Beställa språk- och översättningstjänster

Språk- och översättningstjänster som universitetet köper måste beställas av de leverantörer som är avtalade. Umeå universitet har inget eget avtal, istället ska du följa det ramavtal som Statens inköpscentral har upphandlat.

Det statliga ramavtalet är rangordnat. Det innebär att du måste beställa från den leverantör som listas överst. Om leverantören inte kan ta ditt uppdrag vänder du dig till den leverantör som listas på andra plats, och så vidare.

Priset för översättning är samma för samtliga leverantörer och justeras en gång per år. Som exempel är priset för översättning svenska till engelska 2,40 kr per ord (2022).

Tjänsten översättning inkluderar språkgranskning nivå 1-2 som görs av översättaren, men det går också att köpa till kontrolläsning av ytterligare en person till en extra kostnad på 35 %.

Språkgranskning som separat tjänst är däremot en tilläggstjänst som kräver förnyad konkurrensutsättning. Läs mer under Beställa språkgranskning nedan.

OBS! Om något av följande gäller för din beställning måste du istället följa rutinerna för förnyad konkurrensutsättning:

  • Krav på kortare leveranstider än vad som framgår av ramavtalet och/eller fler än 10 000 ord.
  • Krav på andra ämnesområden än samhällsorientering (allmänna texter) och juridik.
  • Uppdraget är särskilt komplext och det krävs speciella ämneskunskaper för att kunna utföra det.
  • Särskilda krav på säkerhet, t.ex. säkerhetsskyddsavtal eller översättning på plats i myndighetens lokaler.
  • Utvärdering av översättarens kompetens med arbetsprov, referenser, erfarenhet eller liknande.
  • Krav på tilläggstjänster såsom språkgranskning.

Beställa översättning

  1. Kontrollera att ditt uppdrag inte kräver förnyad konkurrensutsättning. Det vill säga att någon av ovanstående fem punkter gäller för ditt uppdrag.
  2. Fyll i Statens inköpscentrals avropsblankett för beställning av översättningstjänster. Ladda ner blankett och få stöd med att fylla i avropsblanketten.
  3. Skriv ett mejl till den högst rangordnade avtalsleverantören CBG via ii@cbg.com med ämnesraden "Översättning engelska, avtal 23.3-1520-20".
  4. Bifoga ifylld avropsblankett. Information som inte ryms i avropsblanketten kan skrivas direkt i mejlet.
  5. Bifoga de filer som ska översättas om de är klara, eller ange ungefärligt ordantal och datum för när filerna är tillgängliga för översättning i avropsblanketten om filerna inte är klara vid beställning. Filerna ska helst vara i redigerbart format, alltså Word hellre än pdf.
  6. Skicka gärna med eventuella tidigare översättningar, ordlistor eller annat stödmaterial som kan vara till hjälp för översättaren antingen redan vid beställningen eller först när uppdraget är bekräftat.
  7. Skicka beställningen (avropet).

Du ska få ett svar från leverantören inom 4 arbetstimmar (mån–fre kl. 9–17). Svara på leverantörens bekräftelse av din beställning så är beställningen klar.

Om leverantören inte kan ta uppdraget skickar du förfrågan med avropsblankett till den nästa rangordnade avtalsleverantören, kontaktuppgifter hittar du på avropa.se.

Fylla i avropsblanketten

Ladda ner en delvis ifylld avropsblankett

Fyll i uppgifterna:

