Google Apps

Universitetet kommer att avveckla användningen av Google Apps till den 31 mars 2022. Avvecklingen innebär att du som använder Google Apps idag behöver flytta allt ditt material och välja andra tjänster för att samarbeta, kommunicera, lagra och dela filer.

I april 2020 beslutade universitetet att rekommendera Office 365 som den huvudsakliga tjänsten för att samarbeta, kommunicera, lagra och dela filer. I och med detta beslutades också att avveckla Google Apps. Anledningen till att Google Apps ska avvecklas är att det saknas ett personuppgiftsbiträdesavtal vilket gör att universitetet inte kan uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. Google Apps kommer därför att avvecklas tills den 31 mars 2022. 

Så flyttar du från Google Apps

Nedan beskriver vi vad du som användare av Google Apps behöver göra för att flytta från Google Apps till någon annan av universitetets tjänster.

Här loggar du in på ditt Google Apps-konto.

Att veta innan du påbörjar din export

  • Om du idag vidarebefordrar din e-post från din .umu.se-adress till din adress i Google Apps ska du upphöra med detta.
  • Om du har ett mycket omfattande material i Google Apps eller om du representerar en enhet eller institution som behöver stöd med er flytt, kontakta Servicedesk.

Inventera och rensa ditt innehåll

Innan du flyttar ditt material behöver du göra en inventering för att avgöra vilket innehåll som ska vara kvar och hur du ska hantera innehållet du vill spara.

  1. Börja med att flytta eventuellt privat material till en lagringstjänst utanför Umeå universitetets lagringstjänster. Privat material (som inte har tagits fram inom universitetets verksamhet) ska inte lagras i Umeå universitetets lagringstjänster.
  2. När du har rensat bort eventuellt privat material behöver du göra en bedömning av det innehåll som finns kvar. 

    Finns det filer bland ditt material som behöver arkiveras eller bevaras på något särskilt sätt? Det kan handla om forskningsmaterial, elektroniska handlingar o.s.v.

    Du behöver göra en informationsklassning av ditt material – alltså bedöma materialets skyddsvärde. Om ditt material har ett högt skyddsvärde (exempelvis innehåller känsliga personuppgifter, sekretess eller känslig forskningsdata) innebär detta att du behöver välja en lagringstjänst anpassad till detta, exempelvis Skyddade dokument.
    Såhär gör du en informationsklassning. 
  3. Radera materialet du inte behöver arkivera/bevara som har lågt skyddsvärde och inte har användning för i ditt arbete för att exporten av materialet ska ta kortare tid.

Rekommenderade metoder för export

Vilken metod som är mest lämplig för att exportera ditt material beror på vilken typ av material du har och vilken datamängd det handlar om.

Har du en mindre mängd material på Google Apps?

Om du har en mindre mängd material är det enklast om du själv laddar upp det på din nya valda tjänst. Med hjälp av Google Takeout kan du först exportera materialet till din dator för att sedan själv ladda upp materialet till din nya valda lagringstjänst.
Manual - Google Takeout

Tänk på att exporten kan ta allt mellan några minuter och ett par dagar, därför rekommenderar vi att du exporterar ditt material i god tid innan avvecklingen av tjänsten. Efter att du gjort din informationsklassning ska du välja lämplig lagringstjänst utifrån resultatet.

Har du en större mängd material och filer lagrade i Google Apps?

Har du en större mängd material kan du behöva hjälp av Servicedesk med din export. För att få hjälp av Servicedesk behöver du höra av dig snarast, helst innan årsskiftet för att vara helt säker på att exporten ska kunna genomföras i god tid innan avvecklingen. Du behöver även vara tillgänglig under tiden som exporten genomförs.

  • Har du skapat filer i googles appar såsom Google Document, Google Kalkylark, Kalenderdata eller Google presentationer osv rekommenderar vi att du använder Google Takeout.
  • Vill du flytta din Gmail till en annan e-postklient? Då rekommenderar vi att du tar hjälp av Servicedesk.
  • Har du lagrat filer i Drive men som inte är skapade av apparna i Google? Då rekommenderar vi att du använder programmet Google Drive för datorn.
    Manual Google Drive för Mac
    Manual Google Drive för Windows

Vart ska jag flytta mitt material? 

