Flytta en samarbetsyta från Aurora

Samarbetsytorna på Aurora ska avvecklas. Istället ska Office 365 användas för att samarbeta, kommunicera, lagra och dela filer. Här finns en checklista som beskriver hur ni går till väga för att flytta er samarbetsyta.

Har ni frågor eller behöver hjälp på vägen? Kontakta Servicedesk

Flytta en samarbetsyta från Aurora

1. Inventera innehållet i samarbetsytan

Har ni flera ytor inom samma område kan det vara bra att göra en övergripande översyn för hela området. 

  1. Är ytan aktiv? Om inte kan den tas bort på en gång – kontakta Servicedesk.
  2. Se över vilket innehåll ni kan rensa bort och vad ni vill spara. 
  3. Bestäm vart ni ska flytta innehåll som ni vill spara. Utgå från tabellen. 
Behov/typ av innehåll i samarbetsytan Målgrupp Flyttas till
Lagra egna dokument Den enskilde användaren OneDrive (Office 365)

Intranät för att samarbeta, lagra och dela gemensamma filer med en grupp.

Chatt och digitala möten.

Projektgrupp/arbetsgrupp

Institution/enhet

Forum

Andra liknande samarbetsformer

Teams (Office 365)
Intranät för att samarbeta, lagra och dela gemensamma filer med en grupp.

Projektgrupp/arbetsgrupp

Institution/enhet

Forum

Andra liknande samarbetsformer

SharePoint (Office 365)

Universitets- och fakultetsgemensam information (basinformation)

Nyheter

Alla anställda eller en bred målgrupp

Basinformationen eller nyhetsflödet i Aurora (EpiServer)*
Instruktioner, manualer

Anställda

Studenter

manual.its.umu.se
     

* För mer information om hur ni hanterar den typen av samarbetsyta, kontakta Jonas Mattebo på Kommunikationsenheten.

2. Säkerställ att ni lagrar informationen säkert och korrekt

Säkerställ att ni får lagra den information ni vill flytta till O365 utifrån den här riktlinjen:

I Office 365 kan ni lagra och hantera arbetsmaterial och information som inte innehåller känsliga personuppgifter eller sekretess.

Material med högt skyddsvärde, till exempel känsliga personuppgifter, sekretess, känsliga forskningsdata eller annan känslig verksamhetsinformation, kan lagras i tjänsten Skyddade dokument.

Mer om tjänsten Skyddade dokument

3. Välj tjänst för samarbete

Bestäm vilken ny tjänst i Office 365 ni ska använda för att lagra material och samarbeta. Gå igenom matrisen för att ta reda på vilken eller vilka tjänster som passar era behov bäst.

Matris: Vilken tjänst ska jag använda?

När ni beslutat om tjänst är det dags att starta igång. 

Skapa ett team i Teams, Manual

Bjud in medlemmar till ett team, Manual

Hjälp och utbildning för Sharepoint, Microsoft

Trygg filyta, Aurora

Behöver ni hjälp?

Behöver ni hjälp för att starta igång eller har ni frågor? Kontakta Servicedesk.

ITS erbjuder även skräddarsydda workshops som anpassas efter er institutions/enhets behov.

Kontakta ITS via Servicedesk

Tänk igenom ny struktur
När ni bestämt vilken tjänst ni vill använda kan det vara bra att tänka igenom hur ni vill strukturera ert material i den nya tjänsten. Passa på att se över ert innehåll, era arbetssätt och rutiner och gör förbättringar. 

För att visa på hur man kan tänka om och göra nytt i samband med flytten finns nu några exempel.

Exempel på en institution/enhet som flyttat från en samarbetsyta till Teams

Fler exempel kommer. 

4. Flytta materialet

Flytta över materialet ni vill spara in i den nya tjänsten.

Om ni har en mindre mängd material går det smidigast om ni flyttar det själva. Vid stora mängder material kan ni ta hjälp av ITS som har tillgång till ett flyttverktyg. Ni måste säkerställa att informationen som ska flyttas in i Office 365 får lagras där (se steg 2). Kontakta Servicedesk för mer information. 

Instruktioner för att ladda upp filer:

Ladda upp filer i OneDrive, Microsoft support

Ladda upp filer i Teams, Microsoft support

5. Ta bort samarbetsytan i Aurora

När ni har flyttat över allt material som ska sparas kan ni ta bort samarbetsytan i Aurora. Det gör ni genom att kontakta Servicedesk.

6. Lär er mer om att arbeta i Office 365

Behöver ni fördjupa era kunskaper om tjänsterna i Office 365?

På den här sidan finns inspelade webbinarier om Teams och OneDrive. 

Utbildningar Office 365

På Microsofts egna support finns massor av stödmaterial och instruktioner som beskriver hur du kan arbeta i Office 365.

Microsoft Office - hjälp och utbildning

Flytta dina filer i Mina dokument

Även Mina dokument ska avvecklas fram till våren 2021. Du som använder Mina dokument behöver flytta de filer du vill spara in i OneDrive.

Gå till Mina dokument

Du kan själv ladda ner filerna från Mina dokument och sedan ladda upp de i din OneDrive. Kontakta Servicedesk om du vill ha hjälp med flytten av filer. När du flyttat de filer du vill spara ska du tömma din lagring i Mina dokument.

Mer om OneDrive

FAQ OneDrive, Manual

Vanliga frågor och svar

Support

För teknisk support eller leveransfrågor kontaktar du universitetets Servicedesk.
Telefon: 090 - 786 63 00

Support

Användarsupport sker i Microsofts regi via självhjälp online.

Hjälp och utbildning, Office 365

Vanliga frågor och svar om Office 365 i Manual.

Office 365 FAQ

Elin Sköld
2020-11-18