Bokningsportalen
Vad menas med "offline"?
Personlig service (service teamet) benämns ibland som offline, motsatsen till online
Är telefonsupporten och chattfunktionen på svenska eller engelska?
Både svenska och engelska
Jag kan inte hitta var i appen man kan hitta QR-koden?
Följ guiden för att aktivera GBT Mobile App: https://www.amexglobalbusinesstravel.com/MobileAppUserGuide/
Finns biljetten (biljettnumret) I mobilappen?
Du kan hitta din reservation och bokningsnummer i GBT Mobile app, biljettnumret kan du hitta i bekräftelsen som du har fått på mejl (PDF)
Kan man dela länken för att logga in i systemet?
Inloggning till GBT portalen och Neo är via SSO, så ingen länk behövs. SSO är en förkortning för single sign-on = en inloggning på alla plattformar
Hur lång tid tar det innan mitt konto i Neo är aktiverat?
Kontot är aktiverat efter ett par minuter från det att profilen är skapad. Du kan uppdatera uppgifter, men synkroniseringen till service teamet (offline) kan ta upp till en timme.
Vad menas med "Access denied 403"?
Login error innebär att ditt UmUid inte är registrerat i GBTs portal, eller att din användare är blockerad. Skicka mejl till tjansteresor@umu.se eller ring Neo onlinesupport för hjälp.
Profil
Namnet i min profil är Adam Bertil Carlsson men ditt tilltalsnamn är Bertil. Vilket namn ska jag använda när jag bokar min resa?
Namnet i profilen måste överensstämma med namnet i ditt pass. Båda namnen (Adam Bertil) kan stå med som förnamn. Ev. medlemskort bör vara registrerade på samma sätt.
Behöver jag ange hela personnumret i profilen?
Födelsedatum är obligatoriskt för alla bokningar, men endast dag-mån-år (ex 31/01/1980)
Jag har ingen tjänstemobil?
Mobilnummer är obligatoriskt för att flygbolag och andra leverantörer, ska kunna kontakta dig vid ev. förseningar eller inställda avgångar. GBT kommer ej att använda ditt nummer för marknadsföring.
Hur vet jag vad min referenskod/kostnadsställe är?
Fråga din chef/prefekt eller ekonomiadministratör. 4 siffror och ev. 3 bokstäver ex 1234 eller 1234ABC (obligatoriskt). Projekt eller syfte (valfritt) kan läggas in i bokningen.
Jag har två referenskoder. Kan jag lägga till båda?
Endast en referens kan sparas i din profil, men kan ändras innan bokningen avslutas.
Var lägger jag in projektnummer eller syfte?
Innan bokningen avslutas, kan du lägga till både projektnummer och syfte med resan.
Jag har dubbla medborgarskap, vilket passnummer ska jag ange?
Passuppgifter är ej obligatoriskt. Det går att lägga till flera passnummer i din profil
Jag har redan en profil via en annan betalare, vilken mejladress ska jag använda?
Vi rekommenderar att du endast använder din UmU-adress för resor som debiteras Umeå Universitet, är det annan betalare, använd en alternativ mejladress.
Policy
Första alternativen som kommer upp i en sökning, är det vad universitetet rekommenderar, eller bör jag söka vilka alternativ som ingår i vår policy?
I Neo sorteras alternativen enligt en kombination av avtalspris, resepolicy, pris, antal stopp, restid och koldioxidutsläpp. En märkning med "enligt policy" grönt eller "utanför policy" orange märkning.
Vad betyder symbolerna med hjärtan?
"Hjärtan" visar rekommenderad leverantör. Tre hjärtan i rangordning enligt Kammarkollegiets avtal. Inga hjärtan, då finns inget avtal.
Är det tillåtet att tjäna in privata poäng/fördelar från resor betalda av universitetet?
Personlig bonus som tjänas in vid tjänsteresa, såsom resepoäng, fribiljetter, gratisnätter på hotell och liknande får endast utnyttjas vid resor i tjänsten. Resenären ska om möjligt alltid utnyttja intjänad bonus vid bokning av tjänsteresor.
Boka för andra resenärer
Kan jag boka resor för andra resenärer/gäster?
Det går att boka för andra i Neo, men du behöver utökad behörighet. Be din chef/prefekt kontakta tjansteresor@umu.se för att få tillgång att boka för andra.
Måste alla resenärer tilldela behörighet till resebeställare?
Anställda som vill att någon annan ska boka för sig, måste delegera till en resebeställare. Om du bara bokar för dig själv, eller en gäst (se utökad behörighet) behövs ingen delegering. Delegering kan läggas till eller tas bort när som helst.
