Ett pressmeddelande betyder inte automatiskt att TV, radio och tidningar kommer att plocka upp nyheten, men ett bra utformat pressmeddelande ökar chanserna att nyheten får spridning. Gör därför ditt bästa för att skriva ett så bra underlag som möjligt, och utforma det så långt som möjligt efter de riktlinjer som gäller för ett pressmeddelande.
Normalt ber en informatör dig att skicka ett underlag för ett pressmeddelande, och ni skriver det sedan tillsammans. Pressmeddelandet utgår från ditt textunderlag, som informatören sedan hjälper dig att redigera enligt journalistiska principer. Självklart får du se och godkänna det slutgiltiga pressmeddelandet innan det skickas ut.
Umeå universitets presskontakter samordnas av en pressansvarig som har hand om universitetsövergripande frågor och de informatörer som finns på respektive fakultet.
Så utformar du ett pressmeddelande
1. Kort och slagkraftig rubrik
En rubrik är kort, slagkraftig och förmedlar vad som är den viktigaste nyheten. Rubriken ska rymmas på en rad. Till skillnad från en överskrift så är rubriken mer aktiv:
"Långpendlare skiljer sig oftare" är en rubrik.
"Sociala aspekter på långväga pendling" är en överskrift.
2. Ingressen sammanfattar
Första stycket efter rubriken kallas ingress. Den bör innehålla den eller de centrala slutsatserna. En rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt för att göra en notis i en tidning.
3. Skriv nyhetsmässigt
Pressmeddelandet ska i princip kunna användas som det är av en nyhetsredaktion. Inspireras därför av hur en tidningsartikel är uppbyggd:
- Presentera resultatet först och metoden (om den måste med) längre ner. Om du har flera resultat, välj ut det som tror har störst allmänintresse.
- Ta med eventuella nyttoaspekter så tidigt som möjligt – gärna i rubrik och ingress – eftersom detta är mest intressant för allmänheten.
- Använd gärna citat för att göra pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange alltid namn och titel efter det första citatet, därefter räcker det med namn.
- Skriv på lättbegriplig svenska. Undvik förkortningar. Undvik helst fackuttryck. Om de måste vara med – förklara dem. Begrepp som är självklara för dig kan vara helt obegripliga för andra. Låt därför en person som inte är expert på ditt ämnesområde läsa igenom texten innan du skickar vidare den till en informatör.
4. Ange kontaktuppgifter
Avsluta pressmeddelandet med "För ytterligare information, kontakta gärna:" och skriv därefter ut namn, titel, det telefonnummer där det är möjligt att nå dig den dag pressmeddelandet skickas ut, gärna mobilnummer, samt e-postadress.
5. Håll texten kort
Texten bör inte vara längre än ca 2 500 tecken inklusive blanksteg. För att se antalet tecken väljer du i Word "Verktyg" och sedan "Räkna ord".
6. Berätta var du kommer från
Lokala medier uppmärksammar gärna före detta ortsbor, till exempel i samband med en disputation eller en utmärkelse.
7. Skicka med en bild
Bra bilder med fri publicering ökar chansen att pressmeddelandet resulterar i en större artikel istället för en liten notis. Skicka alltid med en porträttbild och gärna också en spännande bild från din forskning.
När pressmeddelandet är färdigt
När pressmeddelandet är färdigt sprider informatören det via olika kanaler. Alla pressmeddelanden publiceras på Umeå universitets hemsida och skickas ut till olika distributionslistor beroende på vad pressmeddelandet handlar om. Skicka gärna tips på branschmedier som du tror skulle kunna vara intresserade av pressmeddelandet.
Journalisterna gör urvalet
Ett pressmeddelande betyder inte per automatik att TV, radio och tidningar kommer att plocka upp nyheten. Journalister som får pressmeddelandet gör ett urval av vilka nyheter som de tror kommer att intressera deras läsare, lyssnare och tittare.
Var tillgänglig
Den dagen då pressmeddelandet skickas ut måste det vara möjligt att nå dig. Kom därför överens med informatören om vilken dag som är lämplig för utskick.
Lycka till!