Ange alltid fotografens namn
Oavsett om du anlitar en fotograf, köper arkivbilder eller använder bilder som personal vid Umeå universitet tagit gäller att du alltid, när det är tekniskt och praktiskt möjligt, ska ange fotografens namn vid publicering. Detta är en fotografs ideella rätt och kan aldrig förhandlas bort.
Anlita Inhousebyråns fotografer
Genom Inhousebyrån vid Kommunikationsenheten går det att beställa till exempel studiofoto, pressbilder, dokumentationer av arbetsplatser eller ett event och gruppfoton.
De har flera fotografer anställda som hjälper dig med just ditt önskemål. När du väljer att anlita en fotograf från Inhousebyrån får du som kund alltid alla rättigheter till de bilder som du beställer.
För att underlätta för dig som beställare finns ett antal olika grundpaket att välja mellan, där vissa uppsatta förutsättningar gäller.
Anlita externa fotografer
Fotografering inom Umeå kommun
Umeå universitet har avtal med fem externa fotografer för fotografering inom Umeå kommun. Anlitar du en extern fotograf för fotografering inom Umeå kommun måste du använda någon av de upphandlade. Avtalet gäller fotografering av stillbild och kortare rörliga sekvenser. Avtalet gäller fram till 2022-07-31, men kan komma att förlängas.
Ge fotografen ett skriftligt uppdrag med en bra beskrivning av vad du vill att hen ska leverera, när och hur. Du kan anlita fotograf på löpande räkning enligt timpris eller begära in offert på en totalkostnad för ett uppdrag. Tänk på att fotografen tar betalt även för den tid hen lägger på bearbetning av bilderna. Vi betalar inte ersättning för reskostnad och restid för arbeten inom Umeå kommun.
Objektiva villkor för val av fotograf
Som beställare kan du välja fotograf utan inbördes ordning för alla typer av uppdrag enligt något eller några av följande objektiva villkor. Observera att du noga behöver tänka igenom på vilka grunder du väljer fotograf så att du kan motivera ditt val. Hänvisar du exempelvis till kompetenskrav eller enskild personals behov eller val behöver du kunna förklara vad du tar fasta på. I listan över fotograferna finns länkar till fotografernas CV.
- Enskild personals behov eller val
- Lägsta totalkostnad för beställaren
- Kortast leveranstid
- Särskilda kompetenskrav för uppdraget
Upphandlade fotografer
Malin Grönborg
Tel: 070-678 64 03
E-post: info@malingronborg.se
Timpris: 1 100 kr
Fotograf Mikael Lundgren
Tel: 070–647 49 58
E-post: info@bildinorr.se
Timpris: 1 190 kr
Samuel Pettersson
Tel: 070-666 03 50
E-post: info@samuelpettersson.se
Timpris: 1 050 kr
Erik Abel
Tel: 070-292 15 18
E-post: erik@erikabel.se
Timpris: 1 500 kr
Peter Lundström
Tel: 070-670 15 22
E-post: p.lundstrom@featured.se
Timpris: 800 kr
Peter Lundström är Skellefteåbaserad. Du behöver inte betala ersättning för reskostnad och restid för fotografering i Umeå kommun inom detta avtal.
Fotografering utanför Umeå kommun
Universitetet har inga upphandlade fotografer utanför Umeå kommun. Fotografavtalet endast gäller fotografering inom Umeå kommun.
Ska du anlita fotograf behöver du därför göra en direktupphandling och i samband med det följa reglerna för direktupphandling. Tänk på att du då också måste komma överens om hur nyttjanderätten till bilderna ska se ut.
Försök åstadkomma samma nyttjanderätt som i fotografavtalet - det vill säga ingen tidsbegränsning, användning i alla universitetets kommunikationskanaler och konton i sociala medier, som pressbild och förvaring i universitetets bilddatabas Mediabanken (en förutsättning för webbpublicering).
Du kan även anlita de upphandlade fotograferna för fotografering utanför Umeå kommun, men då behöver du komma överens med fotografen om att samma avtalsvillkor ska gälla som vid fotografering i Umeå. Tänk också på att resekostnad då också kan tillkomma.
Köpa bilder från bildbyråer
Universitetet har inga avtal med speciella bildbyråer för inköp av arkiv- och genrebilder utan direktupphandling gäller.
Använd köpta genrebilder med försiktighet i sammanhang där bilden har en mer framträdande och varumärkesstärkande roll som i kampanjer, i presentationsmaterial och i annonser. Du bör också vara medveten om att genrebilder från bildbyråer kan köpas av andra kunder och därmed dyka upp i andra, kanske inte alltid önskade, sammanhang.
Tänk på att välja bilder från skandinaviska miljöer och utgå i övrigt från riktlinjerna för vårt bildspråk om du köper bilder från någon av de bildbyråer universitetet samarbetar med. Undvik stereotyper och skippa clip-art.