Vilken information behövs för att boka för en gäst?
En gästprofil behövs för att kunna boka för andra i Neo. Fullständigt namn, email, mobilnummer, födelsedatum och referenskod behövs för att skapa en gästprofil.
Observera att en gäst kan inte själv kontakta resebyrån för personlig service.
När jag bokar för andra, skickas biljett och bekräftelse direkt till resenären?
Ja, när du bokar för andra, får både beställaren och resenären en bekräftelse.
Bokning
Om jag har en mer komplicerad bokning som måste bokas av service teamet, hur gör man det?
Serviceteamet hjälper till med bokningar via telefon, mejl eller chatt.
Telefon: +46 850 252 301, välj knappval 2, epost: se.travel@amexgbt.com
Chat: via GBT Account portal eller Amex GBT Mobile App
Är det möjligt att boka en rundresa i Neo? (till exempel resa från A till B med stopp i C)
Mer komplexa bokningar görs bäst av serviceteamet, men enklare rundresor kan göras i Neo.
Är det möjligt att avboka en del av en resa)? Exempel, avboka utresan men behålla hotell och returresan.
Ja, det är möjligt att avboka delar av en resa. Avbokning sker per biljett.
Vid resa utomlands (t ex. USA) visar Neo vilka dokument som behövs för att resa till ett land?
Neo påminner om ESTA/ETA för resor till USA/Kanada, men visuminformation kan man hitta här: cibtvisas.se
Gruppresa, hur många resenärer räknas som en grupp?
Mindre grupper (färre än 9 personer) kan bokas via personlig service. Fler än 9 personer skickas vidare till Meeting & Events.
Kan jag boka biljetter för mig och min kollega samtidigt?
För närvarande kan man bara boka en person i Neo. Kontakta service teamet för bokning om ni är flera resenärer.
Varför rekommenderar Neo priser utan bagage ex SAS Go Light, där man inte kan ta med handbagage i bagagehyllan?
Flygbolagen har valt att inte visa alla biljettyper. I universitets avtalspris ingår ett incheckat bagage.
Hur vet man hur mycket incheckat bagage får väga om det står "1 bag allowance"?
Ett bagage innebär en incheckad väska, vanligtvis 23kg men kan skilja mellan olika bolag.
När jag försöker boka Norwegian, så hittar jag priser med "0 väska". Menas då att jag kan ha en väska med på bagagehyllan?
Nej, för närvarande ingår bara en väska som ryms under stolen framför (oftast inte en cabinväska)
Kan man boka Jonair mellan Umeå och Östersund i Neo?
Jonair kan bokas i Neo under namnet "Flexflight", men erbjuder inte samma priser som finns på deras hemsida.
Kan man boka flygbussar i Neo?
För närvarande kan man inte boka Flygbussar i Neo.
Hur sent kan jag avboka/omboka min resa?
Avbokningsregler skiljer mellan olika biljettyper/leverantörer. Regler för bokad biljett hittar du under varje biljett.
Tåg
När jag söker resor, ser jag inte tågalternativ, varför?
I Neo finner man både flyg och tåg i samma sökresultat. Oftast kommer tåget längre ned pga. längre restid. Tåg kan filtreras under "Leverantörer" eller "Flygplats/Järnvägsstation"
Kan jag kombinera tåg och flyg i en resa?
Ja, flyg och tåg kan kombineras i samma bokning. Boka först ex. flyg och sedan "lägg till resa" längre ned under resplanen.
Varför kan man inte hitta alla tågavgångar i Neo?
Alla SJ tåg ska finnas med i Neo (förutom nattåg, för närvarande). Om en avgång saknas, vänligen kontakta online supporten så de kan felsöka.
Kan man boka tåg till Europa, ex Umeå – Amsterdam?
Tågbokningar är möjliga i Neo med SJ, MTRX, VY och Eurostar. För närvarande inte möjligt att boka internationella tågbiljetter online. Kontakta personlig service för bokning.
Kan man boka nattåg i Neo?
Nej, för närvarande inte möjligt i Neo. Utveckling pågår, men ingen tidsplan när det är klart. Serviceteamet kan hjälpa dig med din bokning på nattåg (mejl eller telefon)
SJ har 2 klass lugn kupé. Hur kan jag boka det?
Neo visar lägsta pris i första sökfältet. Andra pristyper/klasser finns när man klickar på "Ändra pris/klass" efter man valt avgång. Man kan filtrera på "Ändra pris/klass" för att snabbare hitta rätt val (ex. flexibilitet/klass)
Kan man boka Arlanda Express?
Ja, Arlanda Express hittar man under "Tåg"
Gruppresor med tåg?
