Godkännande av IT-produkter

Under våren 2021 har en utredning genomförts som ger förslag på hur beställningsprocessen för IT-produkter kan förbättras och göras säkrare. Därför införs nu ett godkännande av IT-beställningar för samtliga beställningar som görs i Wisum.

Detta innebär att alla anställda fortsatt kan göra beställningar, men att beställningarna måste godkännas innan de skickas till leverantören. Detta bidrar till att:

  • prefekter och chefer får ett bättre stöd i deras ekonomiska ansvar
  • IT-ansvarig vid institutionerna har större möjligheter att kvalitetssäkra beställningarna
  • universitetet som myndighet bättre lever upp till DIGGs krav på processen för elektroniska beställningar
  • risken för korruption minskas genom att fyra ögon-principen tillämpas

Vad innebär godkännandet?

Alla IT-beställningar i Wisum ska godkännas av en utsedd person, så kallad godkännare, på respektive institution/enhet innan beställningen skickas till leverantören. Motsvarande godkännande finns redan idag för produkter som beställs i Marknadsplatsen i Raindance. Varje institution/enhet kan själv välja hur många personer som ska ha behörighet att godkänna beställningar utefter vad det finns för behov på enheten/institutionen.

Hur utser vi en godkännare?

En eller flera godkännare utses per organisatorisk enhet genom att prefekten (eller annan person på institutionen som är utsedd av prefekten) mejlar beställningsordningen till: it-inkop@umu.se.

I beställningsordningen ska det vara angivet vem/vilka personer som är godkännare/har beställningsattest för IT-produkter. 

Här finner du beställningsordningen. 

Hur fungerar godkännandet?

  1. När en beställning skickas måste först beställaren välja vilken godkännare som ärendet ska skickas till, detta görs i en dragspelsmeny i Wisum. Godkännaren får i sin tur ett mail med information om beställningen. Godkännaren har en extra meny i Wisum där godkännandet hanteras, alternativt kan godkännandet hanteras via en mobilanpassad webbsida. Om godkännandet inte har hanterats inom tre dagar skickas en påminnelse.
  2. Godkännaren kan godkänna eller avslå en beställning. 
     - Om beställningen godkänns går den vidare till leverantören. 
    - Om beställningen godkänns men godkännaren skriver en kommentar går beställningen vidare till ITS inköpsfunktion, detsamma gäller om beställningen överstiger 15 000 kr. 
    - Om beställningen avslås kan godkännaren välja att lägga till en kommentar. En beställning som avslås går tillbaka till beställaren. 
  3. Varje godkännare är kopplad till en organisatorisk enhet och kan se och godkänna alla enhetens godkännanden som väntar på svar, även om en annan godkännare valts av beställaren. Detta möjliggör att godkännare kan hjälpa varandra vid frånvaro.

Vad behöver jag tänka på? 

  • Det är viktigt att godkännanden hanteras skyndsamt eftersom både priser och lagersaldon kan ändras i väntan på att beställningen godkänns och skickas till leverantören.
  • En godkännare bör inte godkänna sina egna beställningar, men det finns ingen spärr som gör att detta kan undvikas. Det är upp till varje enhetschef att avgöra hur rutinen på respektive institution/enhet ska utformas och efterlevas.
Maja Wik
2021-11-22