Ny webb för Umeå universitet

Umeå universitets externa webbplats håller på att förnyas. Det innebär en stort förändringsarbete för många inblandade då innehållet på vår nuvarande webb kommer att behöva ses över och flyttas.

 

Foto:

Läs mer om processen fram till lansering

Möjliga lanseringdatum v. 42-49

Nedan hittar du svar på de nu vanligaste frågorna om den nya webben. Sidan uppdateras kontinuerligt.

Synpunkter, önskemål och frågor

Har du frågor som inte finns med bland frågor och svar här nedanför eller vill du framföra synpunkter och önskemål så kan du mejla Kommunikationsenheten på webb@umu.se.

Fördjupande information

Du som är intresserad av att följa arbetet mer i detalj och få nyheter på Min startsida kan välja att följa samarbetsytan Ny webb 2018. På ytan finns bland annat en projektblogg som kommer att uppdateras regelbundet.

Samarbetsytan Ny webb 2018

Utbildade webbredaktörer hittar allt för sitt arbete som redaktör på samarbetsytan Webbpublicering. Här informeras om förändringar, ny funktionalitet i Episerver och planering av flytt och lansering. Ytan är åtkomlig för alla anställda.

Webbpublicering

Frågor och svar om ny webb 2018

Här nedan finns svar på de vanligaste frågorna om den nya webben som vi hittills stött på. Tanken är att fylla på när vi vet mer.

Varför gör universitetet om sin webb?

För att det är den enskilt viktigaste kommunikationskanalen som börjar ha många år på nacken. Mycket har hänt inom webbområdet på tio år och universitetet behöver därför se över innehåll och navigationsstruktur med utgångspunkt från besökarnas behov och vad moderna webblösningar kan erbjuda. Det är även nödvändigt att byta ut publiceringssystemet InfoGlue som är föråldrat och inte har någon framtid.

Vilket är syftet med den nya webben?

Universitetets webb ska ge besökaren en bättre bild av Umeå universitet. Vår webb ska vara enkel, tydlig och effektiv. Den ska visa att universitetet har hög kvalitet på forskning och utbildning och att Umeå universitet bidrar till att utveckla både människorna här och det omgivande samhället.

Vad blir annorlunda?

Umu.se är i första hand en webbplats dit besökarna kommer för att lösa sina informationsbehov - inte våra. Universitetet ska ta hänsyn till besökarens förutsättningar att tillgodogöra sig informationen. Vi utvecklar den nya webben med utgångspunkt från att besökaren i första hand använder sin mobil.

Idag består vår webbplats av en mix av innehåll för både interna och externa besökare. Tanken med den nya webben är att renodla innehållet och fördela det på tre olika webbplatser. Tänk tre restauranger där vi "serverar webb". En är öppen och till för alla externa besökare och två är medlemsklubbar - den ena för befintliga studenter, den andra för medarbetare. De har olika menyer men serveringen sköts av samma personal. Innehållet för de externa besökarna marknadsförs utanför restaurangen, till exempel i sociala medier.

En stor skillnad mot idag är att vi kommer att i större utsträckning att ha en gemensam webbplats och mindre fokus på organisation än idag.

Nya webben - tre restauranger för besökare med olika behov.

Foto:

Förändringen inkluderar följande:

  • Byte av webbpubliceringssystem från InfoGlue till Episerver
  • Ny externwebb med ny design, struktur och navigation
  • Ny sökfunktion
  • Ny budskaps- och innehållsstrategi
  • Ny redaktörsorganisation med färre redaktörer än idag
  • Uppdaterat innehåll
  • Ny gemensam forskningswebb
  • Ny gemensam studentwebb som ersätter nuvarande student.umu.se och Portalen.
  • Flytt av innehåll från InfoGlue till nya externwebben, studentwebben och intranätet Aurora.

Hur sker arbetet med att ta fram den nya webben?

Arbetet leds av Kommunikationsenheten. Utvecklingsarbetet gör ITS på uppdrag av Kommunikationsenheten. I arbetet med att ta fram olika delar av den nya webben involveras ett stort antal anställda och studenter genom intervjuer, workshops och tester. Även externa besökargrupper har involverats.
Designprocessen består av att ta reda på användarnas behov, formulera problemen, generera idéer, skissa prototyper, utvärdera och testa, förfina och testa igen.

Hur ser tidplanen ut?

Här kan du se tidplanen för arbetet med den nya webben:

Tidplan Ny webb

Vad har lanserats hittills?

Hittills har följande delar lanserats:

Vad återstår att göra?

Huvudfokus för arbetet under hösten 2018 kommer att vara för fakulteter, institutioner och enheter att flytta sitt innehåll som riktar sig mot externa besökare. Parallellt med detta fortsätter utveckling och förfining i webbpubliceringssystemet.

