Enligt artikel 17 i EU:s dataskyddsförordning (EU 2016/679) har de personer vars personuppgifter Umeå universitet behandlar i vissa fall rätt att få sina personuppgifter raderade.
Hantering av inkommen begäran om radering
När en begäran om radering inkommer till universitetet ska den som mottagit begäran omgående vidarebefordra denna begäran till registrator vid universitetet via registrator@umu.se, alternativt skicka begäran till Registratur och Arkiv, för diarieföring och utseende av handläggare. Detta för att säkerställa att de rutiner som universitet har utarbetat för hantering av begäran om radering följs, samt för att få en likartad hantering av sådana begäranden. När ärendet har lottats på handläggare kommer begäran att hanteras på följande vis.
Säkerställa personens identitet
Före någon radering utförs är det viktigt att universitetet säkerställer att det verkligen är den personen vars personuppgifter ska raderas (den "Registrerade"), som har begärt raderingen. För att universitetet ska kunna säkerställa att begäran om radering verkligen kommer från den person som personuppgifterna avser, ska en särskild blankett för begäran om radering av personuppgifter skickas med rekommenderat brev till den som uppgifterna avser. Det rekommenderade brevet ska bara kunna hämtas ut av den Registrerade personligen efter uppvisande av legitimation.
Den som begär radering ska fylla i sina kontaktuppgifter i blanketten samt beskriva vilka personuppgifter som den vill raderas. Blanketten återsänds till den handläggare som skickat ut blanketten.
Blanketten kan även skickas till den Registrerades Umeå universitets anknutna e-postadress (students umu.se e-postadress eller anställds umu.se e-postadress) eller till den e-postadress som studenten angivit i LADOK (eftersom det enbart är den som antagits vid universitetet som kan ange och ändra den e-postadressen).
Vilka uppgifter ska raderas?
När blanketten inkommit ska universitetet skyndsamt ta ställning till om de begärda uppgifterna kan raderas eller inte. Prövning sker enligt dataskyddsförordningens artikel 17. Om kraven i artikeln är uppfyllda ska universitetet utan onödigt dröjsmål radera personuppgifterna. Med onödigt dröjsmål menar man i regel att beslut ska fattas inom en (1) månad från det att begäran om radering inkom till universitetet.
Det kan dock finnas bestämmelser som kräver att Umeå universitet inte raderar alla uppgifter, exempelvis reglerna om bevarande/arkivering och allmänna handlingar och om dokumentation av forskning eller studier.
Beslut
När universitetet har tagit ställning till begäran om radering ska ett skriftligt beslut fattas och den Registrerade ska delges beslutet. Beslut om att inte vidta radering av vissa uppgifter är överklagbart till allmän förvaltningsdomstol enligt lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Beslut fattas av rektor eller universitetsdirektör efter föredragande av handläggaren.