Det är tillåtet att behandla studenternas personuppgifter i digitala hjälpmedel när det är nödvändigt för att genomföra utbildning och examination. Om en personuppgiftsbehandling är nödvändig får avgöras i det enskilda fallet, men som tumregel bör studenternas personuppgifter behandlas på ett liknande sätt som vid den vanliga undervisningen.
Bedömningen ska ske utifrån följande utgångspunkter:
- Om det är nödvändigt får universitet i samband med undervisning livestreama studenter och lärare om syftet är att bedriva undervisning.
- Om det är nödvändigt får universitet spela in undervisning om inspelningen utgör en del i undervisningsunderlaget.
- Om det är nödvändigt får universitet livestreama en examination eller ett obligatoriskt moment.
- Om det är nödvändigt får universitetet spela in examinationen eller det obligatoriska momentet om syftet är att inspelningen ska utgöra grund för examinationen.
- Universitetet får dock inte spela in studenterna om syftet är att inspelningen ska utgöra underlag för bedömning om otillåtna hjälpmedel eller annat vilseledande förekommit i samband med examination.
Viktigt att tänka på är att en handling är allmän om den förvaras hos universitetet och är att anse som inkommen hit eller upprättad här. Då studenter lämnar in handlingar till sin lärare för bedömning anses dessa ha "anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda". Detsamma gäller om föreläsningar eller examinationer spelas in. Dessa inspelningar anses då också som inkomna eller upprättade handlingar i tryckfrihetsförordningens mening och är alltså att se som en allmän handling som kan begäras ut.
Vad gäller vid undervisning på distans?
Som huvudregel gäller att samma förhållningssätt ska tillämpas för personuppgiftsbehandling vid undervisning på distans som vid sedvanlig undervisning. Personuppgiftsbehandlingen ska vara en förutsättning för att kunna bedriva undervisning eller utgöra underlag för själva undervisningen.
Behandling av lärares personuppgifter i samband med undervisning
Behandlingen av de anställdas personuppgifter i samband med undervisning på distans sker med stöd av den rättsliga grunden avtal, då detta är en del av den anställdes uppdrag enligt anställningsavtalet. Detta gäller såväl om undervisningen livestreamas eller spelas in.
För studenter som vill filma en undervisningssituation gäller Regler för ljudupptagning, fotografering och filmning mm i samband med undervisningssituationer även för undervisning på distans. Här bör läraren tillse att övriga deltagande studenter kan ställa frågor och interagera i undervisningen på ett sådant sätt att deras personuppgifter inte behandlas av den inspelande studenten, exempelvis genom att kunna ställa anonyma frågor. Kan detta inte ske ska inte inspelning av någon student tillåtas av undervisande lärare.
Behandling av studenters personuppgifter
Den rättsliga grunden för universitetets behandling av studenternas personuppgifter vid undervisning är allmänt intresse tillsammans med högskolelagens krav på att lärosätena ska bedriva undervisning. Universitetet kan inte använda samtycke som rättslig grund för behandling av personuppgifter i samband med undervisning eftersom ett samtycke i dessa fall inte kan anses vara baserat sådan frivillighet som krävs – studenterna anses i förhållande till universitet stå i ett beroendeförhållande. Även Integritetsskyddsmyndighetens uppfattning är att samtycke inte ska användas om annan rättslig grund finns (allmänt intresse) vilket i sig förhindrar att vi grundar vår behandling av studenternas personuppgifter på samtycke.
Om syftet med behandlingen är undervisning – oavsett om behandlingen sker genom livestreaming eller inspelning – och behandlingen utgör en förutsättning för att undervisningen ska kunna genomföras, är behandlingen alltså tillåten.
Att livestreama en föreläsning eller annat undervisningsmoment för dem som annars skulle ha deltagit i lokalen är tillåtet. Likaså är den personuppgiftsbehandling, som sker genom att studenterna deltar med ljud och bild i ett sådant livestreamat undervisningsmoment, tillåten. Detta med den rättsliga grunden allmänt intresse tillsammans med högskolelagens krav på att lärosäten ska bedriva undervisning.
Finns det undervisningsmoment där inspelning även i normalfallet sker för att utgöra en del av undervisningen, är detta även möjligt att genomföra på distans. Det kan vara fråga om att inspelningen utgör underlag för studentens egen reflektion och för diskussion med övriga studenter och lärare. Innehållet i inspelningen utgör alltså en del i undervisningsunderlaget. Det man bör tänka på i dessa fall är att uppmana studenterna att inför inspelningen placera sig i en så neutral miljö i hemmet som möjligt för att minska intrånget i privatlivet. Dessa inspelningar ska bevaras/gallras i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan.
