Frågor och svar om avvecklingen av samarbetsytorna på Aurora

På den här sidan samlas de vanligaste frågorna och svaren om avvecklingen av samarbetsytorna på Aurora.

Vad är en samarbetsyta?

Samarbetsytorna är den del av intranätet Aurora som ligger i Sharepoint. 

En samarbetsyta går att likna vid ett eget intranät för en grupp personer, till exempel för en institution, en enhet eller ett projekt där medlemmarna kan samarbeta kring dokument och kommunicera med varandra. Det är bara medlemmarna i gruppen som har åtkomst till innehållet på en samarbetsyta.

Här listas alla samarbetsytor

Vem äger en samarbetsyta?

I listan med alla samarbetsytor kan du klicka på + Info för att fälla ut mer information om ytan. Där framgår det vem eller vilka som är ägare till ytan.

Här listas alla samarbetsytor

Varför ska samarbetsytorna på Aurora avvecklas?

Samarbetsytor på Aurora bygger på Sharepoint 2013, en produkt som inte längre vidareutvecklas av Microsoft och där support på produkten kommer att upphöra. Samarbetsytorna och dokumentdelningsfunktionen i Aurora har därmed nått slutet på sin livscykel och behöver ersättas.

Dessutom finns överlappande funktionalitet i Office 365.

Beslutet att avveckla samarbetsytorna är taget av rektor. 

Läs mer om rektorsbeslutet

Ska alla samarbetsytor flyttas in i Office 365?

Nej, inte riktigt. Det finns några ytor som innehåller handböcker, användarstöd, tjänstebeskrivningar och information som vänder sig till en bred målgrupp, till exempel till alla anställda. Den typen av information kan istället flyttas in i EpiServer-delen av Aurora eller till Manual.

För mer information om hur ni hanterar den typen av samarbetsyta, kontakta Erik Vesterberg på Kommunikationsenheten. 

Vad blir kvar på Aurora när samarbetsytorna tas bort?

Information som rör många eller alla anställda - så kallad basinformation - finns kvar i huvudingångarna i Auroras sidhuvud. Även nyhetsflödet med universitetsgemensamt innehåll finns kvar. 

Avvecklingen av samarbetsytorna är en del i arbetet med en ny medarbetarwebb. Just nu pågår ett arbete med att ta fram en konceptidé för den nya medarbetarwebben. Mer information kommer längre fram.

Vem ansvarar över att flytta en samarbetsyta?

Det är ni som använder ytan som ansvarar över att flytta ert material. Behöver ni hjälp och stöd i arbetet kan ni kontakta Servicedesk.

Hur går flytten från samarbetsytorna till?

Det finns en checklista med information om vad som behöver göras för att möjliggöra flytten.

Checklista flytt av samarbetsyta

Finns det en tidplan för flytten?

Så här ser tidplanen ut för samarbetsytorna som ska flyttas in i Office 365:

  • Våren 2020: Det går inte längre att skapa nya samarbetsytor på Aurora
  • Våren 2020-våren 2021: Flytt av samarbetsytor
  • 1 maj 2021: Endast läs-behörighet i samarbetsytorna. Det innebär att det inte längre går att redigera en samarbetsyta (ladda upp filer, publicera eller redigera sidor o.s.v.)
  • 30 juni 2021: Samarbetsytorna ska vara flyttade. Ytor som inte har flyttats kommer att arkiveras och på sikt raderas.

Går det att automatisera flytten av material eller måste allt flyttas manuellt?

Ja, ni kan ta hjälp av ITS som har tillgång till ett flyttverktyg för att flytta stora mängder filer, webbsidor och bilder. 

Om ni ska flytta en mindre mängd text och filer kan det gå smidigare och snabbare att göra det själv manuellt. 

Ni måste säkerställa att informationen ni vill flytta till Office 365 får lagras där, läs mer i steg 2 i checklistan.

Läs mer om hur ni flyttar i steg 4 i checklistan.

Checklista flytt av samarbetsyta

Vilken tjänst passar våra behov bäst?

Det finns en matris som beskriver vad som är möjligt att göra i de olika tjänsterna i Office 365. Välj den tjänst som passar era behov bäst. Kontakta Servicedesk om ni behöver ytterligare rådgivning. 

Matris: Vilken tjänst ska jag välja?

Går det att koppla AD-grupper (till exempel alla anställda vid en institution) till ett team?

Vi jobbar på att ta fram en lösning för att göra det möjligt att koppla AD-grupper till olika team eller ytor i Sharepoint i Office 365. 

Tills grupphanteringen finns på plats finns en lösning som gör det enkelt att bjuda in flera medlemmar samtidigt till ett team. 

Bjuda in flera medlemmar till ett team, Manual

Vem kan hjälpa oss med flytten?

ITS kan hjälpa er genom att svara på frågor om tjänsterna. De erbjuder också skräddarsydda utbildningar och workshops anpassade efter er enhets/institutions behov. Ni kan också kontakta ITS för att få hjälp med själva flytten av material.

Kontakta Servicedesk för mer hjälp

Hur kan vi lära oss mer om apparna i Office 365?

Om ni behöver fördjupa era kunskaper om att arbeta i Office 365 så finns inspelade webbinarier om bland annat Teams och OneDrive. 

Utbildningar Office 365

Gå gärna med i användarforumet för Office 365 för att lära dig mer om tjänsterna.

Användarforum för Office 365

Se vanliga frågor och läs instruktioner för olika frågor på universitetets webbplats Manual.

Manual

På Microsofts egna support finns massor av stödmaterial och instruktioner som beskriver hur du kan arbeta i Office 365.

Microsoft Office - hjälp och utbildning

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-06-11