Ny webb för Umeå universitet

Umeå universitets externa webbplats kommer att förnyas. Det kommer att innebära en stort förändringsarbete för många inblandade då innehållet på vår nuvarande webb kommer att behöva ses över och flyttas.

Förberedelse- och utvecklingsarbetet för en ny webb har redan startat, men merparten av flytten kommer att ske under 2018. Här hittar du svar på de nu vanligaste frågorna om den nya webben. Sidan uppdateras kontinuerligt.

Synpunkter, önskemål och frågor

Har du frågor som inte finns med bland frågor och svar här nedanför eller vill du framföra synpunkter och önskemål så kan du mejla Kommunikationsenheten på webb@umu.se.

Fördjupande information

Du som är intresserad av att följa arbetet mer i detalj och få nyheter på Min startsida kan välja att följa samarbetsytan Ny webb 2018. På ytan finns bland annat en projektblogg som kommer att uppdateras regelbundet.

Samarbetsytan Ny webb 2018

Frågor och svar om ny webb 2018

Arbetet är fortfarande i en fas där arbetsgruppen jobbar med behovsanalys och strategier för hur vi ska jobba med innehåll och budskap. Därför finns ännu inte svar på alla frågor. Här nedan har vi börjt lista svar på de vanligaste frågorna om den nya webben som vi hittills stött på. Tanken är att fylla på när vi vet mer.

Varför gör vi om webben?

Vår webbplats är den enskilt viktigaste kommunikationskanalen för universitetet och samtidigt en av flera delar i universitetets kommunikations- och kanalstrategi. Umeå universitets webbplats har tio år på nacken.

Vi behöver därför se över innehåll och navigationsstruktur med utgångspunkt från besökarnas behov och vad moderna webblösningar kan erbjuda. Inom webbområdet har mycket hänt på tio år. Det gäller såväl hur en webbplats struktureras och innehållet märks upp, hur innehåll presenteras och hur besökarna navigerar.

Umeå universitet använder idag ett publiceringssystem som är föråldrat och inte har någon framtid. Det är nödvändigt att som en del i förändringen att även byta ut publiceringssystemet. 

Vad vill universitetet med sin nya webb?

Vår webb ska ge besökaren en bättre bild av Umeå universitet. Vår webb ska vara enkel, tydlig och effektiv. Den ska visa att universitetet har hög kvalitet på forskning och utbildning och att Umeå universitet bidrar till att utveckla både  människorna här och det omgivande samhället.

Vad vet vi så här långt?

Umu.se är i första hand en webbplats dit besökarna kommer för att lösa sina informationsbehov – inte våra. Vi respekterar besökarens behov när vi väljer ut och tillgängliggör information och funktioner, vi strävar efter att möta besökarens behov med så anpassad information som möjligt och vi tar hänsyn till besökarens särskilda förutsättningar att tillgodogöra sig informationen.

Vår webb ska utvecklas med utgångspunkt i att besökaren i första hand använder sin mobil. Vår webb kommer att ha en central utbildningswebb och en central forskningswebb samt en gemensam personalkatalog.

Vad blir annorlunda?

Idag består vår webbplats av en mix av innehåll för både interna och externa besökare. Tanken med den nya webben är att renodla innehållet och fördela det på tre olika webbplatser. Tänk tre restauranger där vi "serverar webb". En är öppen och två är medlemsklubbar – den ena för befintliga studenter, den andra för medarbetare. De har olika menyer men serveringen sköts av samma personal. Innehållet marknadsförs utanför restaurangen, till exempel i sociala medier.

Nya webben - tre restauranger för besökare med olika behov.

Foto:

Förändringen inkluderar följande:

  • Ny externwebb:
    • Byte av webbpubliceringssystem från InfoGlue till Episerver
    • Ny design med vår nya grafiska profil
    • Ny struktur och navigation
    • Ny sökfunktion
    • Ny budskaps- och innehållsstrategi
    • Ny redaktörsorganisation med färre redaktörer än idag
    • Uppdaterat innehåll på universitetsgemensam nivå, fakultets- och institutionsnivå, som riktar sig till externa besökare
  • Ny studentwebb som ersätter nuvarande student.umu.se och Portalen.
  • Flytt av innehåll från nuvarande webbplats till:
    • Aurora (intranätet) – innehåll som riktar sig till medarbetare
    • Studentwebben – innehåll som riktar sig till befintliga studenter

När sker förändringen?

