E-post för anställda

Som anställd på Umeå universitet måste du ha en e-postadress kopplad till universitetet. Adressen får du när du anställs till universitetet, enligt modellen förnamn.efternamn@umu.se. För att din e-post ska fungera så bra som möjligt bör du använda Outlook, också om du har Mac.

Din e-postadress skapas utifrån ditt namn så som det är inlagt i personalsystemet Primula. Om du har flera för- eller efternamn får du välja hur de ska användas. Du som har dubbelnamn där namnen sitter ihop med bindestreck kommer få en e-postadress enligt förnamn-förnamn@umu.se. All universitetets e-post lagras centralt på en server, och för att minska mängden skräppost har universitetet ett så kallat filter. Filtret genomsöker e-postmeddelanden för att identifiera spam och eventuella virus.

Så byter du din e-postadress

Om du bytt namn eller har andra önskemål om ändringar i din adress kontaktar du den som är katalogansvarig på din institution eller enhet. Om du bytt namn måste du först kontakta den personalansvariga på din institution eller enhet eftersom namnet måste ändras i personalsystemet Primula ett dygn innan den katalogansvariga kan ändra din e-postadress.

Om du råkar radera viktig e-post

Om du använder Outlook kan du återskapa mejl som raderats av misstag. Det raderade mejlet hamnar då i papperskorgen, varifrån det går att återskapa meddelandet. Om du har tömt papperskorgen finns informationen ändå kvar på servern i 30 dagar. Instruktioner för hur du återställer raderad e-post finns i Kunskapsdatabasen.

Återställande av raderad e-post

Primär och sekundär adress

Den e-postadress du har enligt modellen förnamn.efternamn@umu.se är din primära adress. Det innebär att den adressen visas på till exempel webben och i de flesta av universitetets IT-system. Du kan också ha en sekundär adress som kommer att synas på din profilsida i personalkatalogen, men inte i något av universitetets IT-system. Om du byter primär adress kan du fortfarande ta emot e-post på din gamla adress, ungefär som eftersändning. För att den ska fungera ska din nya primära adress läggas till den gamla, utan att den gamla raderas.

Ett byte av primär adress påverkar andra IT-system och tjänster och i vissa fall måste du uppdatera några saker manuellt för att allt ska fungera som det ska.

Box

Om du synkroniserar Box till dina olika enheter (datorer, smarttelefoner och plattor) måste du uppdatera alla dessa med din nya primära e-postadress.

Redigering i Aurora

Om du är redaktör i Aurora kan ett byte av primär e-postadress påverka dina behörigheter att redigera sidor i Aurora/Episerver. Det innebär rent konkret att du inte längre får fram den orange fliken uppe i högra hörnet när ni har loggat in. Kontakta Servicedesk för att få tillbaka din behörighet.

E-postlistor i Sympa

Om du skickar e-post med Sympalistor behöver du uppdatera alla Sympalistor med din nya primära e-postadress. För listor där du är mottagare behöver du inte ändra något förrän din gamla adress helt raderas från Dirigenten.

E-postsignatur

Kom ihåg att uppdatera din e-postsignatur med den nya adressen. Detta gör du i den e-postklient (Outlook eller liknande) som du använder.

Funktionsbrevlåda

En funktionsbrevlåda är inte knuten till en viss person utan till en funktion eller enhet inom universitetet. Universitetsövergripande funktioner skall ha funktionsbrevlådor liksom institutioner och enheter. I undantagsfall kan separata konton skapas för specifika roller som till exempel studierektor och liknande, för att all e-postkorrespondens ska kunna överföras när rollen ersätts med en annan person.

Generellt gäller att funktionsadresser ska vara funktion.enhet@umu.se. Universitetsövergripande funktionsadresser ska vara funktion@umu.se. Enheternas officiella brevlåda ska normalt heta enhet@umu.se.
Funktion och enhet ska anges med hela namnet eller en begriplig eller brett accepterad förkortning av enheten eller funktionen.

En funktionsbrevlåda beställer du med blanketten Funktionsbrevlåda

Byta funktionsadress

Funktionsadresser kan inte katalogansvariga byta. Skicka ett ärende till Servicedesk med den adress som berörs och vilken ny adress som önskas.

Support och mer information

Om du behöver hjälp med din e-post hänvisas du i första hand till Kunskapsdatabasen. Om du inte hittar det du söker där kan du kontakta Servicedesk.

Du kan även läsa mer om e-posttjänsten i Tjänstekatalogen.

Arkivera mail i Outlook 2016

Mattias Wallmark
2017-08-08