  • Myndighet: Umeå universitet.
  • Organisationsnummer: 202100-2874.
  • Avdelning/enhet. Din organisatoriska tillhörighet. Till exempel Kommunikationsenheten.
  • Fakturareferens på den person som ska ta emot fakturan. Ange ditt närmaste kostnadsställe, till exempel 7508ABC.
  • Kontaktperson är beställaren (ange ditt namn).
  • Ref/diarienr för – skriv ett valfritt löpetal så att du kan hålla reda på dina olika beställningar, eller använd ett formellt diarienummer.
  • Telefon – ditt telefonnummer.
  • E-post – din e-postadress.
  • Fyll i Datum när leverantören får materialet.
  • Titel på texten eller materialet – beskriv beställningen kortfattat. Till exempel "Översättning Regler för lokaler".
  • Antal ord i materialet. Gör en sammanlagd ordräkning av samtliga filer som du planerar att beställa. OBS! Om siffran överstiger 10 000 behöver du läsa på om förnyad konkurrensutsättning.
  • Beskriv uppdraget. Om utrymmet inte räcker, hänvisa till mejlet och beskriv där eller i bilaga. Glöm inte att ange till och från vilket språk uppdraget gäller och vilken tjänst (t.ex. översättning) som efterfrågas. Umeå universitet använder generellt brittisk engelska. Beskriv vad texterna ska användas till eller vem de riktar sig till. Du kan också be om en specifik översättare. Läs lite tips på sidan Tips vid beställning av översättningar.
  • Krav på språkkonsultens kompetens (de menar "översättarens"). Till exempel: "Översättaren ska ha engelska som modersmål eller ska behärska engelska på modersmålsnivå och ska ha dokumenterad erfarenhet av översättning inom högskolesektorn." Eventuellt "Översättaren ska vara namngiven." Lägg till eventuella ytterligare krav som är relevanta. Till exempel: "Översättaren bör ha erfarenhet av att översätta kursplaner".
  • Maskinöversättning: Välj genom att klicka på cellen och sedan på den lilla pil som visas. Välj "Nej".
  • Kontrolläsning av färdig översättning: Det innebär att en annan person än översättaren kontrolläser texten innan leverans. Välj vanligtvis "Nej". Om "Ja" tillkommer extra kostnad på 35 %.
  • Bestyrkande av auktoriserad translator: Välj vanligtvis "Nej". Ordpriset är högre för denna tjänst (2,70 kr/ord för svenska till engelska år 2022). Läs om när du ska välja en auktoriserad translator.
  • Format: Välj vanligtvis "Digitalt redigerbart", till exempel Word.
  • Leveranstid: Välj vanligtvis inom spannet "Normalleverans", välj spann utifrån totalt antal ord i uppdraget. Eller välj "Express". Kostnadspåslag för express är 50 %. Läs om de avtalade leveranstiderna nedan.
  • Leveranssätt: Vanligen "E-post".
  • Leveransadress: Fyll i den e-postadress som ska ta emot leveransen, eller fyll i en fysisk adress om en papperskopia ska skickas med post.
  • Övrig information: Fyll i om du har något mer du vill tillägga, till exempel om referensmaterial.

Hantera leveransen

När du får tillbaka översättningen bör du kontrollera att

  • översättningen är komplett
  • eventuella bilder, tabeller, tabellbeskrivningar och liknande översatts.

Språkgranska texten efter förmåga eller be den som har skrivit texten att läsa igenom översättningen. Skicka eventuella frågor och synpunkter tillbaka till leverantören.

Hantera styrdokument

Om översättningen är ett universitetsgemensamt styrdokument, kontrollera även att styrdokumentet följer mallen för styrdokument, University-wide policy documents som du hittar under mallar, avseende formalia på försättsbladet och i sidhuvudet, rubrikerna till innehållsförteckning, beskrivning och bakgrund.

Hantera dokument som ska publiceras på webben

  • Kontrollera att "Titel" i dokumentinformationen under Arkiv > Info är ifylld på engelska.
  • Se till att rubriker och brödtext är korrekt formaterade med stilmallar.
  • Kontrollera och åtgärda dokumentets tillgänglighet i Word genom Granska > Kontrollera tillgänglighet.
  • Skapa en pdf av word-dokumentet genom att följa instruktionerna i Manual.
  • Gör tillgänglighetskontroll av dokumentet i Adobe Acrobat Pro innan du publicerar det. Åtgärda eventuella problem.
  • Publicera.

Läs mer om tillgängliga dokument.

Lagring och diarieföring

Lagra översättningen enligt vad som gäller för det särskilda uppdraget. Översatta universitetsgemensamma styrdokument skickas även till registrator@umu.se för diarieföring tillsammans med sin originalversion.

Texter som du kan vilja revidera eller återanvända delar av senare är det bra om du lagrar i både originalversion och översättning för att skicka med vid nästa beställning. Lagring bör inte vara personbunden och bär därför ske på institutionen eller enhetens gemensamma fillagringsyta.

Leveranstider inom avtalet

Normalleverans

1–2 000 ord inom 5 arbetsdagar

2001–10 000 ord inom 10 arbetsdagar

Expressleverans

Vid beställning med expressleverans tillkommer en kostnad på 50 %, ordpriset för översättning från svenska till engelska blir då 3,60 kr/ord (2022). Innan beställning med expressleverans måste du planera med alla involverade att hanteringen av leveransen kan göras skyndsamt. Annars bör normal leverans användas.

1–500 ord inom 1 arbetsdag

501–1 000 ord inom 2 arbetsdagar

1 001–2 000 ord inom 3 arbetsdagar

2 001–10 000 ord inom 5 arbetsdagar

Vid förnyad konkurrensutsättning gäller inte de avtalade leveranstiderna. Du kommer istället överens om leveranstid med leverantören, eller kan använda leveranstid som ett krav som utgör underlag för tilldelning av uppdraget.

Beställa språkgranskning

Om du vill beställa språkgranskning av texter som är skrivna på engelska räknas det som en tilläggstjänst i avtalet. Tilläggstjänster behöver avropas med hjälp av förnyad konkurrensutsättning.

