Ny webb 2018

Ny webb för Umeå universitet

Umeå universitets externa webbplats kommer att förnyas. Det kommer att innebära en stort förändringsarbete för många inblandade då innehållet på vår nuvarande webb kommer att behöva ses över och flyttas.

Här hittar du svar på de nu vanligaste frågorna om den nya webben. Sidan uppdateras kontinuerligt.

Synpunkter, önskemål och frågor

Har du frågor som inte finns med bland frågor och svar här nedanför eller vill du framföra synpunkter och önskemål så kan du mejla Kommunikationsenheten på webb@umu.se.

Fördjupande information

Du som är intresserad av att följa arbetet mer i detalj och få nyheter på Min startsida kan välja att följa samarbetsytan Ny webb 2018. På ytan finns bland annat en projektblogg som kommer att uppdateras regelbundet.

Samarbetsytan Ny webb 2018

Frågor och svar om ny webb 2018

Här nedan finns svar på de vanligaste frågorna om den nya webben som vi hittills stött på. Tanken är att fylla på när vi vet mer.

Varför gör universitetet om sin webb?

För att det är den enskilt viktigaste kommunikationskanalen som börjar ha många år på nacken. Mycket har hänt inom webbområdet på tio år och universitetet behöver därför se över innehåll och navigationsstruktur med utgångspunkt från besökarnas behov och vad moderna webblösningar kan erbjuda. Det är även nödvändigt att byta ut publiceringssystemet InfoGlue som är föråldrat och inte har någon framtid.

Vilket är syftet med den nya webben?

Universitetets webb ska ge besökaren en bättre bild av Umeå universitet. Vår webb ska vara enkel, tydlig och effektiv. Den ska visa att universitetet har hög kvalitet på forskning och utbildning och att Umeå universitet bidrar till att utveckla både människorna här och det omgivande samhället.

Vad blir annorlunda?

Umu.se är i första hand en webbplats dit besökarna kommer för att lösa sina informationsbehov - inte våra. Universitetet ska ta hänsyn till besökarens förutsättningar att tillgodogöra sig informationen. Vi utvecklar den nya webben med utgångspunkt från att besökaren i första hand använder sin mobil.

Idag består vår webbplats av en mix av innehåll för både interna och externa besökare. Tanken med den nya webben är att renodla innehållet och fördela det på tre olika webbplatser. Tänk tre restauranger där vi "serverar webb". En är öppen och till för alla externa besökare och två är medlemsklubbar - den ena för befintliga studenter, den andra för medarbetare. De har olika menyer men serveringen sköts av samma personal. Innehållet för de externa besökarna marknadsförs utanför restaurangen, till exempel i sociala medier.

En stor skillnad mot idag är att vi kommer att i större utsträckning att ha en gemensam webbplats och mindre fokus på organisation än idag.

Nya webben - tre restauranger för besökare med olika behov.

Foto:

Förändringen inkluderar följande:

  • Byte av webbpubliceringssystem från InfoGlue till Episerver
  • Ny externwebb med ny design, struktur och navigation
  • Ny sökfunktion
  • Ny budskaps- och innehållsstrategi
  • Ny redaktörsorganisation med färre redaktörer än idag
  • Uppdaterat innehåll
  • Ny gemensam forskningswebb
  • Ny gemensam studentwebb som ersätter nuvarande student.umu.se och Portalen.
  • Flytt av innehåll från InfoGlue till nya externwebben, studentwebben och intranätet Aurora.

Hur ser tidplanen ut?

Här kan du se tidplanen för arbetet med den nya webben:

Tidplan Ny webb

Här kan du se en översiktsbild av den aktuella planeringen för arbetet med den nya externwebben.

Tidslinje Ny webb

Hur sker arbetet med att ta fram den nya webben?

Arbetet leds av Kommunikationsenheten. Utvecklingsarbetet gör ITS på uppdrag av Kommunikationsenheten. I arbetet med att ta fram olika delar av den nya webben involveras ett stort antal anställda och studenter genom intervjuer, workshops och tester. Även externa besökargrupper har involverats.

Designprocessen består av att ta reda på användarnas behov, formulera problemen, generera idéer, skissa prototyper, utvärdera och testa, förfina och testa igen.

När finns skiss på en institutionswebb att få se?

Arbetet med struktur och innehåll för institutionswebbarna pågår. På den här sidan finns mer information om institutionswebbarna:

Institutioner och enheter

I följande blogginlägg i Webbloggen finns också mer information om instituitonernas möjligheter på den nya webben.

 

Till nya externwebben

Under hösten 2018 kommer redaktörer att få utbildning i Episerver och kunna börja arbeta i verktyget. Huvudfokus för arbetet under hösten 2018 kommer att vara att flytta institutionernass kvarvarande innehåll till nya externwebben. Mer detaljerad tidplan för detta kommer.

Här kan du se en översiktsbild av den aktuella planeringen för arbetet med den nya externwebben.

Tidplan Ny webb

När ska min enhets/institutions innehåll flyttas?

Inventerings- och städningsarbetet pågår för fullt på alla institutioner och enheter.