Hur kommer en institutionswebb att se ut?

Arbetet med struktur och innehåll för institutionswebbarna pågår. På den här sidan finns mer information om institutionswebbarna:

Institutioner och enheter

I följande blogginlägg i Webbloggen finns också mer information om institutionernas möjligheter på den nya webben. 

När ska min institution eller enhet flytta sitt innehåll?

Fakulteter, institutioner och enheter flyttar innehållet på sina webbplatser enligt individuella planeringar under hösten 2018. Flytten görs av de redaktörer som varje enhet utsett och som genomgått utbildning i Episerver. Det kommer att finnas möjlighet att lansera en gång per vecka under veckorna 42–49. Bortre deadline är 13 december då InfoGlue släcks ner.

Läs mer om processen fram till lansering

Hur mycket tid kommer flytten att ta?

Det beror förstås på hur mycket innehåll som institutionen eller enheten ansvarar för. Den inventering och rensning som varje enhet har gjort bör ha gett ett bättre grepp på hur stor arbetsinsatsen kan förväntas bli varje institution eller enhet.

Hur ser den nya redaktörsorganisationen ut?

Redaktörsorganisationen består av fyra olika roller:

  • Webbredaktör
  • Innehållsansvarig
  • Informationsägare
  • Funktionsredaktör

Läs mer om de olika rollerna och deras ansvar

Vilka får vara webbredaktörer?

Alla prefekter och chefer har fått utse innehållsanvariga och redaktörer för sina webbsidor.

När sker utbildningen av webbredaktörer?

Med start den 3 september får de redaktörer som utsetts av sin chef utbildning i webbpubliceringssystemet Episerver och kan därefter börja arbeta i verktyget. Utbildningen är en webbaserad utbildning med självstudier och möjlighet till frågeträffar på webbstugor. Utbildningen sker under tre utbildningsperioder under hösten 2018. Utbildningen beräknas ta cirka åtta timmar per deltagare att genomföra.

Läs mer om utbildningen i detta blogginlägg

I det här läget är det enbart webbredaktörer som utbildas. Innehållsansvariga kommer att få utbildning i ett senare skede. Mer information om det kommer.

Vad förväntas av mig som webbredaktör i Episerver?

  • Att du genomgår utbildningen.
  • Att du genomför flytt av institutionens eller enhetens innehåll från InfoGlue till Episerver efter genomgången utbildning.
  • Att du därefter löpande lägger in och uppdaterar innehåll utifrån innehållsansvarigas planering och instruktion.
  • Att du kontaktar Kommunikationsenheten med önskemål och förslag på utveckling av nya funktioner.
  • Att du håller sig uppdaterad om utvecklingen av verktyget.
  • Att du arbetar i verktyget minst 10 timmar i månaden för att kunna upprätthålla dina kunskaper på en bra nivå.

Vad förväntas av mig som prefekt eller chef?

  • Ha en dialog med dina informationsägare, innehållsansvariga och webbredaktörer om vad som behöver göras och hur arbetet ska fördelas. På många webbar behöver fler än enbart webbredaktörerna vara inblandade för att kunna avgöra om det nuvarande innehållet är aktuellt och korrekt. 
  • Utse redaktör/er som ska få utbildning i Episerver ifall du inte redan gjort det.
  • Ge framtida webbredaktörer förutsättningar (tid) att göra ett tillräcklig bra jobb utifrån de krav som den nya externwebben ställer.

Läs mer om de olika rollerna.

När kommer InfoGlue att släckas ner?

InfoGlue beräknas släckas ned den 13 december 2018. Systemen lever kvar parallellt under en period, eftersom flytt av innehåll från institutionernas webbsidor ska göras under hösten 2018.

Vad finns för stöd att få?

Kommunikationsenheten kommer att ge stöd och hjälp i olika former under hela 2018, exempelvis i form av:

Vilka har fått information om det här?

Kommunikationsenheten informerar fortlöpande om arbetet med den nya externwebben på samarbetsytan Ny webb 2018. Se till att följa ytan för att få löpande uppdateringar via din "Min startsida".

Parallellt med detta har möten hållits med ett stort antal forum, grupper, institutioner och enheter. Dessa möten framgår av kalendern på samarbetsytan Ny webb 2018.

Vad gäller för oss som använder Umbraco?

Samma sak som för Infoglue gäller för de högskolor som använder Umbraco som webbpubliceringssystem - inventera, städa och flytta (Bildmuseet och Sliperiet undantaget). Träffar högskolorna som använder Umbraco har genomförts och fler är inplanerade.

Vad gäller för oss som använder Wordpress?

Webbplatser i wordpress och Joomla berörs inte i den här omgången.

Olof Malmberg
2018-10-18