsbiblioteket
Ulf Israelsson, Juridiska institutionen
Sven-Erik Hilberer, Arkitekthögskolan
Lars-Göran Adolfsson, KBC
Wasif Ali, Kansliet för medicin
Erik Götheson, ITS
Per Hörnblad, ITS

 

En av åtgärderna utifrån analys av IT-verksamheten 2021

Under 2021 genomfördes en analys av IT-verksamhet vid Umeå universitet gjorts på uppdrag av universitetsdirektören. Utredarna pekar i rapporten ut samordnad utskriftshantering som ett prioriterat område:

Idag sker utskriftshanteringen på UmU utan samordning. Många universitet i Sverige har en universitetsövergripande lösning för utskrifter där en medarbetare kan skriva ut på vilken som helst av universitetets skrivare. De externa aktörerna sköter i de flesta fall hela lösningen inklusive servrar, påfyllnad av papper, toner med mera. Detta skapar en enkel, robustare och troligtvis betydligt mer kostnadseffektiv hantering av skrivarna.

 

Kontaktuppgifter

Sara Vilhelmsson, ITS, IT-stöd och systemutveckling

Sara Vilhelmsson
2021-09-20