  1. Internt innehåll som riktar sig till institutionens medarbetare (För våra anställda) ska vara flyttat till samarbetsytor på Aurora senast den 4 maj.
  2. Institutionernas inventering av "För våra studenter" ska vara klar senst den 19 mars. Kommunikationsenheten flyttar sedan i dialog med institutionerna deras innehåll under "För våra studenter" till nya studentwebbenoch under perioden 19 mars till 21 juni inför lansering till höstterminen 2018.
  3. Resterande extern information på institutionernas webbplatser flyttas först till hösten av de redaktörer som genomgått utbildning i Episerver enligt individuella planeringar. Bortre deadline är 13 december då InfoGlue släcks ner.

Se även frågan Hur ser tidplanen ut ovan?

Läs mer om flytt till Studentwebben
Läs mer om flytt till Aurora
Tidplan Ny webb

 

Vad förväntas av mig som redaktör i InfoGlue?

Redaktörsorganisationen för vår nya externwebb ännu inte är bestämd. Inte heller hur behörighetsnivåerna kommer att se ut. Men du som är redaktör i InfoGlue nu förväntas:

  • Ha en dialog med övriga redaktörer på din institution och med din prefekt om vad som behöver göras och hur ni fördelar arbetet.
  • Inventera och rensa din institutions innehåll i InfoGlue. Detta arbete pågår under vårterminen 2018.
    • Innehåll under "För våra studenter" ska vara inventerat till den 19 mars.
    • Inventering av resterande innehåll ska vara klar senast den 14 juni, men ju tidigare det är klart desto bättre möjligheter till framförhållning och planering av det fortsatta arbetet.
  • Flytta eventuellt innehåll under "För våra anställda" till samarbetsyta på Aurora senast den 4 maj. Beställa och ställa i ordning samarbetsyta ifall ni inte redan har en sådan. De som ska administrera ytan behöver lära sig hur de kan jobba med ytan i SharePoint och sedan flytta själva innehållet.

Flytt av kvarvarande innehåll för din institution/enhet från InfoGlue till nya externwebben sker under hösten 2018. Mer detaljerad tidplan tas fram individuellt i samarbete med respektive institution.

Mer information om inventering och flytt
Tidplan Ny webb

Vad förväntas av mig som prefekt/chef?

Som prefekt/chef förväntas du:

  • Ha en dialog med dina webbredaktörer om vad som behöver göras och hur arbetet ska fördelas. På många webbar behöver fler än enbart webbredaktörerna vara inblandade för att kunna avgöra om det nuvarande innehållet är aktuellt och korrekt. Vet du inte vem eller vilka som är webbredaktör hos dig kan mejla Kommunikationsenheten på webb@umu.se.
  • Ge nuvarande webbredaktörer rimliga förutsättningar för att kunna lägga tid på inventering och städning av innehåll under våren 2018.
  • Utse redaktör/er som ska få utbildning i Episerver. Mer information kommer under mars månad.
  • Ge framtida webbredaktörer förutsättningar (tid) att göra ett tillräcklig bra jobb utifrån de krav som den nya externwebben ställer.

Hur mycket tid kommer flytten att ta?

Det beror förstås på hur mycket innehåll som institutionen eller enheten ansvarar för. Efter inventering och rensning bör ni ha fått ett bättre grepp på hur stor arbetsinsatsen kan förväntas bli för just er institution.

När sker utbildningen av redaktörer?

Utbildning för framtida redaktörer i Episerver blir först efter sommaren. Mer information kommer.

 

När kommer InfoGlue att släckas ner?

InfoGlue beräknas släckas ned den 13 december 2018. Systemen lever kvar parallellt under en period, eftersom flytt av innehåll från institutionernas webbsidor ska göras under hösten 2018.

Vad finns för stöd att få?

Kommunikationsenheten kommer att ge stöd och hjälp i olika former under hela 2018, exempelvis i form av:

  • Informationsträffar med webbansvariga (genomförda i jan-feb)
  • Flytt av institutionernas innehåll till nya studentwebben. Görs av Kommunikationsenheten i dialog med institutionerna.
  • Webbstugor, se kalendarium på samarbetsytan Ny webb 2018. På webbstugorna kan redaktörer få hjälp med frågor som uppstår kring inventering, städning och samarbetsytor på Aurora.
  • Samarbetsytan Ny webb 2018 med checklistor och manualer
  • Information om struktur och innehåll för institutionswebbar
  • Utbildningstillfällen i Episerver hösten 2018
  • Användarmanual och annat stöd för arbete med samarbetsytor på Admin för samarbetsyta på Aurora 

Vilka har fått information om det här?

Kommunikationsenheten informerar fortlöpande om arbetet med den nya externwebben på samarbetsytan Ny webb 2018. Se till att följa ytan för att få löpande uppdateringar via din "Min startsida".

Parallellt med detta hålls möten med ett stort antal forum, grupper, institutioner och enheter. Alla dessa möten läggs in i kalendern på samarbetsytan Ny webb 2018. Exempelvis så kommer alla prefekter att få information vid olika prefektmöten minst en gång, men sannolikt flera, under våren 2018.

Vad gäller för oss som använder Umbraco?

Samma sak som för Infoglue gäller för de högskolor som använder Umbraco som webbpubliceringssystem - inventera, städa och flytta (Bildmuseet och Sliperiet undantaget). Träffar högskolorna som använder Umbraco har genomförts och fler är inplanerade.

Vad gäller för oss som använder Wordpress?

Webbplatser i wordpress och Joomla berörs inte i den här omgången.

Olof Malmberg
2018-04-17