Universitetet rekommenderar Office 365 som den huvudsakliga tjänsten för att samarbeta, kommunicera, lagra och dela filer.

Läs mer om Office 365.

  • Har du använt Google Drive? Motsvarigheten i Office 365 är OneDrive.
  • Har du använt Gmail eller Google Kalender? Motsvarigheten för dessa två appar finns i Outlook.
  • Har du använt Google Dokument, Kalkylark och Presentationer? Motsvarigheten i Office 365 hittar du i Word, Excel och Powerpoint.
  • Har du använt Google Meet, Grupper eller Hangouts? Då har du alla dessa funktioner samlat på appen Teams.
  • Har du använt Google Formulär eller Google Jamboard? Liknande funktioner i Office 365 finner du i Forms och Whiteboard. 

  • Har du använt Google Sites? Motsvarigheten i Office 365 är SharePoint.

Läs mer om digitala samarbeten här. 

Skyddsvärde

Det är inte lämpligt att lagra information med betydande eller högt skyddsvärde i Google Apps eller Office 365. Det innebär exempelvis att du inte får lagra integritetskänsliga/känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information där. Det innebär exempelvis: information om hälsotillstånd, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter från utvecklingssamtal, anbud/upphandling, uppgifter om personers etniska ursprung, politiska åsikter och sexuella läggning. Personnummer räknas som integritetskänslig personuppgift.

Läs mer om personuppgifter

Om du vill lagra och hantera information med betydande eller högt så använder du tjänsten Skyddade dokument.

Har du frågor om informationssäkerhet och lagring av filer? Kontakta ITS IT-säkerhetsfunktion via Servicedesk.

 

Vanliga frågor om avveckligen av Google Apps

Jag vill inte ha kvar något av mitt innehåll i Google Apps, behöver jag göra något då?

Nej, då behöver du inte göra någonting.

Jag ska starta ett nytt digitalt samarbete, vilken tjänst ska jag använda istället?

Umeå universitet har valt Office 365 (Teams och Sharepoint) som tjänst för digitala möten och samarbeten. Mer om tjänster för digitala möten och samarbeten.

Läs mer om digitala samarbeten här. 

Jag har en kollega som har innehåll i Google Apps idag men som inte själv har möjlighet att flytta innehållet – hur gör vi?

Om ni har kollegor eller anställda som själva inte har möjlighet att exportera sitt innehåll så ska detta hanteras enligt enhetens/institutionens rutiner. Skicka ett ärende till Servicedesk med en begäran om att få ut materialet, chef eller prefekt måste godkänna begäran. Kom ihåg att ange personens Umu-id.
Chef behöver ta beslut om kvarvarande material hos personer som har avslutat sin anställning, avlidit, är sjukskrivna, tjänstlediga o.s.v.

Kommer det att vara möjligt att begära ut en kopia på innehållet efter att Google Apps avvecklats?

Nej, ingen säkerhetskopiering av innehållet kommer att göras på grund av materialets omfattande storlek. Innehåll som är kvar efter avvecklingen kommer att raderas och därmed gå förlorade.

Hur lång tid beräknas överföringen ta?

Google lämnar inga garantier eller riktlinjer. Börja i god tid för att säkerställa att du hinner få över ditt material innan tjänsten avvecklas. Tänk på att ha kvar ditt konto under tiden som förflyttningen pågår, det kan ta upp till sju dagar. Ju större mängd data – ju längre tid tar det. Vänta inte för länge.

Hur blir det med mina delade dokument?

Delningen av ett dokument följer inte med vid flytt av filer, du kommer därför behöva dela dokumentet på nytt. Fundera på om ni ska ha ett gemensamt team eller Sharepoint för era gemensamma dokument. Här finns två manualer som visar hur du skapar ett team I teams eller delade dokument i SharePoint.
Skapa dokumentbibliotek i SharePoint – Manual 
Skapa ett team i Teams – Manual 
Om det är ett eget dokument kan du ladda upp det i din OneDrive för att sedan dela länk därifrån.
Dela filer i Office 365 – Manual 

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Maja Wik
2021-11-09