Samarbetsytorna avvecklas

Samarbetsytorna och Mina dokument på Aurora kommer att avvecklas till 30/6 2021. Istället kommer universitetet att använda Office 365 för att samarbeta, kommunicera, lagra och dela filer. På denna sida hittar du en checklista som beskriver hur ni går till väga för att flytta er samarbetsyta.

Deadlines för samarbetsytorna

Samarbetsytorna på Aurora kommer att avvecklas till 30 juni 2021.

Från 1 maj 2021 införs läsläge vilket innebär att det inte längre kommer att gå att kunna redigera något på samarbetsytorna. Dock kan ni fortfarande spara ned ert innehåll.

I samband med läsläget tas även en kopia för arkivering i ett enkelt filformat och sparas under 2021. För att få tillgång till arkivet behöver du kontakta Servicedesk.

Deadlines för Mina dokument

Mina dokument på Aurora kommer också att avvecklas. Du som använder Mina dokument behöver därför flytta dina filer senast 30 april 2021. Efter detta datum kommer du inte längre att ha tillgång till dina filer.

Gå till Mina dokument

Flytta en samarbetsyta från Aurora

1. Inventera innehållet i samarbetsytan

Om du har flera samarbetsytor inom samma område kan det vara bra att göra en övergripande översyn för hela området. 

  1. Är ytan aktiv? Om inte kan den tas bort på en gång – kontakta Servicedesk.
  2. Se över vilket innehåll ni kan rensa bort och vad ni vill spara. 
  3. Bestäm vart ni ska flytta innehåll som ni vill spara. Utgå från tabellen. 
Behov/typ av innehåll i samarbetsytan Målgrupp Flyttas till
Lagra egna dokument Den enskilde användaren OneDrive (Office 365)

Intranät för att samarbeta, lagra och dela gemensamma filer med en grupp.

Chatt och digitala möten.

Projektgrupp/arbetsgrupp

Institution/enhet

Forum

Andra liknande samarbetsformer

Teams (Office 365)
Intranät för att samarbeta, lagra och dela gemensamma filer med en grupp.

Projektgrupp/arbetsgrupp

Institution/enhet

Forum

Andra liknande samarbetsformer

SharePoint (Office 365)
Instruktioner, manualer

Anställda

Studenter

manual.its.umu.se

* För mer information om hur ni hanterar den typen av samarbetsyta, kontakta Erik Vesterberg på Kommunikationsenheten.

2. Säkerställ att ni lagrar informationen säkert och korrekt

En viktig del av att besluta vilken tjänst du ska använda för att lagra filer är att göra en informationsklassning. Genom informationsklassningen gör du en bedömning av filernas skyddsvärde – vilken nivå av skydd som krävs för dina filer. Skyddsvärdet påverkar vilken tjänst du får använda för dina filer. För Office 365 gäller följande:

Här kan ni lagra och hantera arbetsmaterial och information som inte innehåller känsliga personuppgifter eller sekretess.

Om ni har behov av att lagra material med högt skyddsvärde, till exempel känsliga personuppgifter, sekretess, känsliga forskningsdata eller annan känslig verksamhetsinformation, kan ni använda tjänsten Skyddade dokument.

Mer information hittar du på sidorna om informationssäkerhet och informationsklassning

3. Välj tjänst för samarbete

Bestäm vilken ny tjänst i Office 365 ni ska använda för att lagra material och samarbeta. Gå igenom matrisen för att ta reda på vilken eller vilka tjänster som passar era behov bäst.

Matris: Vilken tjänst ska jag använda?

Behöver ni hjälp?

Behöver ni hjälp för att starta igång eller har ni frågor? Kontakta Servicedesk.

ITS erbjuder även skräddarsydda workshops som anpassas efter er institutions/enhets behov.

Kontakta ITS via Servicedesk

4. Starta er nya plattform

När ni bestämt vilken tjänst ni vill använda kan det vara bra att tänka igenom hur ni vill strukturera ert material i den nya tjänsten. Passa på att se över ert innehåll, era arbetssätt och rutiner och gör förbättringar.

Skapa ett team i Teams, Manual

Bjud in medlemmar till ett team, Manual

Hjälp och utbildning för Sharepoint, Microsoft

För att visa på hur man kan tänka om och göra nytt i samband med flytten finns nu några exempel.

Exempel på en institution/enhet som flyttat från en samarbetsyta till Teams

Fler exempel kommer. 

5. Flytta materialet

Flytta över materialet ni vill spara in i den nya tjänsten.

Om ni har en mindre mängd material går det smidigast om ni flyttar det själva. 

Instruktioner för att ladda upp filer:

Ladda upp filer i OneDrive, Microsoft support

Ladda upp filer i Teams, Microsoft support

Vid stora mängder material kan ni ta hjälp av ITS som har tillgång till ett flyttverktyg. Ni måste säkerställa att informationen som ska flyttas in i Office 365 får lagras där (se steg 2). Kontakta Servicedesk för mer information.

6. Ta bort samarbetsytan i Aurora

När ni har flyttat över allt material som ska sparas kan ni ta bort samarbetsytan i Aurora. Det gör ni genom att kontakta Servicedesk.

7. Lär er mer om att arbeta i Office 365

Om ni behöver fördjupa era kunskaper om att arbeta i Office 365 så finns inspelade webbinarier om bland annat Teams och OneDrive. 

Utbildningar Office 365

Gå gärna med i användarforumet för Office 365 för att lära dig mer om tjänsterna.

Användarforum för Office 365

Se vanliga frågor och läs intruktioner för olika frågor på universitetets webbplats Manual.

Manual

På Microsofts egna support finns massor av stödmaterial och instruktioner som beskriver hur du kan arbeta i Office 365.

Microsoft Office - hjälp och utbildning

Ta bort en samarbetsyta från Aurora

Vår samarbetsyta är inaktiv och vi vill ta bort den

  1. Gå igenom innehållet i samarbetsytan och spara ned det material som ska finnas kvar.
  2. När steg 1 är färdigt, skicka ett ärende till Servicedesk för hjälp med att ta bort samarbetsytan.
  3. Klart!

Ta bort dina filer från Mina dokument

  1. Ladda ned de filer du vill behålla.
  2. Ta bort alla filer efter att du har sparat de du vill ha kvar.
  3. Ladda upp filerna på nytt, förslagsvis i OneDrive

Om du har en stor mängd data att flytta kan skicka ett ärende till Servicedesk för att få hjälp med detta.

Mer om OneDrive

FAQ OneDrive, Manual

Vanliga frågor och svar

Support

Till Servicedesk kan du skicka ett ärende när du exempelvis behöver stöd kring:

*  Teknisk support
*  Beställning av tillgång till system

Telefon: 090 - 786 63 00

Manual

Manualer och instruktioner hittar du på webbplatsen Manual.

Driftinformation

https://it-status.umu.se/driftinfo

Elin Sköld
2021-03-25