Detta är en stor förändring och förändringen kommer därför att ske stegvis under en längre period. Arbetsgruppen på Kommunikationsenheten arbetar för närvarande med en tidplan för förändringen.

Det vi vet idag är att först ut blir olika universitetsgemensamma funktioner såsom ny personalkatalog, nytt kalendarium, nya lediga jobb-sidor och ny startsida. Dessa delar av den nya webben beräknas vara klara och lanseras ungefär vid årsskiftet 2017/18. Detsamma gäller en första version av en ny studentwebb.

Därefter följer genomgång och flytt av universitetsgemensamt innehåll om utbildning, forskning och om universitetet under början av 2018 följt av fakulteternas och därefter institutionernas innehåll.

När ska min enhets/institutions innehåll flyttas?

Arbetsgruppen håller för närvarande på att ta fram förslag på ny struktur för institutioners och enheters innehåll. Planer för flytt av innehåll för olika delar av vår webb ska tas fram (så kallade migreringsplaner). Mer information om detta kommer.

Innehåll som eventuellt ligger kvar under "För våra anställda" och riktar sig mot medarbetare kan flyttas till samarbetsytor på Aurora redan idag.

Innehåll som riktar sig mot befintliga studenter, i huvudsak det som idag ligger under "För våra studenter", kan flyttas så snart studentportalen är färdigutvecklad. Detta beräknas ske under våren 2018, en mer detaljerad tidplan kommer inom kort.

Gissningsvis kommer huvudfokus för arbetet under hösten 2018 vara att flytta institutionernass kvarvarande innehåll till nya externwebben.

Hur berörs jag som redaktör av detta?

För dig som ansvarar för innehållet på en institutions eller enhets webbplats finns en del arbete som kan påbörjas redan nu. Har ni innehåll som riktar sig mot era medarbetare (exempelvis under "För våra anställda" i en institutions meny) kan det flyttas till en samarbetsyta på Aurora redan idag. Läs här om hur du beställer en samarbetsyta.... 

Du kan också redan nu börja se över ert innehåll och sortera upp det som ska vara kvar i dessa tre kategorier (studenter, anställda, externa besökare), ta bort sådant som är inaktuellt och se över texter som du tror ska vara kvar på den nya externa webben. Glöm inte bort de engelska sidorna.

Det vi i övrigt kan förutse är att ett stort arbete ligger framför de blivande redaktörerna för nya externwebben.

Redaktörsorganisationen för vår nya externwebb ännu inte är bestämd. Inte heller hur behörighetsnivåerna kommer att se ut. Det vi redan nu vet är att färre kommer att ha behörighet i Episerver än i InfoGlue. De som blir redaktörer för nya externwebben i Episerver kommer att få genomgå utbildning.

Hur mycket tid behöver jag som redaktör räkna med att avsätta för att flytta vårt innehåll?

Det beror förstås på hur mycket innehåll på webben som din institution ansvarar för. Finns innehåll utöver institutionen eller enhetens egna sidor som ni ansvarar för, till exempel på universitetsgemensam nivå?

Det som går att göra nu är att gå igenom era webbsidor, rensa och flytta eventuellt internt innehåll till samarbetsyta på Aurora. Det kommer också att ge dig som redaktör ett bättre grepp över omfattningen på det som behöver flyttas.

När kommer InfoGlue att släckas ner?

InfoGlue kommer sannolikt att leva kvar parallellt med Episerver under en period, eftersom flytt av innehåll från institutionernas webbsidor ska göras. Perioden kan kanske komma att räcka hela 2018 ut. Kommunikationsenheten återkommer med besked om datum för nedsläckning av InfoGlue.

När och hur kan man få hjälp och med vad?

Kommunikationsenheten kommer att ge stöd och hjälp i olika former under hela 2018. Vi informerar löpande om detaljerna kring detta i takt med att planerna för flytt av innehåll börjar ta form.

Olof Malmberg
2017-11-15