Bevarande av elektroniska handlingar i system

Merparten av universitetets elektroniska handlingar hanteras i någon typ av system. För att garantera att handlingarna hanteras korrekt har Umeå universitet tagit fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar (FS 1.1-1781-18). Strategin är en regel och ett lokalt tillämpningsbeslut av riksarkivets föreskrift 2009:1.

För dig som ska upphandla eller utveckla ett nytt system

När din verksamhet ska köpa in eller utveckla ett nytt system måste det utredas vilken typ av information som systemet ska innehålla och hur den ska hanteras, ska informationen bevaras eller gallras?.

Att inte planera för att bevarande och gallring riskerar att leda till att handlingar låses in i system utan exportmöjligheter, vilket medför onödiga kostnader för att hålla igång förlegade system eller bygga dyra uttagslösningar i efterhand.

Som ett stöd i detta finns Handläggningsordning för bevarandekrav på nya IT-system som innehåller en uppsättning tekniska krav som ska tas i beaktning vid införskaffande eller utveckling av ett nytt system.

För dig som är systemägare eller systemförvaltare

Alla system, de som planeras att införskaffas och de som redan är i drift ska ha en bevarandeplan.

Bevarandeplanen beskriver vilken typ av information som finns i ett system och hur den ska hanteras när systemet avvecklas.Syftet med planen är att kunna förbereda inför en avveckling av ett system och undvika att information som ska bevaras försvinner eller förstörs.

Det är varje systemägares ansvar att se till att en bevarandeplan tas fram och se till att den hålls uppdaterad. För centralt förvaltade system ska bevarandeplanen vara en del av systemets förvaltningsplan. Bevarandeplanen är ett levande dokument som ska ses över regelbundet. Använd den framtagna mallen för planen. Vid frågor kan ni vända er till arkivfunktionen.

Kontaktinformation

Eva-Lisa Holmström

Erik Thorsten

Stina Lindh ledig

Besöksadress
Förvaltningshuset, plan 3

Chatarina Wiklund
2021-06-09