Serviceteamet hjälper till med gruppresor på tåg.
Gruppresor på tåg, behöver alla resenärsprofil?
För gruppresor behövs alla resenärers namn. GBT har som policy att skicka sms-biljett till alla resenärer, därför behövs mobilnummer till alla resenärer. Om endast beställaren har resenärsprofil, är det beställarens ansvar att skicka biljetten till alla resenärer i gruppen.
Jag har en personlig rabatt på SJ tåg. Kan jag använda rabatten för tjänsteresan?
I Neo finns universitetets avtalspris, ytterligare rabatter kan ej användas. Personligt medlemskort (SJ Prio) kan läggas till i resenärsprofilen.
Taxi
Flygtaxi, hur får jag systemet att koppla resan till min flygresa?
Flygtaxi är för tillfället stängt i Neo. Flygtaxibokningar kan göras i samband med flyg/tågbokning, eller som en separat bokning flygplats/järnvägsstation – till en specifik adress. Man kan inte lägga till en taxi till en redan existerande flyg/tågbokning, genom att "lägga till resa".
Ändringar eller avbokningar med Flygtaxi kan bara avbokas/ändras i Neo, eller kontakta Flygtaxi direkt (serviceteamet kan inte avboka/ändra taxi bokade i Neo)
Viktigt att alltid kontrollera upphämtningstiden med det sms du får från Flygtaxi, upphämtningstiden kan ändras mot den tid som angavs i Neo. Bokningar gjorda i Neo kan ändras om Flygtaxi anser upphämtningstiden är för nära avgångstiden på flyget. Tidigare upphämtningstid kan bokas, om man väljer egen bil (ej delad taxi)
Vet taxibolaget om mitt flyg blir försenat?
Ja, Flygtaxi kontrollerar ankomsttiden på flyget.
Hur nära avgång kan jag boka en taxi?
Flyg/tågtaxi kan bokas fram till 60 minuter före avgång.
Båt
Kan jag boka båt/färja i Neo?
Kontakta serviceteamet för bokning av båtbiljetter. Ej möjligt i Neo.
Betalning
Vid hyrbilsbokning – är det några avgifter som ska betalas när man hämtar ut hyrbilen? (till exempel självriskelimininering).
Hyrbilsbolaget debiterar UmU direkt när du har bokat via serviceteamet, eller när du bokat Hertz via Neo. För närvarande är det inte möjligt med voucher på Sixt och Europcar. Bokar du dessa bolag måste man betala med kreditkort. Hyrbilsbolagen kan ibland kräva en deposition på ett kreditkort, som sedan återbetalas när man återlämnar bilen.
Är det möjligt att boka hotell utomlands som debiteras UmU's resekonto?
Ja, de flesta hotell kan betalas med evoucher. Vissa internationella hotell accepterar inte evoucher, dessa måste då betalas med kreditkort (ex. i Asien, Afrika och USA)
Om jag bokar ett lågprisflyg (ex Easyjet), kommer mitt personliga kreditkort att debiteras? Vad händer om jag bokar för någon annan?
Lågprisbolag (ibland benämnda som LCC) kräver betalning med kreditkort (ej UmU's resekonto). Om du bokar för någon annan, debiteras det ditt eller resenärens kort.
Finns det någon lista på vilka bolag som inte accepterar resekontot?
Nej, det finns ingen lista. Informationen kommer upp innan man avslutar bokningen. Tillgång, destinationer och flygbolag förändras snabbt.
Behöver jag ange mitt kreditkort om jag bokar för en gäst och det inte är LCC?
Nej, om ett reguljärt flygbolag bokas, debiteras det UmU's resekonto.
Om jag har ett projekt tillsammans med ett annat universitet, kan jag boka resan eller ska de boka själva och be resebyrån skicka faktura till UmU?
Endast anställda på UmU, med resenärsprofil, kan boka resor för andra icke-anställda med personlig service. Har du behörighet att boka för gäster, kan du även boka för andra i Neo.
Om jag bokar en resa och tar med en familjemedlem, kan ni dela på kostnaden?
Om man kontaktar serviceteamet, kan de boka resa för er båda och kostnaden för familjemedlemmen debiteras ditt kreditkort (säker länk och fullmakt skickas från GBT)
Är det ett arvode för ombokning och avbokning av en resa?
Ja, det är ett servicearvode för avbokning och för kreditering.
Var kan man hitta vilka arvoden resebyrån tar ut?
En PDF skickas ut efter bokning till resenär eller beställare. Man kan också se sin följesedel i portalen. Prislistan finns också publicerad på "Tjänsteresor".