Det är viktigt är att informera studenterna om att en personuppgiftsbehandling sker genom den digitala uppkopplingen (hänvisa till www.umu.se/gdpr) samt att informera om något sparas. Det är även lämpligt att ge studenter möjlighet att kunna ställa frågor utanför föreläsningen (det blir särskilt viktigt att frågorna ställs utanför föreläsningen om denna spelas in). Känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information ska inte delas eller förekomma i Zoom, Skype eller Teams.
Vad gäller vid examination på distans?
Som huvudregel gäller att samma förhållningssätt ska tillämpas för personuppgiftsbehandling vid examination på distans som vid sedvanlig examination. Om syftet med en inspelning är att utgöra underlag för examination eller dokumentation av obligatoriskt moment, är inspelning tillåten. Om studenterna vid vanlig salstentamen ska identifiera sig och övervakas av tentamensvakter får detta även ske på distans. Om syftet med inspelningen är att utgöra underlag för bedömning om vilseledande förekommit är det däremot inte tillåtet.
När studenter examineras behandlar universitetet studenternas personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse. I och med att examination anses vara myndighetsutövning kan de rättsliga grunderna intresseavvägning och samtycke från studenterna inte tillämpas i samband med examination.
Livestreaming av examinationer och obligatoriska moment
Att identifiera och övervaka studenter via webbkamera kan i vissa fall vara tillåtet om det är nödvändigt, men ska inte ske om det är en examinationsform som normalt inte kräver identifiering med legitimation (t.ex. hemtentamen).
I samband med digitala tentamensformer kan det finnas ett behov av att såväl identifiera studenten som att övervaka studenten under pågående skrivning. Det är viktigt är att informera studenterna om att en personuppgiftsbehandling sker genom den digitala uppkopplingen (hänvisa till www.umu.se/gdpr) samt informera om att inget sparas. Det är alltså inte tillåtet att spela in en livestreamad examination även om detta är möjligt, vare sig av universitetet eller någon av de deltagande studenterna.
Den rättsliga grunden allmänt intresse ger universitetet utrymme att behandla studenternas personuppgifter när vi kräver att de identifierar sig genom att uppvisa legitimation. Krav på identifikation ska dock inte förekomma om det är en examinationsform som normalt inte kräver identifiering med legitimation (t.ex. hemtentamen). Om identifiering vid en digital examination ska ske genom uppvisande av legitimation finns risk att bl.a. personnumret kan ses av övriga examensdeltagare. Identifiering genom legitimation måste därför ske på ett sådant sätt att övriga deltagare inte har möjlighet att se personnumret eller andra unika uppgifter. Identifiering kan till exempel då ske med hjälp av fotolistor.
En övervakning av examinationen i exempelvis Zoom kan anordnas på motsvarande sätt som vid en salstentamen utan att en inspelning av studenterna sker. Detta skulle då innebära att läraren eller annan i realtid övervakar studenternas tentamensskrivning via den digitala uppkopplingen. Det antal personer som övervakar examinationen kan behöva anpassas i den enskilda situationen, främst med tanke på möjligheten till "breakout rooms". Denna typ av övervakning får universitetet anses ha rättslig grund för i högskolelagen och dataskyddsförordningen med hänvisning till allmänt intresse.
Inspelning av examinationer och obligatoriska moment
Inspelning av studenter i deras hemmiljö anses vara ett sådant intrång i den personliga integriteten att uttryckligt lagstöd krävs för att universitetet som myndighet ska anses ha den rätten. Eftersom uttryckligt lagstöd saknas för att spela in studenter i examinationssituationer i syfte att motverka eller utgöra underlag för bedömning av om fusk eller annat vilseledande förekommit är det dataskyddsombudets uppfattning att en sådan inspelning även på distans strider mot dataskyddsförordningen.
Muntliga examinationer och obligatoriska moment förutsätter att de är av individuellt prövande karaktär. Detta förhållande kan kräva att de dokumenteras på lämpligt vis. Sker en inspelning i dessa fall för att erhålla nödvändig dokumentation av underlaget inför examination eller bedömning av det obligatoriska momentet, är inspelningen tillåten. Det kan också handla om att inspelningen utgör underlag för studentens egen reflektion eller för diskussion, vilket också är tillåtet.
I motsvarande fall är inspelning av studenter vid muntlig examination eller vid annat obligatoriskt moment på distans tillåtet. Det man bör tänka på i dessa fall är att uppmana studenterna att inför inspelningen placera sig i en så neutral miljö i hemmet som möjligt för att minska intrånget i privatlivet.
Dessa inspelningar ska bevaras/gallras i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan.