Bilder och dataskyddsförordningen - GDPR

Ett fotografi eller en film som innehåller en igenkännbar människa är att betrakta som en personuppgift. För fotografering och hantering av bilder på människor lutar vi oss i första hand mot de två rättsliga grunderna Allmänt intresse eller Samtycke.

Rättsliga grunder för hantering av bilder

Samtycke

Samtycke innebär att den fotograferade frivilligt medger att Umeå universitet fotograferar och publicerar bilderna där hen är med på. En avbildad person har rätt att när som helst dra tillbaka sitt samtycke. Samtycke använder vi som rättslig grund när vi fotar och filmar studenter och externa personer. Umeå universitet arbetar med muntligt samtycke utom när det gäller barn under 13 år.

Allmänt intresse

Allmänt intresse kan myndigheter åberopa för att det ingår i vårt uppdrag som myndighet att informera om vår verksamhet. Denna rättsliga grund använder vi för det mesta för fotografering av anställda och fotografering av evenemang.

Avtal

Avtal kan vara ett alternativ till samtycke för bilder och filmer på exempelvis studenter som ska användas i broschyrer och annat tryckt material där det är svårt att dra tillbaka produkten om samtycket skulle upphöra. Ett avtal är också att rekommendera om produkten eller aktiviteten kan betraktas som markndsföring eller reklam. För det senare är vi nämligen också bundna till lagstiftningen om text och bild i reklam.

Umeå universitet har ett mallavtal för medverkande i bild och film. Kontakta Kommunikationsenheten om du önskar använda använda dig av detta. Det gäller speciell hantering av dessa bilder/filmer.

 

Fotografering och filmning av evenemang

Samtycke är inte en rimlig rättslig grund vid fotografering av evenemang, då det är praktiskt omöjligt att samla in det från alla personer på plats. Den rättsliga grunden är därför Allmänt intresse. Syftet är att informera allmänheten om vår verksamhet. Det är också ofta en del av upplevelsen för inbjudna gäster att kunna få ta del av mingelbilder från tillställningen. Personer som är med på bilderna har ändå rättigheter enligt dataskyddsförordningen och vi en informationsplikt gentemot dem.

Informera före och under evenemanget

Du kan ladda ner dessa anslag som pdf:er på svenska och engelska här:

Informationsanslag svenska + engelska med figur
Informationsanslag svenska + engelska utan figur

Anlitar du Inhousebyrån för fotografering eller filmning kommer de även i tryck på sina kläder upplysa om detta.

Var tillmötesgående

Så långt det är möjligt och rimligt bör du eller fotografen tillmötesgå personer som hör av sig och inte vill vara med på bild. Vi behöver dock inte tillmötesgå krav på att avstå från att fota/filma eventet.

Hör personen av sig i förväg eller på plats kan du tipsa om var i lokalen personen bäst placerar sig för att undvika att komma med på bild även om det inte går att garantera att så kan ske vid svepningar över publiken.

Personer kan också erbjudas att i efterskott rensa ut bilder som de är med på. Kom ihåg att i så fall rensa bilder från alla ställen de kan tänkas finnas – exempelvis din dator, Mediabanken och webb.

Bilder på anställda

Vid fotografering av anställda gäller principen Allmänt intresse. Samtycke är enligt Datainspektionen ofta inte lämpligt i anställningsförhållanden eftersom anställda står i beroendeställning till arbetsgivaren. Det kan därför vara svårt att visa att samtycket är frivilligt. Att få sin bild publicerad på internet kan av många upplevas som särskilt känsligt. Fråga därför alltid den anställde innan du publicerar bilder. Fyll alltid i fältet "Medverkande i bild" när du laddar upp bilder på personer i Mediabanken.

Vid porträttfotografering som utförs av Inhousebyrån på uppdrag av en enskild medarbetare eller institution får beställaren via mejl information om att porträttbilderna kommer att laddas upp och förvaras i Mediabanken, att de kan komma att användas för framtida publiceringar på webb eller som pressbild och att man får meddela ifall man inte önskar få sin bild förvarad i Mediabanken.

Bilder i personalkatalogen

Publicering av bilder på anställda i personalkatalogen på webben sköts numera av den anställde själv. Vill man inte ha sin bild där så laddar man alltså inte upp den. Om en person inte vill ha sin bild på webben samtidigt som chefen bedömer att det är nödvändigt på grund av att hen till exempel har en publik roll bör universitetsjuristen rådfrågas.

Porträttbilder för andra syften

Anställda kan också fotograferas för någon kommunikationsinsats som planeras - till exempel en forskare som lyfts fram i en nyhet - och då är kanske du som kommunikatör bildbeställaren eller fotografen. Detta brukar bygga på frivillighet. Kommunikatören eller motsvarande gör upp med den avbildade om att göra reportage och ta bilder. Informera den som fotograferas om att bilderna kommer att förvaras i Mediabanken och var du tänker publicera dem. Vill en anställd i efterhand plocka bort bilder på sig själv från webben och/eller ur Mediabanken får du inom rimliga gränser försöka tillgodose det.

Bilder på studenter och externa personer

Fotografering av och hantering av bilder på studenter och externa personer bygger på samtycke, det vill säga att den avbildade personen medger att Umeå universitet får fotografera och använda bilden i sin kommunikation. Observera att ett samtycke när som helst kan dras tillbaka.

Syftet med att fotografera en student eller extern person är oftast att en kommunikationsinsats planeras, till exempel en intervju, ett reportage eller en nyhet, men syftet kan också vara att samla på oss miljöbilder för framtida, ännu ej planerat bruk, och att vi där vill ha människor i miljö som motiv.

Muntligt samtycke för personer från 13 år och uppåt

Umeå universitet arbetar med muntligt samtycke när vi fotar personer från 13 år och uppåt. Samtycket registreras vid uppladdning till Mediabanken. På så sätt får vi en bra överblick på vilka personer som vi fotograferat och att de gett sitt samtycke samtidigt som vi slipper hantera pappersblanketter. Vill någon dra tillbaka sitt samtycke söker man reda på bilden i databasen och på webben och raderar den. Via Mediabanken kan man se vilka webbsidor bilden används på. Har bilden använts i sociala medier finns ingen sådan koppling utan den behöver sökas reda på separat i respektive kanal. Finns bilden kvar på datorer och servrar behöver även dessa raderas.

Vid varje fototillfälle när en eller flera personer är fokus för bilden måste fotografen ställa följande fråga, formulerad så här eller på liknande sätt i talspråk:

"Samtycker du till att Umeå universitet fotograferar dig och publicerar bilderna i sina kommunikationskanaler och i sociala medier samt förvarar bilderna i sin bilddatabas?"

När du laddar upp bilder till Mediabanken på studenter och externa personer ska du klicka i "Ja" i fältet "Samtycke från studenter och externa personer" och ange personens eller personernas namn i fältet "Medverkande i bild".

Det är viktigt att du informerar de som ska fotas om hur de ska gå tillväga om de vill dra tillbaka sitt samtycke. Komplettera gärna din muntliga information med att dela ut följande samtyckeskort, som finns att skriva ut som pdf:

Samtyckeskort svenska + engelska

Fotografering av barn under 13 år? Använd samtyckesblankett

Om det är barn under 13 år som ska fotograferas använder universitetet istället för muntligt samtycke en samtyckesblankett som skrivs under av vårdnadshavaren. I övrigt märker du bilderna på samma sätt vid uppladdning – kryssa för rutan att samtycke har getts och fyll i medverkande i bild. Ange i beskrivningsfältet att underskriven samtyckesblankett finns och hos vem den förvararas.

Samtyckesblankett vårdnadshavare till barn under 13 år

 

Personer i bakgrunden

Ibland befinner sig andra personer i bakgrunden när man fotograferar en personer i miljö. Ibland uppehåller sig eller passerar också personer förbi när man fotograferar miljöbilder. Här blir det en avvägning. Hur nära personerna går du? Går du nära och de blir del av fokus för bilden bör du be om samtycke. Är det många personer på långt avstånd är det kanske ogörligt.

En möjlighet är även här att arbeta med skyltning. Att via skyltar informera om att fotografering och för vilket syfte den sker kommer att ske under specificerad tidsperiod.

 

Återkallande av samtycke

En avbildad person kan när som helst återkalla sitt samtycke. Här finns en checklista för hur du då går tillväga:

Återkallande av samtycke - checklista

Ulrika Bergfors
2021-09-02