Kom ihåg att ange på vilken nivå du vill beställa språkgranskning. Det finns fyra nivåer:

Nivå 1. Ren korrekturläsning

Språkgranskning enligt nivå 1 omfattar kontroll av: - stavning - böjning - avstavning - stringens - grammatik - kommatering och meningsbyggnad såsom syftningsfel eller liknande.

Nivå 2. Språkgranskning

Utöver ren korrekturläsning enligt nivå 1 omfattar språkgranskning nivå 2 en anpassning med hänsyn till målgruppen och till syftet med texten, vilket innebär kontroll av att: - meningarna har en tydlig uppbyggnad och bra flyt - ordvalet är lämpligt för målgruppen - stilen och tonen passar - sambanden och sammanhanget är tydliga.

Nivå 3. Lättare redigering

Utöver det som ingår i nivå 1 och 2 omfattar nivå 3 kontroll av att: - strukturen är användbar, logisk och tydlig för läsaren - rubrikerna är informativa och enhetliga - disposition och rubriker är anpassade - inledningarna är bra ingångar till avsnitten - sammanfattningen bidrar tydligt till textens syften.

Nivå 4. Större omarbetning

Utöver vad som framgår av nivå 1-3 omfattar nivå 4 mycket djupgående bearbetning av texten för exempelvis en helt ny läsargrupp eller syfte.

Läs mer om hur du beställer språkgranskning under Förnyad konkurrensutsättning.

Förnyad konkurrensutsättning

Avrop genom förnyad konkurrensutsättning ska ske med stöd av Området för Upphandling och inköp. Fyll i formuläret Beställning av upphandling, så tar en upphandlare kontakt med dig: Beställning av upphandling

Förhållanden som kräver förnyad konkurrensutsättning

Avrop från ramavtalet ska ske genom förnyad konkurrensutsättning om något av följande föreligger:

  • Krav på kortare leveranstider än vad som framgår av ramavtalet och/eller fler än 10 000 ord.
  • Krav på andra ämnesområden än samhällsorientering (allmänna texter) och juridik.
  • Uppdraget är särskilt komplext och det krävs speciella ämneskunskaper för att kunna utföra det.
  • Särskilda krav på säkerhet, t.ex. säkerhetsskyddsavtal eller översättning på plats i myndighetens lokaler.
  • Utvärdering av översättarens kompetens med arbetsprov, referenser, erfarenhet eller liknande.
  • Krav på tilläggstjänster såsom språkgranskning.

Direktupphandling och direktköp

När det finns ett ramavtal får du inte göra köp genom direktupphandling. Du får alltså inte köpa tjänster från leverantörer som inte är avtalade. En direktupphandling kan däremot göras om ingen av ramavtalsleverantörerna är villig att ta uppdraget, men de måste tillfrågas först.

När ska jag välja en auktoriserad translator?

Auktoriserad translator är en skyddad yrkestitel. För att bli auktoriserad translator måste översättaren genomgå och klara ett översättningsprov med mycket högt ställda krav. Provet anordnas av Kammarkollegiet och prövar områdena finansiella, juridiska och allmänna texter.

En auktoriserad translator ska följa God translatorssed, som är en vägledning för auktoriserade translatorer utfärdad av Kammarkollegiet. Uppdragen som auktoriserade translatorer utför varierar allt från betyg, intyg, födelseattester, vigselbevis, dödsattester, rapporter, årsredovisningar till domar, polisutredningar, stämningar och krävande lagtexter.

En auktoriserad translator är vanligen auktoriserad i en språkriktning, till exempel svenska till engelska, och auktoriseringen gäller i fem år. Efterfråga och kontrollera därför giltigheten hos translatorns translatorsnummer.

Läs mer om auktoriserade translatorer

Avtalets giltighetstid

Statens inköpscentrals avtal "Översättning till och från engelska" skrevs under den 4 april 2022 och löper till och med den 3 april 2026. Avtalsnumret är 23.3-1520-20.

Umeå universitet upphandlar eget avtal

Det pågår ett arbete med att upphandla ett ramavtal för språkgransknings- och översättningstjänster för Umeå universitets räkning. Det är en omfattande upphandling och arbetet beräknas vara klart i början av 2023. Till dess att universitetets avtal är undertecknat ska språktjänster köpas via det statliga ramavtalet enligt beskrivningen ovan. Läs mer om översättningssatsningen och upphandlingen.

Upphandlade leverantörer

Översättning till och från engelska

  1. CBG Konsult & Information AB
  2. Semantix SpråkCentrum AB
  3. AAR Translator Aktiebolag
  4. Språkservice Sverige AB

Ladda ner och fyll i avropsblankett

Hitta kontaktuppgifter via Avropa.se

För frågor om upphandling

Upphandling och inköp
Universitetsledningshuset, plan 2
upphandling@umu.se

Anna Lawrence
2022-12-05