Programvaror och licenser

När du som anställd har behov av ny programvara kan du kontakta licensansvarig för att undersöka om det finns en licens. På så sätt skapar du goda förutsättningar för att universitetet ska kunna uppfylla sina avtal mot programleverantörerna.

För att universitetets anställda och studenter ska ha tillgång till de programvaror de behöver för arbete och studier genomför universitetet upphandlingar och sluter avtal med olika programleverantörer. Inför att universitetet sluter avtal så sker en utvärdering där man undersöker exempelvis verksamhetens krav, juridiska krav, de ekonomiska förutsättningarna eller om det finns alternativa eller befintliga lösningar.

Denna process underlättar för universitetet att kunna följa de lagar som exempelvis berör upphandling, informationssäkerhet och behandling av personuppgifter.

Processen hjälper också universitetet att hålla nere antalet programvaror – så att vi inte köper in flera programvaror med samma eller liknande egenskaper eller riskerar att bryta ett avtal.

För att du som anställd också ska ha ett stöd när du har behov av att köpa in ny programvara så finns det licensansvarig vid universitetets institutioner och enheter.

Licensansvariga samordnar verksamhetens behov av programvaror och licenser och har tillgång till universitets gemensamma programserver. I checklistan nedan hittar du råd för hur du kan tänka när du har behov av en ny programvara.

Tillverkaren bestämmer villkoren för licensen

Kom ihåg att det alltid programvarutillverkaren som bestämmer licensvillkoren för ett program. Du hittar oftast licensvillkoren längst ned på respektive tillverkares webbplats. Oftast gäller att du som köper en licens har rätt att använda programvaran, men att du inte äger själva licensen.

Checklista för dig som har behov av programvara

Steg 1 - Kolla om programvaran finns i Software Center/Self Service

För program som många på universitetet använder finns universitetsgemensamma licenser (så kallade sitelicenser). Om din dator är klienthanterad så kan du använda tjänsterna Software Center (PC) respektive Self Service (Mac) för att själv ladda ned och installera sådana program. Om du saknar tjänsten på din dator, skicka ett ärende till Servicedesk.

Om din dator inte är klienthanterad kan du installera programvarorna manuellt. Fråga då din licensansvarig eller skicka ett ärende till Servicedesk för att få hjälp.

Vissa program som finns i Software Center/Self Service kräver en licens och är då märkta som "licensierad programvara". Om du försöker ladda ned ett sådant program skickar systemet ett e-postmeddelande till licensansvarig om att godkänna installationen innan du kan starta den. Licensansvarig rapporterar då också in licensen till ITS.

Om ditt program inte finns i Software Center/Self Service, kontakta licensansvarig.

Steg 2 - Kontakta licensansvarig

Om programvaran inte finns i Software Center/Self Service eller om du vill ha stöd i din process kan du kontakta din licensansvarig.

Licensansvarig har tillgång till universitets gemensamma programserver. Detta innebär att personen kan kontrollera om det finns ett program som uppfyller dina behov på programservern. Det är också bra att höra av dig till din licensansvarig när du har behov av ny programvara. Om det finns flera personer med samma behov kan licensansvarig samordna behoven och vara kontaktperson mot ITS.

Om det inte finns någon programvara på programservern som uppfyller dina behov så finns möjligheten att köpa program genom upphandlade avtal.

Steg 3 – Kolla om det är möjligt att köpa program via upphandlade avtal

Om det inte finns någon programvara på programservern som uppfyller dina behov så finns möjligheten att köpa program genom upphandlade avtal.

Ni kan i så fall kontakta upphandling och inköp på ITS för att få hjälp med att undersöka om det finns relevanta avtal för de program och licenser som din verksamhet behöver.

Ladda inte ned programvaror från nätet

Undvik att ladda ner programvaror från nätet. Dels innebär det en IT-säkerhetsrisk men det finns också programvaror som ser ut att vara gratis men som ändå kräver en licens. Vissa företag genomför också regelbundna undersökningar och kan kräva att universitetet betalar böter för en inkorrekt licens.

Mer information om hur du förebygger IT-säkerhetsincidenter

Relaterad information

Upphandling och inköp

Om du har frågor om inköp av IT-produkter och programvaror, kontakta upphandling och inköp vid ITS:

E-post: upphandling@its.umu.se

Telefon: 090 - 786 69 00

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-04-14