Exempel på en institution/enhet som flyttat från en samarbetsyta till Teams

Det här exemplet beskriver hur en institution/enhet som tidigare haft en samarbetsyta i Aurora har byggt upp sin nya samarbetslösning i Teams.

Nuvarande lösning, samarbetsyta på Aurora

Institutionen/enheten har en samarbetsyta på Aurora där de publicerar den statiska informationen till de anställda på webbsidor.

På startsidan finns ett nyhetsflöde där ledning och administration publicerar nyheter och information. I nyhetsflödet publiceras även veckobrev och blogginlägg.

Tanken var att alla anställda skulle publicera information i flödet, men samarbetsytan har i mångt och mycket blivit envägskommunikation från ledning och administration. 

Lagring

Lagring sker främst på samarbetsytan på Aurora men viss dokumentation ligger kvar på gemensam filyta sedan tidigare.

Kommunikation

Främst envägskommunikation från ledningen och administratörer. Information om vad som är på gång inom enheten/institutionen och liknande.

Möten

Möten för enheten 4 gånger per år, APT 1 gång i månaden.

Samarbete

Inget större synligt samarbete. Uppdelade i arbetsgrupper, uppdrag och projekt med egna arbetssätt.

Ny lösning, team i Microsoft Teams

Gå till institutionens/enhetens nya samarbetslösning i Teams

Den nya lösningen är ett team i Microsoft Teams. Teamet innehåller all den informationen som enheten/institutionen tidigare hade på samarbetsytan men i ny form.

Teamet är uppdelat i tre kanaler:

  • Allmänt
  • Vid kaffemaskinen
  • Våra gemensamma möten.

Allmänt: Här publicerar ledningen och administrationen nyheter, veckobrev och senaste nytt. I filer hittar ni enhetens övergripande dokumentation.

Utöver inlägg och filer har kanalen även en flik som heter "Information till anställda". Detta är knytpunkten för de anställda. Hit vänder de sig för att hitta filer och information som rör deras arbete. Denna är låst för medarbetarna att redigera i. Detsamma gäller de "officiella" dokument som hör till enheten.

Vid kaffemaskinen: Detta är ett avslappnat mötesrum för alla anställda att kommunicera med varandra, som ett digitalt fikarum. 

Våra gemensamma möten: Samlingsplats för möten och dess dokumentation. Agenda, protokoll, anteckningar och bilagor. Allt som har med möten att göra samlas här i filsamlingen och information som rör möten publiceras under "Inlägg".

Lagring

Alla filer från samarbetsytan på Aurora är flyttade till teamets filsamling i kanalen Allmänt.

På samarbetsytan i Aurora fanns information publicerat i webbsidor. Denna information finns idag i en OneNote de döpt till "Information till anställda" och nås högst upp som en flik i kanalen Allmänt. Filer kopplade till sidorna finns länkade i denna men har sin lagringsplats i en mapp med samma namn som kapitlet.

Den dokumentation som tidigare låg på gemensam filyta ligger tills vidare kvar där.

Kommunikation

Nyhetsflödet i samarbetsytan på Aurora har flyttat till fliken "Inlägg" i Teamets kanal Allmänt.

Möten

Teamet har en kanal under namnet "Våra gemensamma möten" där möteshandlingar och protokoll samlas i filsamlingen. Denna kanal öppnar också upp möjligheten att göra mötesinbjudningar direkt i teamet. Är mötet på distans kan en digital mötesinbjudan göras (på så sätt bjuds alla teamets medlemmar in) och är det ett fysiskt möte kan en officiell inbjudan med agenda publiceras som ett inlägg. I detta fall kan det vara bra att komplettera med en traditionell mötesbokning i Outlook också.

Samarbete

Enheten/Institutionen har fortfarande inget större behov av samarbete. Inget större synligt samarbete.

Enheten/Institutionen är uppdelade i arbetsgrupper, uppdrag och projekt som har egna arbetssätt och i många fall egna team.

Medarbetarna har efterfrågat en plats att på ett avslappnat sätt kommunicera med varandra över uppdragsgränserna detta har vi i teamet möjliggjort genom kanalen "Vid kaffemaskinen".

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-06-11