Exempel på bildbyråer universitetet brukar köpa genrebilder från:
Var noga med att behålla dokumentation i form av kvitto (till exempel en skärmdump) för köpta bilder. Det visar att du i samband med köpet har accepterat deras avtalsvillkor. Av dessa bildbyråer har Mostphotos bäst användarvillkor och priser. Adobe Stock använder vi främst för generiska videoklipp.
Köpa redan tagna bilder från fotograf – arkivbilder
Fotografavtalet gäller bara för bilder som tas på uppdrag av Umeå universitet av en av våra upphandlade fotografer. Det gäller inte vid inköp av arkivbilder. För arkivbilder finns heller inga upphandlade leverantörer. För arkivbilder gäller oftast styckepris per bild och priset beror på hur långtgående rättigheter du vill ha för bilden. Se länkar till prisguider i blocken här intill.
Om du köper arkivbilder är det viktigt att du och fotografen skriftligt kommer överens hur bilden får nyttjas. Detta gäller även om du får använda bilden gratis och även om fotografen inte är yrkesfotograf utan exempelvis en kollega eller student. Använd helst den mall för överlåtelseavtal som finns framtagen på svenska och engelska (länk i blocket här intill). Det garanterar att vi får samma nyttjanderätt som i det vanliga fotografavtalet.
Om du av någon anledning inte kan använda avtalsmallen, till exempel för att fotografen inte accepterar villkoren eller priset blir för högt är det ändå viktigt att reda ut hur bilden får användas. Ett mejl som skrivs ut och behålls funkar fint. Beskriv i vilka kanaler/produkter och hur länge bilden får användas, om den får användas som pressbild och om den får läggas i vår mediabank.
Här är ett förslag på hur nyttjanderätt kan formuleras så att den överensstämmer med vårt fotografavtal:
Jag (fotografens namn) godkänner att Umeå universitet får använda min bild/mina bilder (beskrivning av vilka bilder det rör, gärna angivna filnamn) utan kostnad, i alla sina kanaler och i sociala medier, obegränsat i tid, som nedladdningsbar pressbild samt förvara den i sin bilddatabas.
Lägger du in arkivbilder i mediabanken är det viktigt att du i fältet "Notering nyttjanderätt" anger om villkoren avviker från fotografavtalet.
Gratisbilder från nätet
Creative Commons är en enkel licensiering för bilder som är fria för alla att använda under mycket enkla förutsättningar. Oftast vill upphovspersonen endast ha ett omnämnande. Det finns fyra olika villkor inom CC, som tillsammans bildar sex olika licenser när de kombineras med varandra. Läs mer om Creative Commons licenser här.
Gratisbilder hittar du bland annat på:
Nyttjanderätt till bilderna
När du anlitar en upphandlad fotograf gäller automatiskt fotografavtalets nyttjanderätt. Samma nyttjanderätt gäller när du anlitar Inhousebyråns fotografer. Den innebär fri nyttjanderätt utan tidsbegränsning i universitetets alla kanaler och sociala medier samt rätt att använda bilderna som pressbilder och i kommunikationsaktiviteter i samarbete med Umeå kommun. Däremot har du inte rätt att överlåta bilderna till tredje part i andra sammanhang. Ange fotografens namn när du publicerar bilderna.
Tänk på det här när du anlitar fotograf
- Om du anlitar en upphandlad extern fotograf ska urvalet ske på objektiva grunder. Se Upphandlade fotografer för mer information, vilka fotografer som finns att välja på och timpriser.
- Begär eventuellt in offert om det är ett större uppdrag.
- Boka fotografen och ge ett skriftligt uppdrag för att undvika eventuella missförstånd och för att kunna stämma av mot fakturan.
- Ge fotografen ett tydligt underlag. Ange vad som ska fotograferas, vad fotona i första hand är tänkta att användas till, hur många bilder som ska levereras, vad det får kosta och när – och hur – de ska levereras. Meddela om du vill ha en kontaktkarta eller om du låter fotografen själv göra urvalet.
- Påminn fotografen att ta muntligt godkännande från avbildade personer enligt Dataskyddsförordningen - GDPR. Det är ytterst den som publicerar bilden – Umeå universitet – som är ansvarig. Mer information om webbrelaterad lagstiftning.
- Fundera på vilken kvalitet som behövs. Om bilden ska dras upp till ett större format, till exempel en affisch eller en utfallande bild på framsidan av en broschyr behövs bättre upplösning än om bilden enbart ska användas för webben.
- Lägg gärna in bilderna i Mediabanken ifall du har behörighet till den.
- Kontrollera att fakturan stämmer med uppdraget vad avser omfattning och timpris.